Chị Nguyễn Thị Trung Tính (phải) - chuyên viên UBND P.15 (Q.Bình Thạnh) - tiếp chuyện và hoàn trả hồ sơ cho người dân - Ảnh: Q.L.

Người dân, các đơn vị không còn cảnh tất tả đi lại bổ túc giấy tờ mà chỉ cần một lần lên nộp và lần gặp lại sẽ được hoàn trả hồ sơ theo đúng lịch hẹn, có khi sớm hơn so với thời gian quy định của luật.

Cải tiến vì hiệu quả công việc

Tốt nghiệp chuyên ngành hành chính học, lại từng làm việc trong công ty tư vấn thực hiện tiêu chuẩn ISO nên khi về Phòng nội vụ Q.Tân Bình, anh Đậu Ngọc Linh bắt nhịp khá nhanh với công việc.

Từ thực tế trực tiếp xử lý những tình huống gặp phải trong quá trình giải quyết hồ sơ, Linh tự đặt cho mình câu hỏi: “Liệu có thể rút ngắn hơn nữa thời gian giải quyết, cải cách quy trình tiện lợi cho người dân được không?”.

Và anh đi tìm câu trả lời bằng cách đề xuất lãnh đạo phòng cho phép thực hiện quy trình rút ngắn thời gian giải quyết. Quy trình ấy được vận hành theo một sơ đồ mà lãnh đạo sẽ kiểm tra được ngay tiến độ xử lý hồ sơ, chuyên viên cũng biết mình còn cần hoàn thành những gì trong khung thời gian đã thống nhất để hoàn trả hồ sơ cho dân đúng hẹn.

Với những sự việc phức tạp, quy trình mới hoàn thành việc giải quyết từ 5-10 ngày, sự việc đơn giản còn 3-5 ngày.

“Thật ra khi bắt đầu áp dụng quy trình mới cũng có một vài phản ứng do ảnh hưởng chút ít đến thói quen xử lý công việc sẵn có, song lãnh đạo rất ủng hộ, anh em đồng nghiệp đa số đều trẻ nên mọi việc cũng nhanh chóng đi vào nề nếp” - anh Ngọc Linh chia sẻ.

Cũng với suy nghĩ đừng để người dân e dè, thậm chí nghi ngại mỗi khi có việc cần liên hệ cơ quan nhà nước, chuyên viên Nguyễn Thị Trung Tính (P.15, Q.Bình Thạnh) đã tham mưu cách trả hồ sơ qua tin nhắn. Khi người dân đến liên hệ công việc, cán bộ ngoài việc tiếp nhận, kiểm tra để đảm bảo hồ sơ đã đầy đủ, còn có trách nhiệm lưu lại số điện thoại của bà con.

“Ngay khi hồ sơ được giải quyết xong, từ một đầu số điện thoại trên hệ thống của phường sẽ nhắn tin đến số máy của người dân để hẹn ngày trả hồ sơ, mà phần lớn đều hoàn thành trước thời gian của phiếu hẹn” - chị Trung Tính cho biết.

Mong làm dân hài lòng

Sau hơn ba tháng áp dụng việc trả hồ sơ qua tin nhắn, phản hồi mà các cán bộ của phường nhận lại chính là phần nhiều người dân đều hài lòng.

Chú Tư Niên - một người dân P.15 (Q.Bình Thạnh) - chia sẻ: “Dân tụi tui không rành lắm chuyện cải cách hành chính gì đâu, nhưng cứ thấy giấy tờ hẹn năm ngày mà mới ba ngày có tin nhắn đã làm xong lên phường nhận lại hồ sơ là thấy vui rồi. Phục vụ dân là đây chứ còn đâu nữa”.

Phó chủ tịch UBND P.15 (Q.Bình Thạnh) Nguyễn Thị Bích Ngọc cho biết lãnh đạo phường đánh giá cao ý tưởng trả hồ sơ qua tin nhắn từ đề xuất của chị Trung Tính.

“Chúng tôi nhận được những lời khen, nhất là từ các bác hưu trí trong phường vì đã giúp họ giải quyết nhanh nhiều thủ tục. Nên chúng tôi luôn khuyến khích từng chuyên viên làm sao trong quá trình làm việc luôn tìm tòi để có thể phục vụ người dân hiệu quả nhất” - bà Ngọc nói.

Với cá nhân, chị Trung Tính luôn tâm niệm chỉ cần chịu khó một chút thì không chỉ dân vui mà cán bộ cũng khỏe, bởi “mình là người trực tiếp gặp dân, mình làm rốt ráo sẽ hiệu quả trước hết cho công tác của chính mình”. Chị Tính thường ở lại làm thêm ngoài giờ để đảm bảo làm hết việc. Chị và đồng nghiệp còn trực tiếp đến nhà những cụ lớn tuổi hỗ trợ làm giấy tờ để các cụ không phải vất vả đi lại.

Trong khi đó, sau hơn nửa năm áp dụng quy trình giải quyết rút ngắn thời gian, anh Đậu Ngọc Linh cho biết đang khắc phục một vài lỗi nhỏ về biểu mẫu văn bản, cũng như cập nhật thường xuyên hơn các quy định mới để việc áp dụng pháp luật chuẩn xác nhất khi giải quyết từng sự việc cụ thể.

“Ngoài thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật mới, mình còn cùng một số đồng nghiệp các bộ phận liên quan đang xây dựng bộ quy trình về thủ tục hành chính để sắp tới áp dụng thống nhất trong toàn quận và các phường, theo hướng làm sao phải cải cách đơn giản, phục vụ dân tốt nhất” - anh Ngọc Linh bộc bạch.