Họp 'không giấy': tiết kiệm, cần hiệu quả

13/07/2019 14:43 GMT+7

TTO - Suốt hai ngày diễn ra kỳ họp thứ 15 HĐND TP.HCM 11 và 12-7, hơn 100 đại biểu dự họp không còn khệ nệ mang theo chồng tài liệu dày như những lần họp trước. Thay vào đó, mỗi người chỉ cầm theo một chiếc iPad nhỏ gọn.

Họp không giấy: tiết kiệm, cần hiệu quả - Ảnh 1.

Phó chủ tịch UBND TP.HCM Trần Vĩnh Tuyến sử dụng iPad tại kỳ họp “không giấy” HĐND TP.HCM - Ảnh: TỰ TRUNG

Không chỉ các đại biểu HĐND, khách mời đến từ sở ngành, quận huyện và các phóng viên báo đài cũng được hướng dẫn cài đặt ứng dụng để khai thác tài liệu cần thiết.

Dễ tra cứu tài liệu

Chia sẻ trải nghiệm về hai ngày họp không giấy, đại biểu Trương Lê Mỹ Ngọc cho biết bà cảm thấy hài lòng với cách họp không giấy tờ: "Lần đầu thực hiện nhưng tôi thấy mọi thứ thuận lợi, thao tác khá dễ dàng. Ưu điểm dễ nhận thấy là việc sắp xếp tài liệu có tính hệ thống cao nên dễ dàng tra cứu".

Bà Ngọc cho hay để có sự vận hành khá trơn tru này, dù thời gian gấp rút nhưng trước đó HĐND TP đã chuẩn bị kỹ, từ việc thông báo đến đại biểu chuẩn bị tâm thế cũng như phối hợp với bộ phận kỹ thuật soạn kỹ tài liệu hướng dẫn, tập huấn sử dụng chu đáo.

Chủ tịch HĐND TP.HCM Nguyễn Thị Lệ cho biết họp không giấy không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu mà còn phát huy vai trò trách nhiệm của đại biểu HĐND thông qua việc tiếp nhận, phản hồi các thông tin khi tham gia các hoạt động tại kỳ họp.

"Tất cả các đại biểu đều ủng hộ chủ trương này. Thời gian đầu thực hiện chắc chắn sẽ khó tránh khỏi một số khó khăn. Bộ phận kỹ thuật sẽ tiếp nhận các ý kiến đóng góp để dần hoàn thiện. Các đại biểu cũng sẽ vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu để thao tác thuần thục hơn" - bà Lệ nói.

Bà Lệ cũng cho hay tới đây tùy vào nội dung cụ thể, các cuộc họp của HĐND TP.HCM sẽ tiếp tục ứng dụng mô hình "không giấy", trừ những cuộc họp có tính chất nội bộ, bảo mật sẽ có tính toán hình thức phù hợp.

Họp không giấy: tiết kiệm, cần hiệu quả - Ảnh 2.

Đồ họa: TẤN ĐẠT

Nhiều tính năng

Tại buổi giới thiệu mô hình phòng họp "không giấy" với lãnh đạo TP.HCM, đại diện Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) - đơn vị cung cấp giải pháp - cho biết cơ chế hoạt động của phòng họp sẽ vận hành theo từng bước như: Trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt.

Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp.

Đặc biệt, hệ thống có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý.

Người họp nếu cần thiết có thể tìm kiếm tài liệu liên quan từ nguồn khác để bổ sung thông tin nhờ khả năng liên kết với kho dữ liệu quốc gia, các trang web của nhiều cơ quan khác.

Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu. Những tài liệu mật hoặc hạn chế người xem sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì tài liệu mới hiện lên.

Trong suốt cuộc họp, khi cần phát biểu, người họp có thể bấm vào mục đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại, người chủ trì có thể nắm được số lần phát biểu của từng người, cũng như biết được những người ít đóng góp ý kiến hoặc không bao giờ phát biểu.

Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng lấy ý kiến và biểu quyết. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết.

Khả năng chia sẻ cao

Một tính năng khai thác thông tin khác phục vụ người họp là tính năng trao đổi riêng tư hoặc chat nhóm để có sự trợ giúp từ những đơn vị khác.

Khi có nguồn tư liệu hay, đại biểu có thể chia sẻ tài liệu lên mục dùng chung của cuộc họp để mọi người cùng tham khảo.

Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì sẽ hiển thị những người có mặt theo vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, giúp điểm danh thành viên dự họp, biết được chính xác từng người có mặt vào lúc nào.

Họp Chính phủ e-Cabinet

tt

Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì phiên họp Chính phủ đầu tiên bằng e-Cabinet - Ảnh: TTXVN

Sáng 24-6, Văn phòng Chính phủ khai trương hệ thống thông tin e-Cabinet phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ. E-Cabinet được xây dựng theo yêu cầu bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật cao, sử dụng các mã hóa của Ban Cơ yếu Chính phủ trong lưu trữ, truyền dữ liệu đảm bảo an toàn hạ tầng mạng, ứng dụng và dữ liệu trên cả hệ thống web, máy tính bảng.

