Có người xem đó chỉ là chuyện nhỏ, không đáng gì nhưng trong cách nhìn của người tiếp nhận email, những lỗi này thể hiện sự cẩu thả, yếu kỹ năng giao tiếp, thiếu trách nhiệm và thậm chí là không tôn trọng người đọc email của mình.

Tiêu đề thư… 10 dòng

TS Lê Chí Thông, trưởng phòng đào tạo Trường ĐH Bách khoa TP.HCM, cho biết có không ít sinh viên gửi mail cho giảng viên mà không giới thiệu mình là ai, không chào hỏi ban đầu và cũng chẳng có cảm ơn, chào kết.

Có trường hợp các bạn chỉ đính kèm tập tin mà không viết gì thêm trong trong phần nội dung, cũng có khi toàn bộ nội dung cần hỏi được viết đến cả… 10 dòng ngay trên tiêu đề thư.

“Thường tôi sẽ phản hồi, nhắc nhở sinh viên về cách giao tiếp, trình bày… khi nhận những email như vậy. Khi gửi lại lần sau, các bạn khắc phục” - thầy Thông cho biết thêm.

ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc, ĐH Quốc tế - ĐH Quốc gia TP.HCM, chia sẻ cô rất hiểu tâm lý của những sinh viên năm nhất khi bỡ ngỡ làm quen với môi trường mới và kéo theo đó là những thiếu sót về mặt giao tiếp trong sinh hoạt đời thường, học tập và làm việc.

“Có bạn vô tư gọi điện, nhắn tin cho người khác sau 22g hoặc vào 12g trưa. Bạn thì gửi thư điện tử bằng những địa chỉ thư có tên “rất riêng” (ví dụ, hoàng tử đẹp trai, lọ lem miền sơn cước…). Trong thư cũng không có thông tin gì để biết bạn ấy là ai, sinh viên năm nào, trường nào, gửi thư có nội dung gì. Đó là chưa kể có nhiều bạn dùng “ngôn ngữ riêng” của mình, chúng tôi nhận thư, tin nhắn cứ phải mất thời gian để đọc, tìm hiểu xem các bạn ấy muốn nhắn gửi những gì. Tôi thấy vừa thương vừa giận. Thương vì có thể các bạn không được hướng dẫn, ít có cơ hội giao tiếp bằng các phương tiện như thư điện tử. Giận vì các bạn không hiểu những thiếu sót đó sẽ ảnh hưởng ra sao và có thái độ phản ứng khi được nhắc nhở” - ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc chia sẻ.

Nhà tuyển dụng lắc đầu

Ở góc độ nhà tuyển dụng, ông Văn Đức Mười - tổng giám đốc Công ty cổ phần Việt Nam kỹ nghệ súc sản Vissan - cho biết mình không đánh giá cao những thư xin việc qua email với đầy lỗi như vậy.

“Có những ứng viên viết thư xin việc với những từ viết tắt không phổ thông, đọc vào không hiểu gì cả. Có những bạn lại thiếu lời chào, lời cảm ơn hoặc thậm chí không để lại thông tin để nhà tuyển dụng liên lạc. Rất nhiều sinh viên, đặc biệt là sinh viên mới ra trường thiếu kỹ năng giao tiếp, kỹ năng trình bày, thuyết phục… ngay từ bước đầu làm việc với nhà tuyển dụng” - ông Mười nói.

Từ kinh nghiệm của bản thân, ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc nhìn nhận những lỗi giao tiếp sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến cơ hội học tập, cơ hội việc làm của các bạn trẻ.

“Thử hình dung bạn gửi một lá thư điện tử xin việc làm mà nhà tuyển dụng “không buồn đọc” thì cơ hội dành cho bạn đã giảm hết một nửa. Hoặc khi các bạn đi phỏng vấn học bổng hoặc việc làm, các bạn trình bày thiếu mạch lạc, nói năng ấp úng, đến không đúng giờ thì một lần nữa các bạn lại đánh mất cơ hội của chính mình” - ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc nói.

Ông Văn Đức Mười cho rằng đôi khi nhà trường có quan niệm giao tiếp là kỹ năng thông thường trong xã hội và tự thân sinh viên phải biết, còn sinh viên cứ nghĩ mình chỉ cần học giỏi là đủ, trong khi nhà tuyển dụng lại có góc nhìn khác.

Theo ông Mười, muốn đạt hiệu quả khi giao tiếp bằng email hay bất kỳ một phương tiện nào khác, ngoài việc chào hỏi, cảm ơn, tự giới thiệu một cách lịch sự, ứng viên phải thể hiện được sự trang trọng, chỉn chu, vun vén trong từ ngữ, cách trình bày để tạo thiện cảm ban đầu với nhà tuyển dụng khi đọc, nhìn vào hồ sơ.

Ngoài ra, trong email xin việc, ứng viên cũng phải biết cách thể hiện sự khát khao, nhiệt tâm và đam mê với công việc mà mình đang ứng tuyển. Khả năng, trình độ chuyên môn là chuẩn mực cần thiết, là yêu cầu phải có nhưng thái độ cầu thị, sẵn lòng cống hiến cũng quan trọng không kém.

“Thái độ trong lời văn là hết sức quan trọng. Tôi đánh giá cao những hồ sơ chỉn chu, trang trọng, thể hiện được mong muốn thật tâm qua lời văn, câu chữ. Nhà tuyển dụng sẽ có thiện cảm ngay nếu họ nhìn thấy ứng viên bộc lộ đam mê, thể hiện năng lực giao tiếp, năng lực thuyết phục tốt ngay trong diễn đạt ban đầu” - ông Văn Đức Mười nói thêm.

Có nên có môn học giao tiếp trong nhà trường?

Theo TS Lê Chí Thông, việc đưa những kỹ năng mềm như giao tiếp qua email thành một môn chính thức là rất khó bởi sinh viên đã phải học rất nhiều môn trong chương trình chính khóa.

Tuy nhiên, ở Trường ĐH Bách khoa, những sinh viên vừa vào trường sẽ được học môn nhập môn về kỹ thuật với hai mục tiêu cơ bản: giới thiệu về ngành nghề sinh viên sẽ học và những kỹ năng mềm như làm việc nhóm, trình bày, thuyết trình…

Trong quá trình giảng dạy, thông qua các bài giảng, đề án, giảng viên cũng sẽ lồng ghép, truyền đạt những kỹ năng này đến sinh viên.

Bên cạnh đó, trung tâm hỗ trợ sinh viên cũng thường xuyên mở những lớp đào tạo để sinh viên nâng cao kỹ năng mềm của mình.

ThS Nguyễn Thị Bích Ngọc đánh giá việc đưa những nội dung này vào chuyên đề đầu năm học cho sinh viên, đặc biệt là tân sinh viên, là một tín hiệu tốt từ các trường.

Hiện nay, khoa báo chí và truyền thông Trường đại học Khoa học xã hội và nhân văn TP.HCM cũng có học phần “Kỹ năng truyền thông trong giáo tiếp” để hướng dẫn sinh viên những kỹ năng mềm.

Tuy nhiên, môn học chỉ gói trong khoa báo chí và truyền thông, trong khi nhu cầu của các sinh viên đối với kỹ năng này là rất lớn.

“Vì thế, nếu được, các trường đại học, cao đẳng có thể đưa nội dung này thành môn học đại cương để từ đó phần nào khắc phục những sai sót này của các bạn sinh viên hiện nay” - cô Bích Ngọc đề xuất.