Phóng to

Kiểm tra hộp mail thường xuyên là việc tốn thời gian nhưng chẳng giúp gì được cho bạn, ngoại trừ khiến bạn phân tâm - Ảnh: Forbes

Forbes đã chỉ ra một sự thật rằng ngồi tại văn phòng càng lâu, bạn càng làm được ít việc và danh sách công việc phải làm càng dồn ứ nhiều thêm. Nó khiến bạn thêm căng thẳng với suy nghĩ rằng sau khi về nhà ăn tối, đi ngủ và ngày mai bạn phải tiếp tục đến văn phòng đối mặt với nó.

“Có nhiều lý do khiến ngày làm việc của chúng ta dài thêm - chuyên gia tư vấn năng suất và tác giả cuốn sách Đừng bao giờ kiểm tra hộp thư vào buổi sáng Julie Morgenstern lý giải - Các công ty đang cố gắng thuê càng ít người càng tốt. Vai trò của chúng ta liên tục thay đổi, thế giới thay đổi và chúng ta buộc phải thay đổi nhanh chóng".

Đồng ý rằng khối lượng công việc tăng lên, nhưng những mẹo vặt dưới đây sẽ giúp bạn làm tốt nhất trong 8 tiếng tại văn phòng:

1. Bắt đầu ngày làm việc bằng việc liệt kê rõ những việc thực tế phải làm trong 8 tiếng

Làm quá nhiều việc cùng lúc có thể giảm chất lượng công việc và buộc bạn phải ở lại làm thêm giờ. Nếu bạn đang tìm cách tối ưu hóa thời gian ở nơi làm việc, hãy định rõ những việc thực tế bạn phải làm trong ngày - so với những việc bạn nghĩ mình phải làm.

Chuyên gia Morgenstern đề nghị sử dụng thời gian biểu công việc, hoặc dùng ứng dụng Eternity Time Log để kiểm soát công việc và xác định thời gian dành cho từng việc, không lãng phí quá nhiều thời giờ cho việc bị phân tán, đọc mail, trả lời mail, nghe voicemail... Bạn chỉ thực sự lao động có năng suất khi bạn trực tiếp giải quyết công việc theo nhiệm vụ được giao.

2. Sử dụng đồng hồ báo thức

Đừng đánh giá thấp sức mạnh của thiết bị đơn giản nhất bạn đang nắm trong tay - smartphone. Dù bạn có thể liệt kê công việc bằng máy tính, tốt hơn hết là nên viết ra giấy để phân chia thời gian cho từng việc cụ thể và dùng điện thoại để đo/báo hạn mức thời gian cho từng nhiệm vụ.

Ý thức về thời gian có thể giúp bạn đạt mục tiêu và vượt qua sự phân tâm. Ví dụ: bạn tự nhủ phải làm xong việc này trong vòng 90 phút rồi mới kiểm tra tiếp hộp mail.

3. Không kiểm tra email quá thường xuyên

Mối quan hệ "độc hại" nhất của bạn là gì? Chính là việc lúc nào cũng gắn liền bản thân với hộp mail, từ mail trên máy tính nơi làm việc, trên máy tính xách tay, điện thoại thông minh hay máy tính bảng.

Hộp mail chuyển tải rất nhiều việc bạn phải làm và nhiều điều phiền toái. Vì thế, đừng kiểm tra mail từng phút và tắt luôn tiếng kêu báo có mail đến trong tất cả các thiết bị thông minh của bạn để tránh bị chúng làm phiền. Chỉ xem mail khi bạn đã hoàn thành một/vài nhiệm vụ trong danh sách công việc.

4. Lên kế hoạch làm việc cho 3 ngày tới

Dành một chút thời gian vào cuối ngày làm việc để lên kế hoạch cho 3 ngày tiếp theo. Việc này không chỉ giúp bạn đi đúng định hướng công việc trong ngày mà còn cho phép bạn hiểu rõ hơn khối lượng công việc, từ đó có thể kiêm thêm làm những việc khác hay tập trung vào nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách liệt kê.

Hơn nữa, khi vạch ra được việc nào có thể hoàn thành trong ngày và việc nào còn dở dang, bạn sẽ yên tâm ra về khi hết giờ làm việc vì biết rõ việc chưa xong sẽ được hoàn tất vào đúng giờ nào ngày mai/ngày mốt theo kế hoạch.

5. Khi công việc "đổ" về vào cuối giờ chiều?

Có những lúc việc phát sinh vào cuối giờ chiều buộc bạn phải chú ý và hoàn tất trong ngày. Thay vì thở dài và nghĩ "hôm nay mình phải ở lại văn phòng đến tối", hãy bắt tay vào làm ngay và tận dụng khoản thời gian còn lại để hoàn tất nó. Bạn sẽ bất ngờ khi biết thực tế mọi việc đều không cần quá nhiều thời gian để làm, nếu bạn hoàn toàn tập trung.

6. Nhận thức rõ rằng bạn chỉ có thể làm việc thật tốt ở văn phòng khi xây dựng một cuộc sống năng động bên ngoài

Chúng ta đều thừa nhận rằng những người sáng tạo và xây dựng thành công sự nghiệp đều là người biết tối ưu thời gian bên ngoài văn phòng. Nếu không dành thời gian để làm mới bản thân và tái tạo năng lượng, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả.

Tác giả cuốn sách 168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ Laura Vanderkam cho rằng: “Chỉ nên làm việc thêm giờ khi bạn... không có chuyện gì khác để làm. Những người làm việc hiệu quả nhất luôn có lý do để rời văn phòng lúc 17g30”.