Tách bạch dòng tiền kinh doanh với chi tiêu cá nhân

Bà Lê Thị Duyên Hải - Phó chủ tịch kiêm Tổng thư ký Hội Tư vấn Thuế Việt Nam - cho biết khi chuyển lên thuế kê khai, yêu cầu quan trọng nhất với hộ kinh doanh là quản lý được dòng tiền. Dòng tiền ở đây bao gồm toàn bộ doanh thu từ bán hàng hóa, dịch vụ và các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh.

Để đảm bảo dòng tiền minh bạch, theo bà Hải, hộ kinh doanh cần quản lý các tài khoản ngân hàng rõ ràng, tách bạch giữa dòng tiền kinh doanh với tiền phục vụ nhu cầu cá nhân. Việc trộn lẫn hai dòng tiền này không chỉ gây khó khăn trong theo dõi mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế.

Theo quy định của Nghị định 68 về chính sách và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, người kinh doanh phải đăng ký với cơ quan thuế tất cả các tài khoản ngân hàng liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Cùng với đó, các quy định về kê khai thuế cũng rất chặt chẽ. Hộ kinh doanh cũng phải kê khai doanh thu riêng cho từng địa điểm kinh doanh, từng ngành nghề kinh doanh có mức thuế suất khác nhau để xác định chính xác nghĩa vụ thuế.

Thực tế, hiện vẫn có nhiều hộ kinh doanh sử dụng chung một tài khoản cho cả hoạt động kinh doanh và chi tiêu cá nhân. Điều này có thể dẫn đến việc một số khoản chi không được chấp nhận khi tính thuế, khiến số thuế phải nộp tăng lên.

Rủi ro lớn hơn là việc không khai không khai báo đầy đủ các tài khoản nhận tiền bán hàng. Theo quy định, các khoản tiền nhận qua tài khoản chưa đăng ký, kể cả tài khoản đứng tên người khác, đều có thể bị xem là hành vi che giấu doanh thu.

Hệ quả không chỉ dừng ở việc bị truy thu thuế mà còn bị xử phạt do kê khai thiếu, tính tiền chậm nộp. Trong trường hợp vi phạm với số tiền lớn, người nộp thuế thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

"Minh bạch dòng tiền không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Nhưng nếu làm tốt, đây cũng là cơ hội để hộ kinh doanh nâng tầm quản trị và phát triển bền vững hơn", bà Hải nhận định.

Giải pháp của Techcombank giúp hộ kinh doanh "nhẹ gánh"

Minh bạch dòng tiền là nền tảng giúp hộ kinh doanh hoạt động chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, không ít hộ kinh doanh vẫn e ngại việc chuyển đổi sang mô hình quản lý bài bản hơn khiến chi phí tăng thêm, đặc biệt là chi phí hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng hay vận hành hệ thống.

Dưới góc độ là ngân hàng, ông Đặng Trung Hiếu - Giám đốc sản phẩm và giải pháp, phát triển sản phẩm, quản lý dịch vụ và thu hộ (Techcombank) - cho biết ngân hàng đã phát triển bộ giải pháp tích hợp nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh vừa tuân thủ quy định và vừa tối ưu chi phí được tích hợp toàn bộ trên ứng dụng bán hàng T-Shop vừa được ra mắt ngày 28-3.

Theo đó, bộ giải pháp ‘tất cả trong một’ giúp hộ kinh doanh quản lý xuất hóa đơn, theo dõi doanh thu - chi phí và quản lý khách hàng thân thiết.

Thông qua phần mềm bán hàng T-Shop, chủ hộ có thể quản lý đơn hàng ngay trên điện thoại, tại quầy hay trong quá trình giao hàng. Đối với các hộ kinh doanh theo chuỗi, hệ thống giúp đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán, đảm bảo tính minh bạch và nhất quán.

Không chỉ dừng lại ở bán hàng, hệ thống còn hỗ trợ hộ kinh doanh xây dựng danh mục sản phẩm, thực đơn, theo dõi hàng tồn kho, kiểm soát hàng hóa thiếu – thừa… một cách dễ dàng và minh bạch. Tất cả dữ liệu được ghi nhận theo thời gian thực, giúp chủ hộ nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác.

Thông qua phần mềm bán hàng T-Shop, chủ hộ có thể quản lý đơn hàng ngay trên điện thoại - Ảnh: TCB

Đặc biệt, phần mềm được kết nối trực tiếp với tài khoản ngân hàng tại Techcombank, tạo thành một hệ sinh thái khép kín. Nhờ đó, các giao dịch thanh toán từ nhiều nguồn như chuyển khoản, mã QR, tiền mặt hay sàn thương mại điện tử đều được tổng hợp tự động, hạn chế sai sót.