Mục tiêu cụ thể của e-Cabinet được xác định là giảm thời gian các phiên họp Chính phủ, phấn đấu đến hết năm 2019 giảm 30% thời gian họp so với trung bình các năm trước.

E-Cabinet cũng giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy trong các phiên họp Chính phủ và đến hết năm 2019 sẽ đạt mục tiêu họp Chính phủ không giấy tờ, sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp Chính phủ, trừ văn bản có độ mật.

Ngay sau khi khai trương hệ thống e-Cabinet, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc đã chủ trì phiên họp Chính phủ đầu tiên trên hệ thống e-Cabinet.

TS Trần Hoàng Ngân (viện trưởng Viện Nghiên cứu phát triển TP.HCM):

Cần nhân rộng, không dừng ở "trình diễn"

Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, việc ứng dụng mô hình phòng họp "không giấy" là một xu hướng tiến bộ cần tiếp tục theo đuổi và nhân rộng chứ không chỉ dừng lại ở mức độ "trình diễn" ở một vài kỳ họp, một vài cơ quan, đơn vị.

Mô hình này có ưu điểm về tiết kiệm chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả hội họp. Chỉ cần một thao tác chạm vào màn hình là toàn bộ tư liệu bày ra trước mắt. Cũng chỉ cần một thao tác, toàn bộ tư liệu có thể được chuyển đi. Để phát huy hiệu quả, tạo thuận lợi trong sử dụng, cần có sự chuẩn bị đầu tư tốt về kết nối Internet, tính tương thích của thiết bị...

Riêng về bảo mật, ngay cả tài liệu giấy cũng chưa chắc bảo mật hoàn toàn. Do vậy, tôi cho rằng không nên e ngại khi số hóa các tài liệu. Với các tài liệu mật, bộ phận kỹ thuật sẽ có giải pháp bảo mật phù hợp.

Ông Lê Văn Thinh (chủ tịch UBND quận Bình Tân):

Xây dựng phòng họp mẫu ở từng quận huyện

Chủ tịch UBND TP.HCM đã có chỉ đạo lộ trình triển khai mô hình này đến tận quận huyện, xã phường. Hiện nay, thiết bị điện tử thông minh đã rất phổ biến, phần lớn cán bộ, công chức, viên chức đều có sử dụng. Tôi cho là với quyết tâm từ cấp lãnh đạo, kết hợp sự hỗ trợ tốt về mặt kỹ thuật thì cấp quận, cấp phường cũng sẽ làm tốt.

Khi triển khai mô hình họp "không giấy", từng quận, huyện nên tổ chức một phòng họp mẫu, trong đó trang bị kết nối sẵn Internet, có thiết bị thông minh tương thích để phục vụ cả khách mời họp đến từ các cơ quan khác chứ không riêng gì cán bộ công chức của quận, huyện. Ngoài ra, TP cần thống nhất việc triển khai đại trà, tránh tình trạng chỉ nêu chủ trương chung rồi để mỗi nơi làm mỗi kiểu, đến khi cần tích hợp vào cùng hệ thống thì khó thực hiện.

Nhiều địa phương họp "không giấy"

Đà Nẵng: Làm từ 2 năm trước

da nang

Kỳ họp “không giấy” tại HĐND quận Thanh Khê, Đà Nẵng - Ảnh: T.LỰC

Cách đây 2 năm, kỳ họp ngày 5-7-2017 được xem là kỳ họp "không giấy" đầu tiên của HĐND TP Đà Nẵng. Kỳ họp đổi mới bằng việc không phát tài liệu trực tiếp mà mỗi đại biểu được cung cấp một tài khoản riêng và sử dụng tài khoản đó để truy cập phần mềm "Hệ điều hành kỳ họp HĐND" - được tích hợp trên trang tin điện tử của HĐND TP Đà Nẵng tại địa chỉ dbnd.danang.gov.vn - để nhận tài liệu phục vụ kỳ họp trên máy tính xách tay.

Ngoài ra, thay vì giơ tay để biểu quyết như các năm trước thì tại kỳ họp đó, các đại biểu biểu quyết trực tuyến bằng cách bấm nút "đồng ý" hoặc "không đồng ý", hoặc bỏ phiếu trắng ngay trên màn hình laptop. Đồng thời, đại biểu cũng có thể đăng ký thảo luận, đăng ký chất vấn...

Trao đổi với Tuổi Trẻ, đại biểu HĐND TP Nguyễn Kim Dũng, phó chủ tịch Hội Nông dân Đà Nẵng, nói trước đây cứ đến kỳ họp là mỗi đại biểu được phát cho một khối tài liệu nặng trịch và buộc phải mang đến, mang về trong các buổi họp rất bất tiện. Từ khi triển khai ứng dụng kỳ họp "không giấy" đã mang lại sự thuận tiện và giúp đại biểu tiếp cận dễ dàng hơn đối với các tài liệu, vấn đề, lĩnh vực mà mình quan tâm.

