Nghiêm cấm chuyển giao thiết bị lưu khóa bí mật hoặc mật khẩu cho người khác

Theo UBND tỉnh Đồng Tháp, qua rà soát vẫn còn tình trạng nhiều đơn vị thực hiện chưa nghiêm quy trình, như văn bản điện tử chưa được ký bởi người có thẩm quyền, thiếu chữ ký số của cơ quan hoặc chỉ dừng ở việc số hóa văn bản giấy.

Trước thực tế này, UBND tỉnh yêu cầu người đứng đầu các cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức thực hiện ký số đúng quy định. Đáng chú ý, văn bản nhấn mạnh việc "nghiêm cấm tuyệt đối" hành vi chuyển giao chứng thư số cá nhân (thiết bị lưu khóa bí mật) hoặc mật khẩu cho người khác.

Theo quy định, tất cả văn bản điện tử phát hành trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh phải được ký số đầy đủ bởi cá nhân có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Việc sao y từ văn bản giấy sang điện tử cũng bị hạn chế tối đa, chỉ thực hiện trong những trường hợp đặc biệt theo quy định pháp luật .

UBND tỉnh giao Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì kiểm tra, giám sát, kịp thời phát hiện và chấn chỉnh các trường hợp ký số sai quy định. Trong khi đó, Sở Nội vụ được giao nghiên cứu đưa tiêu chí thực hiện ký số vào đánh giá cải cách hành chính và mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người đứng đầu.

Động thái này được đưa ra trong bối cảnh việc quản lý chữ ký số tại một số đơn vị còn lỏng lẻo, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro pháp lý nếu bị lợi dụng.

Việc siết chặt kỷ luật ký số được xem là bước cần thiết nhằm bảo đảm tính pháp lý của văn bản điện tử, đồng thời nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trong tiến trình chuyển đổi số.

Hai vụ án từ "lỗ hổng" chữ ký số

Chỉ trong thời gian ngắn, tại Đồng Tháp đã ghi nhận hai vụ án điển hình cho thấy mặt trái của chữ ký số khi công tác quản lý bị buông lỏng.

Vụ thứ nhất xảy ra tại Ban Thi đua - Khen thưởng thuộc Sở Nội vụ. Theo cáo trạng của Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, từ năm 2020 đến tháng 8-2023, Võ Thị Thùy Trang - kế toán đơn vị, đã lập khống 173 bộ chứng từ thanh toán, sử dụng hóa đơn của nhiều doanh nghiệp để hợp thức hồ sơ, chiếm đoạt hơn 2,1 tỉ đồng ngân sách.

Đáng chú ý, các chứng từ này được "hợp thức hóa" qua hệ thống kho bạc nhờ chữ ký số của lãnh đạo. Bị can đã lợi dụng việc quản lý thiết bị ký số và mật khẩu lỏng lẻo để tự thực hiện các bước phê duyệt điện tử, khiến hồ sơ khống vẫn được giải ngân trong thời gian dài.

Vụ án không chỉ truy cứu trách nhiệm người trực tiếp tham ô mà còn đặt ra vấn đề trách nhiệm quản lý đối với lãnh đạo qua nhiều thời kỳ do thiếu kiểm tra, giám sát.

Trước đó, trong vụ án xảy ra tại Phòng Nội vụ TP Mỹ Tho, Nguyễn Tấn Sĩ - cựu kế toán, cũng sử dụng chữ ký số của lãnh đạo để duyệt 136 chứng từ khống, chiếm đoạt hơn 3,7 tỉ đồng trong khoảng 3 năm.

Thủ đoạn tương tự: lập hồ sơ trên hệ thống, sau đó dùng USB token và mật khẩu của thủ trưởng để hoàn tất phê duyệt. Hành vi chỉ bị phát hiện sau thời gian dài. Kết thúc xét xử, Sĩ bị tuyên 20 năm tù về tội tham ô tài sản; người đứng đầu đơn vị bị tuyên 3 năm tù về tội thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng.

Điểm chung của hai vụ án là chữ ký số, vốn nhằm bảo đảm tính xác thực và minh bạch, lại bị biến thành công cụ hợp thức hóa chứng từ khống khi quy trình kiểm soát nội bộ bị buông lỏng, còn việc quản lý thiết bị và mật khẩu không được thực hiện đúng quy định.

Chữ ký số bị sử dụng sai, hậu quả khó lường

Chữ ký số có nhiều thông tin ẩn mà đôi khi người sử dụng không hiểu hết và cũng không ý thức bảo mật, có thể gây ra những hậu quả lớn và tranh chấp về sau.