1. Nhân viên tư vấn tuyển sinh là ai? Có vai trò gì?

Nhân viên tư vấn tuyển sinh là người đại diện cho các tổ chức giáo dục để tư vấn trực tiếp cho khách hàng. Họ giới thiệu, thuyết phục, tìm kiếm các học viên tiềm năng về các khóa học và chương trình đào tạo của trung tâm.

Đây cũng là người hiểu rõ chương trình giảng dạy, chương trình đào tạo, đối tượng đào tạo của trường và trung tâm (phổ biến nhất là tại các trung tâm đào tạo ngoại ngữ, tin học, kỹ năng và các trường đại học). Nhiệm vụ chính của đội ngũ tư vấn tuyển sinh là giới thiệu và tư vấn cho học sinh, phụ huynh về các chương trình học dựa trên năng lực và sở trường của từng người.

Tất nhiên, họ cũng sẽ cung cấp cho khách hàng những thông tin về học phí, lộ trình học, giúp "khách hàng tiềm năng" chuẩn bị hồ sơ, đăng ký khóa học. Nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng có thể được gọi là cố vấn tuyển sinh.

Người tư vấn tuyển sinh phải nắm rõ các khóa học, chương trình đào tạo và các lĩnh vực đào tạo tại các cơ sở giáo dục. Cho nên vị trí này đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của một công ty, tổ chức giáo dục.

2. Mô tả chi tiết công việc của nhân viên tư vấn tuyển sinh

2.1 Công việc tuyển sinh

Tuyển sinh là một trong những công việc của người làm tư vấn tuyển sinh. Trong thực tế, người làm vị trí này có "bán hàng" nhưng họ không được gọi là nhân viên bán hàng. Nhân viên tư vấn tuyển sinh cũng thực hiện hoạt động marketing, kinh doanh nhưng họ không được gọi là nhân viên kinh doanh hay nhân viên marketing.

Chuyên viên tư vấn tuyển sinh đồng thời cũng chăm sóc khách hàng không khác gì những chuyên viên chăm sóc khách hàng nhưng họ chưa bao giờ được gọi là nhân viên chăm sóc khách hàng? Vì sao lại vậy? Bản mô tả công việc của một nhân viên tư vấn tuyển sinh mà CareerBuilder tổng hợp dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên:

● Tìm kiếm và thu hút sinh viên thông qua các kênh thông tin và mạng xã hội.

● Tham gia vào các nhóm có tiềm năng và lượng tương tác lớn trên mạng xã hội để tăng lượng khách hàng => quảng cáo khóa học.

● Quảng cáo khóa học và trả lời câu hỏi từ những học viên về nội dung khóa học, quy trình, thủ tục và dịch vụ => bán hàng.

● Chạy một số chiến dịch marketing nhỏ để đưa hình ảnh của cơ sở đến khách hàng, từ đó tiếp thị dịch vụ đến học viên và khuyến khích học viên tham gia => tiếp thị trực tuyến.

● Trả lời điện thoại của học viên, hỗ trợ học viên thực hiện thủ tục đăng ký và hoàn tất quá trình đăng ký.

● Tuyển sinh trực tiếp: Áp dụng cho các văn phòng tuyển sinh, các chương trình marketing, và những học viên có nhu cầu đã chủ động tham dự các sự kiện như "Ngày việc làm" và "Ngày hội sinh viên".

2.2 Công việc tư vấn

Sau khi liên hệ thành công với khách hàng, chuyên viên tư vấn sẽ giới thiệu các khóa học, chương trình khuyến mãi của trung tâm, cơ sở đào tạo. Sau đó, nhân viên bắt đầu tư vấn và giải đáp những thắc mắc của khách hàng về các khóa học này.

Một số công việc tư vấn như sau:

Tư vấn trực tiếp:

● Chào đón học viên tại phòng tuyển sinh.

● Tìm hiểu nhu cầu chương trình học của học viên.

● Giới thiệu các thông tin về khóa học: chương trình học, học phí, chương trình giảm giá, thời khóa biểu,...

Tư vấn online:

● Nhận các cuộc gọi từ học viên.

● Giải đáp các thắc mắc qua điện thoại, thư điện tử, mạng xã hội,...

● Tìm hiểu nhu cầu dịch vụ của học viên.

● Thực hiện công tác tư vấn chuyên nghiệp về các chương trình đào tạo.

2.3 Công tác theo dõi, quản lý học viên

Chuyên viên tư vấn tuyển sinh cũng có trách nhiệm theo dõi và tổng hợp kết quả quá trình học tập của học sinh trong một khoảng thời gian (hàng tuần, hàng tháng, hàng năm). Điều này giúp trung tâm đánh giá chất lượng đào tạo của mình, theo dõi quá trình học tập của học viên, sau cùng gửi đề xuất cho người giám sát để lập kế hoạch cải thiện tình hình học tập của học viên.

Kết quả quá trình học tập của học viên sẽ được bộ phận tư vấn tuyển sinh thông báo và nếu cần thiết sẽ gửi cho phụ huynh để họ ghi nhận chất lượng đào tạo của trung tâm.

Một số công việc quản lý học viên khác như sau:

● Thu học phí và hồ sơ khách hàng.

● Lưu giữ và quản lý hồ sơ học viên cho từng lớp và chương trình đào tạo.

● Nhập dữ liệu học viên vào danh sách lớp (hoặc danh sách đăng ký).

● Thêm học viên vào các nhóm lớp để tiện theo dõi và quản lý.

● Tham gia dự giờ và chủ động theo dõi việc học của học viên.

● Trả lời các câu hỏi của học viên về chương trình giáo dục và đào tạo của họ trong suốt khóa học.

2.4 Công tác chăm sóc khách hàng (học viên)

Ngoài các hoạt động chính liên quan đến tuyển sinh, tư vấn và quản lý khách hàng, chuyên viên tư vấn tuyển sinh còn trực tiếp đảm nhận các công việc hỗ trợ như:

● Chủ động thăm hỏi thông tin về khả năng thích ứng và tiếp nhận chương trình đào tạo của học sinh.

● Nhắc nhở học sinh về thời khóa biểu và lịch thi.

● Cung cấp thông tin bổ sung về khóa học, các khóa học khác hoặc thêm thông tin về các khóa học cũ hơn nếu cần.

● Xây dựng và duy trì mối quan hệ bền vững giữa sinh viên và kết nối mạng lưới khách hàng tiềm năng

● Ngoài ra, tư vấn một số dịch vụ giáo dục đặc biệt, chẳng hạn như dịch vụ giáo dục trẻ em (ví dụ: Trung tâm Anh ngữ cho Trẻ em) sẽ yêu cầu các cố vấn tuyển sinh hỗ trợ phụ huynh của học sinh.

2.5 Một số công việc khác

Các công việc bàn giấy liên quan đến soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu, văn bản như:

● Nhận email liên quan đến hồ sơ học sinh.

● Liên hệ với giáo viên, giảng viên và phụ huynh (nếu cần).

● Tổ chức và sắp xếp lớp học.

● Kiểm tra và hỗ trợ kỳ thi tại trung tâm.

● Hỗ trợ tổ chức sự kiện, các buổi đào tạo ngoại khóa.

● Theo dõi và quản lý văn phòng phẩm.

● Tham dự các cuộc họp và phổ biến các quy định cho nội bộ trung tâm.

● Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên yêu cầu.

● Báo cáo công việc cho cấp trên.

(Còn tiếp)