"Để kỳ họp có chất lượng, hiệu quả, các đại biểu buộc phải nghiên cứu trước tài liệu. Vì vậy, bây giờ trước kỳ họp chúng tôi không cần ôm một đống tài liệu bên mình mà ngồi ở bất cứ đâu, ví dụ như ngồi ở quán cà phê, hay đi công tác xa cũng có thể vào máy tính để tìm tài liệu để nghiên cứu trước" - ông Dũng nói.

Bà Nguyễn Thị Minh Nguyệt, chủ tịch HĐND quận Thanh Khê, cho biết việc đổi mới bằng kỳ họp "không giấy" đã mang lại hiệu quả rõ rệt. "Trước đây cứ gần đến kỳ họp là chúng tôi phải phát hành thư mời rồi phải cử một bộ phận đi gửi thư mời cho các đại biểu rất mất thời gian và công sức. Bây giờ thì không làm như vậy nữa, tất cả các đại biểu đều được gửi thư mời qua mạng. Khi các đại biểu nhận được thư mời, họ phản hồi xác nhận là đã nhận được thư và tham gia kỳ họp. Nếu đại biểu xin vắng mặt thì cũng nêu rõ lý do trong thư phản hồi đó" - bà Nguyệt nói.

Cần Thơ: cuối năm sẽ thực hiện

Trao đổi với Tuổi Trẻ bên lề kỳ họp lần thứ 13 HĐND khóa IX, ông Phạm Văn Hiểu - chủ tịch HĐND TP Cần Thơ - cho biết rất quan tâm đến kỳ họp "không giấy" như TP.HCM đang thực hiện. Theo ông Hiểu, ngay trong thời gian kỳ họp HĐND TP Cần Thơ đang diễn ra, ông đã trao đổi với giám đốc Vinaphone chi nhánh Cần Thơ về việc lắp đặt hệ thống, thiết bị để có thể triển khai kỳ họp "không giấy" vào kỳ họp HĐND thứ 14 vào cuối năm nay.

"Họp không giấy, trước hết là thông tin nhanh, tiết kiệm được thời gian cho đại biểu và tiết kiệm chi phí in sao tài liệu phục vụ kỳ họp" - ông Hiểu nói.

Hà Nội: Sắm 102 ipad cho các đại biểu

HĐND TP Hà Nội đã thực hiện họp "không giấy tờ" ngay từ kỳ họp đầu tiên của khóa XV (2016-2021) vào tháng 6-2016. Theo đó, HĐND TP đã trang bị iPad cho tất cả 102 đại biểu và gửi tất cả tài liệu cho đại biểu trên hệ điều hành quản lý hồ sơ công việc của Hà Nội. Cụ thể, Hà Nội đã thiết lập một hệ thống email công vụ cho từng đại biểu trên hệ điều hành quản lý hồ sơ công việc để tiếp nhận tài liệu trực tuyến.

Việc vận hành hệ điều hành quản lý hồ sơ công việc của đại biểu đã giảm cơ bản việc gửi văn bản qua đường bưu điện, giảm văn bản giấy, các đại biểu cập nhật văn bản ngay sau khi gửi, hệ điều hành quản lý hồ sơ công việc cũng hỗ trợ cho các đại biểu hội đồng có thể biểu quyết trực tuyến các nghị quyết của HĐND TP trong từng kỳ họp. Trước đây, mỗi lần họp HĐND, cán bộ văn thư lưu trữ văn phòng mất cả tuần để photocopy, đóng gói, vận chuyển tài liệu kỳ họp với những tập hồ sơ dày cộp nặng tới mấy ký, các đại biểu mang đi, mang lại cũng rất bất tiện. Giờ tất cả tài liệu gửi cho đại biểu đều được số hóa, gửi trước 7 ngày trên hệ thống nên các đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu tài liệu, các phiên họp hội đồng chỉ tập trung thảo luận các nội dung còn ý kiến khác nhau.

Đến nay, các cuộc họp của Thành ủy, UBND TP Hà Nội cũng áp dụng hệ điều hành quản lý hồ sơ công việc, gửi tài liệu qua email công vụ tới tất cả các thành ủy viên, ủy viên UBND thành phố, các giám đốc sở, ngành.

HỮU KHÁ - LÊ DÂN - ĐẶNG TUÂN

Video: Lướt tay trên màn hình cảm ứng, đại biểu HĐND bước vào kỳ họp không giấy Video: Lướt tay trên màn hình cảm ứng, đại biểu HĐND bước vào kỳ họp không giấy

TTO - Sáng 11-7, kỳ họp thứ 15 HĐND TP.HCM khóa IX nhiệm kỳ 2016-2021 đã khai mạc. Điểm đặc biệt, đây là lần đầu tiên HĐND triển khai ứng dụng 'kỳ họp không giấy' vào nghị trường, phù hợp với xu hướng đô thị thông minh mà TP.HCM đang hướng tới.

MAI HƯƠNG - TIẾN LONG
Bình luận Xem thêm
Bình luận (0)
Xem thêm bình luận