5 cách đặt câu hỏi giúp giao tiếp nơi công sở hiệu quả hơn

Theo Forbes, thay vì đặt câu hỏi theo hướng yêu cầu một câu trả lời "có" hoặc "không", người quản lý và nhân viên có thể sử dụng các câu hỏi tập trung vào thông tin cần tìm hiểu, từ đó giảm yếu tố cảm xúc trong những cuộc trao đổi khó khăn trong công sở.

Cheryl Robinson, chuyên gia cấp cao của Forbes, dẫn phương pháp ưu tiên các câu hỏi bắt đầu bằng "điều gì", "chuyện gì" hoặc "như thế nào", trong khi "tại sao" nên được sử dụng thận trọng.

Theo đó, "chuyện gì" giúp xác định một sự kiện hoặc điều kiện, "như thế nào" giúp tìm hiểu quy trình, còn "tại sao" phù hợp hơn sau khi các sự kiện đã được xác lập, nhằm tìm hiểu lý do của một lựa chọn. 

Từ nguyên tắc này, Forbes đưa ra năm cách giúp thay đổi cách hỏi những câu quen thuộc trong công việc.

Tìm hiểu công việc bị đình trệ ở đâu

Câu hỏi này tập trung vào việc mô tả quá trình hoàn thành nhiệm vụ, qua đó xác định công việc bị chậm ở bước nào mà không khiến nhân viên cảm thấy mình phải chịu trách nhiệm cho mọi thứ.

Xác định thời hạn phụ thuộc vào điều gì

Nếu dự kiến ra mắt website vào thứ sáu nhưng cần khách hàng phê duyệt thiết kế trong ngày, câu hỏi "Chúng ta có đúng tiến độ không?" có thể nhận được câu trả lời "có" dù việc phê duyệt vẫn chưa hoàn tất.

Forbes đề xuất thay bằng "Hôm nay chúng ta cần làm gì để kịp tiến độ vào thứ sáu?". Câu hỏi này tập trung vào hoàn thành các yêu cầu cần thiết, thay vì đưa ra đánh giá chung chung nhưng vẫn không đảm bảo kết quả.

Tạo điều kiện để nhân viên chỉ ra vấn đề

Khi triển khai một hệ thống mới, người quản lý có thể hỏi nhân viên "Ai có đóng góp hay bổ sung gì cho kế hoạch trước khi chúng ta thống nhất thực hiện?". Cách hỏi này tạo không gian để nhân viên chỉ ra những điểm còn thiếu mà không có cảm giác đang phản bác cấp trên.

Forbes dẫn khảo sát năm 2026 của Mental Health First Aid England với 2.000 người trưởng thành đang đi làm tại Anh, trong đó 45% cho biết họ cảm thấy không thể nêu ra những sai sót hoặc rủi ro tại nơi làm việc vì sợ "đụng độ" với ý kiến của sếp.

Yêu cầu nhân viên so sánh các phương án trước khi quyết định

Thay vì hỏi "Mọi người có đồng ý không?", có thể hỏi "Chúng ta còn có thể thực hiện nhiệm vụ này theo cách nào khác?". Điều này giúp giảm áp lực đối với người muốn đưa ra phương án khác, thúc đẩy họ sáng tạo, phát huy những thế mạnh và góc nhìn riêng.

Xác định quyết định mà nhân viên cần từ người quản lý

Khi có nhiều dự án cần thực hiện cùng lúc, Forbes đề xuất lãnh đạo hỏi nhân viên "Bạn đang cần phê duyệt những hạng mục nào để giúp thúc đẩy tiến độ?".

Trước khi hỏi tại sao một việc chưa hoàn thành, lãnh đạo nên xác định những thông tin mình thực sự cần biết, sau đó dành thời gian cho nhân viên trả lời, tạo không gian để họ chia sẻ thay vì chỉ quy chụp mà không lắng nghe.

Tình đồng nghiệp nơi công sở, thân thiện nhưng đừng thân thiết?

Tình đồng nghiệp nơi công sở dạy ta điều gì? Cần thân hay chỉ cần tôn trọng, cần hiểu hay chỉ cần đừng làm nhau tổn thương?