Các cơ quan hành chính nhà nước thuộc thành phố Hà Nội chỉ được yêu cầu bổ sung hồ sơ không quá một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ tại một cơ quan chuyên môn. 

Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, phải tham mưu lãnh đạo cơ quan có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau.

Đây là những nội dung mới nhất trong quy định “thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức tại các cơ quan hành chính” vừa được Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội Nguyễn Đức Chung ký ban hành.

Hồ sơ chưa đầy đủ, hướng dẫn cụ thể một lần

Theo đó, UBND thành phố Hà Nội quy định, với trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ phải hướng dẫn cụ thể, đầy đủ, một lần. Phải lập phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, giao cho người nộp hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu chính (nếu hồ sơ gửi qua dịch vụ bưu chính), hoặc gửi vào tài khoản trực tuyến hoặc địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký .

Trường hợp hồ sơ không thuộc phạm vi giải quyết, phải hướng dẫn để cá nhân, tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Trường hợp cá nhân, tổ chức yêu cầu có văn bản trả lời, công chức tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do hồ sơ không được tiếp nhận.

Đối với các hồ sơ quá hạn giải quyết, phải tham mưu lãnh đạo cơ quan có văn bản xin lỗi cá nhân, tổ chức, trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kết quả lần sau.

Thời hạn trả kết quả lần sau không được quá 1/3 thời gian quy định giải quyết công việc đó. Lãnh đạo cơ quan có hình thức xử lý nghiêm đối với công chức giải quyết hồ sơ quá hạn nhiều lần không có lý do chính đáng.

Đối với hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết, phải bổ sung hồ sơ: Liên hệ với cá nhân, tổ chức để đề nghị bổ sung hồ sơ theo thông báo của cơ quan, tổ chức giải quyết hồ sơ và văn bản xin lỗi của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (nếu là lỗi của công chức khi tiếp nhận hồ sơ).

Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, UBND thành phố Hà Nội quy định phải chuyển văn bản xin lỗi của cơ quan làm quá hạn giải quyết cho cá nhân, tổ chức (trong đó nêu rõ lý do quá hạn và thời hạn trả kểt quả lần sau).

Đồng thời, gửi 1 bản về phòng Nội vụ (đối với thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của UBND cấp huyện, UBND cấp xã thuộc huyện), Sở Nội vụ (đối với thủ tục hành chính thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của các sở, ban, ngành) để theo dõi, đánh giá.

Công khai đường dây nóng của cơ quan, thủ trưởng cơ quan

Từng cơ quan, đơn vị cũng phải công khai thông tin đường dây nóng tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Thông tin đường dây nóng gồm: số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của cơ quan, đơn vị; số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của thủ trưởng cơ quan, đơn vị .

Về trang thiết bị và bố trí không gian của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, UBND thành phố Hà Nội quy định phải đảm bảo trang thiết bị tối thiểu gồm: máy vi tính cho mỗi vị trí tiếp nhận và trả hồ sơ giải quyết; máy photocopy; máy fax; máy in 2 mặt lật giấy tự động; máy scan 2 mặt tốc độ cao; điện thoại cố định; bàn làm việc; ghế ngồi làm việc; hệ thống camera giám sát; bàn viết hồ sơ và ghế ngồi chờ dành cho cá nhân, tổ chức đến giao dịch; nước uống; quạt mát hoặc máy điều hòa nhiệt độ; các bảng, biển thông báo, hòm thư, sổ góp ý và các trang thiết bị cần thiết để đáp ứng nhu cầu làm việc và yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.