"Chúng ta đều biết nhiều hộ kinh doanh gặp khó khăn trong quản lý dòng tiền khi thu từ nhiều nguồn như chuyển khoản, QR code, tiền mặt, sàn thương mại… Tuy nhiên, khi sử dụng bộ phần mềm của Techcombank, mọi thứ trở nên dễ dàng, việc kết nối các kênh thanh toán giúp dòng tiền được tổng hợp tự động, giảm sai sót.

Lúc đó, người bán hàng chỉ quan tâm đến việc chăm sóc khách hàng, làm sao bán được nhiều hơn và khách hàng hài lòng nhất" - ông Hiếu nói.

Một điểm đáng chú ý khác là thay vì phải làm việc với nhiều nhà cung cấp riêng lẻ cho từng dịch vụ như hóa đơn điện tử, chữ ký số…, hộ kinh doanh có thể sử dụng tất cả trong cùng một hệ thống tích hợp. Điều này giúp giảm chi phí, đơn giản hóa vận hành.

Bên cạnh đó, theo ông Hiếu, T-Shop còn giúp chủ hộ kinh doanh có thể tiếp cận tới 15 triệu khách hàng chất lượng cao trong hệ sinh thái của Techcombank, giúp cho việc mở rộng kinh doanh dễ dàng hơn thông qua chương trình ShopDeals

Minh bạch dữ liệu, tăng khả năng vay vốn

Theo ông Hiếu, lợi ích lớn nhất của việc số hóa và minh bạch dòng tiền là khả năng tiếp cận vốn. Khi dòng tiền và dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, hộ kinh doanh tiếp cận vốn ngân hàng dễ dàng hơn.

Trước đây, khi vay vốn, ngân hàng luôn đề nghị hộ kinh doanh phải cung cấp các thông tin như doanh thu, lợi nhuận, sổ sách kế toán. Tuy nhiên do thiếu hệ thống ghi nhận minh bạch, nhiều hộ không thế chứng minh được năng lực tài chính. Do đó, việc thẩm định của ngân hàng gặp khó khăn..

"Nhưng với giải pháp của Techcombank, điều này có sự thay đổi rất lớn. Đó là dữ liệu hóa đơn, dòng tiền ra vào tài khoản - dữ liệu được số hóa có thể xem như là "mỏ vàng", là cơ sở để ngân hàng đánh giá đúng sức khỏe kinh doanh và cấp hạn mức vay phù hợp cbo hộ kinh doanh. 

Thay vì hộ kinh doanh phải cung cấp những giấy tờ chứng mình cho ngân hàng thì nay Techcombank chủ động tiếp cận và trao đổi với hộ kinh doanh rằng Techcombank có những sản phẩm này có thể phù hợp với nhu cầu kinh doanh của cô chú, anh chị.", ông Hiếu nói.

Hiện Techcombank đã phát triển nhiều sản phẩm hướng đến hộ kinh doanh dựa trên dữ liệu dòng tiền. Trong đó, ShopCash - sản phẩm cho vay tín chấp, hỗ trợ hộ kinh doanh có nguồn vốn ngắn hạn để nhập hàng trong giai đoạn cao điểm lên đến 1 tỉ đồng.

ShopCredit là sản phẩm cho vay có tài sản đảm bảo, giúp hộ kinh doanh tiếp cận nguồn vốn lớn đến 30 tỉ đồng dựa trên chính dòng tiền và tài sản hiện. Bên cạnh đó, sinh lời tự động được thiết kế dựa trên hành vi kinh doanh của người bán hàng, giúp tối ưu hiệu quả sử dụng vốn.

Các sản phẩm này cho thấy sự chuyển dịch từ cách cho vay truyền thống sang mô hình dựa trên dữ liệu, trong đó minh bạch dòng tiền đóng vai trò trung tâm.

Hộ kinh doanh lên doanh nghiệp: Gỡ bài toán vốn và dòng tiền

Khi chuyển lên doanh nghiệp, nhiều người lo nhất là vay vốn và cách quản lý dòng tiền. Theo đại diện Techcombank, nếu được chuẩn bị đúng từ đầu, doanh nghiệp có thể vận hành minh bạch và thuận lợi hơn khi tiếp cận vốn.