Họp hành liên tục khiến nhân viên hết thời gian làm việc

Nhiều người phải dành phần lớn thời gian trong ngày để chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác, gần như không còn thời gian xử lý công việc hoặc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng do họp hành liên tục.

Theo Forbes, xử lý tình trạng quá tải cuộc họp là một phần quan trọng để tránh kiệt sức và duy trì sự tỉnh táo trong công việc. Dưới đây là 5 cách thiết thực giúp giảm mệt mỏi do họp hành và dành thêm thời gian cho những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ.

Rà soát những cuộc họp thực sự cần tham gia

Không phải cuộc họp nào cũng cần bạn có mặt. Nhiều cuộc họp định kỳ vẫn được duy trì đơn giản vì chúng đã tồn tại từ trước, ngay cả khi sự đóng góp của bạn không đáng kể. Thường xuyên rà soát lịch làm việc giúp nhận diện những cơ hội tiết kiệm thời gian mà không ảnh hưởng đến hiệu quả phối hợp.

Hãy tự hỏi sự hiện diện của mình có thực sự cần thiết để đưa ra quyết định, cung cấp kinh nghiệm chuyên môn hoặc thúc đẩy công việc hay không. Nếu vai trò chủ yếu chỉ là cập nhật thông tin, bạn có thể đề nghị nhận biên bản hoặc bản tóm tắt cuộc họp.

Cách làm này giúp dành thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn, đồng thời bảo đảm cuộc họp tập trung vào những người có khả năng đóng góp hiệu quả nhất.

Xác định những quyết định có thể đưa ra ngoài cuộc họp

Nhiều cuộc họp được tổ chức vì các nhóm đã quen với việc cùng nhau thảo luận mọi quyết định. Tuy nhiên, những vấn đề như phê duyệt đơn giản, cập nhật tình hình hoặc giải đáp câu hỏi thường lệ có thể được xử lý thông qua tài liệu dùng chung hoặc nền tảng nhắn tin.

Các nhóm nên phân biệt giữa những vấn đề thực sự cần thảo luận trực tiếp và những nội dung chỉ đòi hỏi truyền đạt thông tin rõ ràng. 

Dành các cuộc họp cho hoạt động giải quyết vấn đề, tìm kiếm ý tưởng hoặc phối hợp phức tạp sẽ giúp mọi người bảo toàn năng lượng.

Thiết kế lại lịch làm việc

Lịch làm việc kín các cuộc họp nối tiếp nhau khiến nhân viên có rất ít thời gian dành cho những nhiệm vụ đòi hỏi tập trung cao độ.

Báo cáo Xu hướng Nguồn nhân lực Toàn cầu năm 2025 của Deloitte cho thấy 68% người lao động không có đủ thời gian làm việc liên tục. Trong khi đó, 41% thời gian làm việc trung bình mỗi ngày được dành cho những hoạt động không đóng góp giá trị cho tổ chức.

Vì vậy, hãy ưu tiên bố trí thời gian cho các cuộc họp, từ đó giúp cải thiện chất lượng ra quyết định, giảm mệt mỏi tinh thần.

Có giới hạn rõ ràng về tần suất và thời lượng cuộc họp

Các cuộc họp thường được mặc định kéo dài 30 hoặc 60 phút, bất kể thời gian thực sự cần thiết. Rút ngắn thời lượng và xác định mục đích cụ thể sẽ khuyến khích người tham dự chuẩn bị trước, bám sát trọng tâm thảo luận và nhanh chóng trở lại công việc.

Đối với các cuộc họp định kỳ, nhóm có thể xem xét liệu chúng còn cần thiết hay không, giảm số lượng người tham dự xuống những người thực sự liên quan hoặc điều chỉnh tần suất họp. Những thay đổi nhỏ này giúp tạo thêm khoảng thời gian trống trong tuần làm việc và nâng cao hiệu quả.

Thay thế cuộc họp bằng các hình thức khác

Thông tin cập nhật tiến độ công việc thường lệ không phải lúc nào cũng đòi hỏi tất cả thành viên phải tập trung cùng một thời điểm. Cập nhật bằng văn bản cho phép mọi người nắm bắt thông tin, đồng thời chủ động lựa chọn thời điểm tiếp cận.

Cách này cũng giúp nâng cao giá trị của các cuộc họp. Thay vì dành thời gian xem lại những thông tin mọi người đã biết, các nhóm có thể tập trung họp để giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định và thảo luận ý tưởng.