Chị Vũ Như Ngọc giới thiệu kính cho người lớn tuổi khi quên đem kính để ký giấy tờ tại phường 4, quậnTân Bình - Ảnh: TỰ TRUNG

Gần 17h, điện thoại UBND P.4, Q.Tân Bình reo vang. Đầu dây bên kia, giọng một người đàn ông gấp gáp: "Alô, tôi có thể đến làm thủ tục sao y chứng thực vào tối nay được không? Nếu chờ sáng mai thì trễ mất...".

Sau khi hỏi kỹ địa chỉ, quãng đường mà khách hàng cần di chuyển đến trụ sở phường, nhân viên trực điện thoại thống nhất đặt lịch hẹn cho ông vào lúc 18h30.

Dân cần giờ nào, làm giờ đó

Chị Vũ Như Ngọc, nhân viên sao y chứng thực của P.4, kể: "Hôm đó, vị khách này mang đến mấy chục bộ hồ sơ cần chứng thực. Ông ấy không phải người dân trong phường.

Công ty ông đang cần gửi gấp hồ sơ đi tỉnh để đấu thầu dự án, nếu đợi đến sáng mai mới làm xong hồ sơ thì không còn cơ hội tham gia đấu thầu. Đang không biết làm cách nào cho kịp vì đã hết giờ làm việc thì có người chỉ ông liên hệ đến phường".

Chị Ngọc cho biết từ ngày phường triển khai giải quyết thủ tục hành chánh ngoài giờ, dân rất vui mà nhân viên như chị cũng đỡ cực.

Thấy chúng tôi bất ngờ, chị Ngọc giải thích: "Đỡ cực ở đây là so với cách làm của một số nơi khác. Nhiều nơi tổ chức làm ngoài giờ cố định vài ngày trong tuần.

Suốt thời gian đó, nhân viên, lãnh đạo phường phải vô ngồi túc trực xuyên suốt không dám đi đâu. Người nào muốn về đón con, cơm nước cũng đành chịu trong khi khách hàng thì không nhiều. Có khi ngồi nguyên buổi không ai đến.

Phường mình cho người dân đặt lịch hẹn trước, cứ đúng giờ hẹn dân đến, cán bộ vào, giải quyết nhanh gọn".

Bước ra từ quầy tiếp nhận hồ sơ, ông Nguyễn Nghiên Quang - người dân khu phố 3, P.4 - chỉ qua dãy bàn ở một góc trụ sở giới thiệu với chúng tôi: "Đó cô thấy không, trên bàn có chỗ đựng mấy cái mắt kính, hôm trước tui nộp hồ sơ mà quên mang kính, đọc chữ đâu được, may nhờ trong rổ kính đó có cái vừa độ viễn của tui nên khỏi quay về nhà".

Ông Quang còn kể thêm hồi trước mấy quầy tiếp nhận hồ sơ này cao lắm, ai đến làm thủ tục cũng phải đứng, mấy cô cậu cán bộ cũng phải đứng suốt để tiếp dân. Bất tiện thật nhưng ghi phiếu phản ánh thì ai cũng ngại.

May sao lãnh đạo phường chủ động đến bắt chuyện, hỏi han, lắng nghe góp ý rồi cho sửa lại. Bây giờ khi làm thủ tục, cán bộ và dân ngồi nói chuyện với nhau thoải mái, tấm kính chắn ngang cũng cất đi rồi, không còn khoảng cách.

"Mấy em cán bộ thì nói chuyện nhẹ nhàng, giải thích kỹ lưỡng. Đi đâu, tôi cũng rất tự hào khi kể những chuyện làm tốt của phường mình cho mọi người nghe" - ông Quang phấn khởi.

Dân khen hơn bằng khen

Đem lời khen của người dân kể lại với ông Nguyễn Trung Sơn - chủ tịch UBND P.4, Q.Tân Bình, ông nhẹ giọng: "Mình chỉ nghĩ là cố gắng chọn cách làm nào tiện nhất cho bà con. Chẳng hạn như việc làm ngoài giờ, cứ quy định hẳn làm ngày thứ hai, tư, sáu hoặc ba, năm, bảy thì dễ rồi.

Nhưng vậy thì phí quá, mỗi buổi phải dàn quân từ nhân viên phụ trách các lĩnh vực rồi lãnh đạo, bảo vệ, giữ xe vô trực, tốn điện, tốn nước. Mà người dân thì buổi tối họ cũng thích về nhà nghỉ ngơi, bất đắc dĩ mới phải làm thủ tục ngoài giờ. Nên mình chọn cách cho dân gọi điện đăng ký.

Hôm nào dân đăng ký làm thủ tục nào thì chọn đúng cán bộ phụ trách khâu đó ở lại giải quyết, cán bộ, nhân viên các bộ phận khác về nghỉ".

Nói về mấy chiếc kính viễn để sẵn ở phường cho dân dùng, ông Sơn kể câu chuyện vui: "Lúc đầu, khi chúng tôi chủ trương mua mắt kính đủ các loại độ và khá nhiều bút bi rời để sẵn cho người dân dùng, anh em trong phường nửa đùa nửa thật rằng coi chừng hao...

Rồi cũng có ngày mắt kính không thấy nằm trên rổ, bút thì vơi đi ít nhiều. Nhưng mấy hôm sau lại thấy nó xuất hiện trở lại. Thì ra có cô bác dùng xong tiện tay giắt túi đem về, khi về nhà phát hiện lại cẩn thận mang trả cho phường.

Từ đó mọi người càng có niềm tin là người dân thật sự ghi nhận những thay đổi dù nhỏ và rất có thiện chí hợp tác".

Một điểm khác đáng ghi nhận của P.4 là hằng ngày lãnh đạo phường trực tiếp xuống quầy tiếp nhận hồ sơ để ký hồ sơ, không chờ nhân viên trình ký tận phòng. Nhờ vậy mà người dân có việc cần có thể trực tiếp trao đổi với lãnh đạo phường.

Theo ông Sơn, thay đổi nói trên tuy nhỏ nhưng góp phần xóa bỏ rào cản, tạo thêm cơ hội cho cán bộ gần dân, hiểu dân.