Yêu cầu cần có đối với một trợ lý là gì?

Chỉ hiểu rõ trợ lý là gì thì chưa đủ. Để trở thành một người trợ lý giỏi, bạn cần sở hữu một số kỹ năng và tố chất riêng biệt.

● Kỹ năng giao tiếp: Vì vị trí trợ lý luôn phải giao tiếp với nhiều người, từ ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty cho đến khách hàng, thế nên đòi hỏi người trợ lý phải có khả năng giao tiếp tốt, biết cách đàm phán, thuyết phục và nắm bắt tâm lý đối phương. Kỹ năng giao tiếp thường đi đôi với khả năng am hiểu về văn hóa của từng vùng miền, hay ngôn ngữ từ các quốc gia khác nhau.

● Kỹ năng vi tính: Trợ lý luôn phải đảm nhiệm các công việc liên quan đến sổ sách, tài liệu, thế nên kỹ năng tin học máy tính cũng rất cần thiết cho vị trí này. Thành thạo và hiểu biết về tin học sẽ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất.

● Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng này sẽ rất hữu ích khi sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo, hay sắp xếp thời gian họp cho công ty. Một người trợ lý có kỹ năng lập kế hoạch giỏi sẽ được ban lãnh đạo tin tưởng và giao phó những nhiệm vụ quan trọng.

● Kỹ năng ra quyết định: Đôi khi trợ lý sẽ thay mặt ban lãnh đạo để giải quyết một vài vấn đề phát sinh, đặc biệt là khi cấp trên tạm vắng mặt.

● Hiểu rõ về lĩnh vực hoạt động của công ty: Người trợ lý muốn trở thành "cánh tay" đắc lực của lãnh đạo phải am hiểu hầu hết tình hình hoạt động của công ty cũng như của các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực. Có thế mới đề xuất những chiến lược đúng đắn, giúp công ty ngày một đi lên và phát triển hơn nữa.

Những vị trí trợ lý phổ biến hiện nay

Như đã đề cập ở trên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà nhiệm vụ và chức danh của trợ lý cũng sẽ có sự khác biệt. Tiêu biểu có thể kể đến một số vị trí trợ lý phổ biến dưới đây.

Trợ lý hành chính

Đúng như tên gọi của mình, vị trí trợ lý hành chính là người sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về các công việc liên quan đến vấn đề hành chính của doanh nghiệp. Những công việc chính của trợ lý hành chính gồm:

● Soạn thảo các văn bản hội họp, văn bản chỉ dẫn của lãnh đạo.

● Soạn thảo và gửi email từ doanh nghiệp đến khách hàng.

● Gặp gỡ và tiếp đón đối tác của doanh nghiệp.

● Tiếp nhận điện thoại từ khách hàng.

● Sắp xếp lịch họp.

Trợ lý kinh doanh

Vị trí trợ lý kinh doanh còn được mọi người biết đến với các tên gọi như Sale Admin hay Sale Assistant. Một người trợ lý kinh doanh sẽ đảm nhận một số công việc chính như:

● Phối hợp với các phòng ban trong công ty để thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

● Hỗ trợ giải quyết các đơn hàng từ khách hàng và đối tác.

● Quản lý toàn bộ hồ sơ khách hàng.

● Phối hợp, đốc thúc bộ phận kinh doanh giải quyết các vấn đề tồn đọng.

Trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc cũng là vị trí tương đối phổ biến, thế nhưng nhiều người vẫn chưa hiểu rõ trợ lý là gì, đặc biệt là chức danh trợ lý giám đốc. Cụ thể, trợ lý giám đốc sẽ đảm nhận các công việc chính gồm:

● Theo dõi các hoạt động của nhân viên từ các phòng ban.

● Hỗ trợ phòng ban nhân sự trong khâu tuyển dụng.

● Sắp xếp và quản lý lịch trình, lịch hẹn cho ban lãnh đạo.

● Tham gia vào quá trình sàng lọc các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.

Trợ lý sản xuất

Trợ lý sản xuất là người sẽ tham gia và giám sát quá trình sản xuất của công ty. Cụ thể:

● Giám sát quy trình sản xuất.

● Đảm bảo hệ thống sản xuất hoạt động trơn tru.

● Phối hợp với các bộ phận khác để xử lý các vấn đề kỹ thuật.

● Báo cáo với lãnh đạo để đưa ra phương án xử lý trong những trường hợp cần thiết.

Trợ lý dự án

Những người trợ lý dự án sẽ làm việc theo chỉ đạo và dưới sự giám sát của quản lý dự án, tương tự như trợ lý sản xuất.

● Tham gia thực hiện dự án.

● Phối hợp, hỗ trợ, giám sát các phòng ban liên quan khi thực hiện dự án.

● Sắp xếp lịch trình, đảm bảo dự án tiến hành theo đúng kế hoạch đã đặt ra.

● Làm việc với những chuyên gia để xử lý các vấn đề về chất lượng dự án.

● Phụ trách một số công việc văn phòng như: gửi email cho khách hàng, soạn báo cáo, sắp xếp lịch họp,...

Mức lương của trợ lý là bao nhiêu

Ngoài thắc mắc trợ lý là gì, nhiều bạn trẻ còn băn khoăn không biết mức lương của trợ lý là bao nhiêu.

Theo thống kê của ViecnamSalary, mức lương trung bình cho vị trí trợ lý tại Việt Nam nằm trong khoảng hơn 10 triệu đồng/tháng. Nếu trợ lý dưới 1 năm kinh nghiệm thì mức lương sẽ thấp hơn, khoảng 8,3 triệu đồng/tháng. Số năm kinh nghiệm nhiều hơn thì mức lương cũng tăng lên. Cụ thể trợ lý từ 1-4 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương trung bình là 11,5 triệu đồng/tháng, và trợ lý từ 5-9 năm kinh nghiệm sẽ có mức lương khoảng 15,2 triệu đồng/tháng.

Tìm việc làm trợ lý ở đâu?

Hiện nay có rất nhiều nơi để tìm kiếm việc làm. Thế nhưng nếu bạn đang tìm kiếm vị trí trợ lý với đa dạng lĩnh vực, nhiều mức đãi ngộ hấp dẫn từ vô số các công ty uy tín, thì website tuyển dụng CareerViet sẽ là lựa chọn hoàn hảo nhất!

Thông qua bài viết trên, CareerViet hy vọng đã giúp bạn giải đáp được các thắc mắc trợ lý là gì, công việc của trợ lý gồm những gì và mức lương của trợ lý là bao nhiêu. Đừng quên ghé CareerViet để tìm kiếm thêm nhiều thông tin về các ngành nghề khác nhau nhé!