"Tạo ra sự thay đổi không nằm ở công nghệ mà ở quyết tâm tái cấu trúc để lớn mạnh, phát triển tốt hơn", ông Trần Long Trình, Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Thực phẩm Việt San, chia sẻ với Tuổi Trẻ Online.

Từ những tờ giấy ghi đơn hàng

Trước khi nói về AI hay phân tích dữ liệu, ông Trình vẫn nhớ những ngày nhân viên kinh doanh của Việt San phải rong ruổi khắp các cửa hàng tạp hóa để ghi đơn hàng bằng giấy.

Khi ấy, một đơn hàng sau khi được ghi nhận lại phải đi qua nhiều công đoạn thủ công giữa các bộ phận. Mất thời gian, dễ phát sinh sai sót là những hạn chế mà doanh nghiệp phải đối mặt khi mạng lưới phân phối ngày càng mở rộng.

Với ông Trình, chuyển đổi số chưa bao giờ đơn thuần là câu chuyện ứng dụng công nghệ. Đó là quá trình xây dựng lại cách vận hành của doanh nghiệp.

Thay vì làm đồng loạt, Thực phẩm Việt San chọn đi từng bước. Giai đoạn đầu tiên là tạo dựng nền tảng để các bộ phận có thể cùng tham gia vào quá trình chuyển đổi.

Hiện nay, chỉ với một chiếc điện thoại thông minh, ông Trình cho biết nhân viên kinh doanh có thể tạo đơn hàng ở bất cứ đâu. Ngay sau khi khách hàng xác nhận, thông tin lập tức được chuyển đến kho để chuẩn bị hàng hóa, đồng thời hệ thống tự động chuyển tiếp sang bộ phận tài chính - kế toán để xuất hóa đơn mà không cần thêm bất kỳ thao tác trung gian nào.

"Việc số hóa toàn bộ quy trình đã giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng hơn, rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót trong vận hành", ông Trình nói.

Với khoảng 10.000 điểm bán trên cả nước, chủ yếu thuộc kênh phân phối truyền thống, ông Trình cho hay nếu vẫn quản lý theo phương thức thủ công, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng lượng lớn nhân sự nhưng hiệu quả kiểm soát lại không cao.

Sau khi chuyển đổi số, từng khách hàng đều được thiết lập các chỉ tiêu cụ thể. Sản lượng bán hàng, tần suất chăm sóc hay thời điểm cần ghé thăm đều được cài đặt sẵn trên hệ thống. 

Nếu đơn hàng chưa phát sinh đúng kế hoạch hoặc nhân viên chưa thực hiện chăm sóc theo lịch trình, phần mềm sẽ tự động gửi thông báo nhắc việc.

"Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp quản lý hiệu quả mạng lưới phân phối quy mô lớn mà còn giảm sự phụ thuộc vào phương thức giám sát thủ công, tối ưu nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả bán hàng", ông Trình cho biết.

Giai đoạn tiếp theo: xây dựng "ngôi nhà Việt San"

Theo ông Trình, giá trị lớn nhất mà chuyển đổi số mang lại không chỉ là tốc độ xử lý công việc mà còn nằm ở năng lực quản trị.

Trước đây, để vận hành ở quy mô tương đương hiện nay, Thực phẩm Việt San cần khoảng 100 nhân sự. Sau khi ứng dụng các giải pháp số vào quản trị và vận hành, số lượng nhân sự cần thiết chỉ còn khoảng 30 người.

"Quản trị hiệu quả hơn, chi phí giảm đi rất nhiều, từ chi phí nhân sự đến các quy trình vận hành khác. Quan trọng hơn cả là khả năng quản trị rủi ro", ông Trình chia sẻ.

Sau hơn một năm triển khai, Thực phẩm Việt San đã hoàn thành giai đoạn xây dựng nền tảng và các quy trình cơ bản. Ở chặng đường tiếp theo, doanh nghiệp định hình mô hình chuyển đổi số trải nghiệm khách hàng mang tên "Ngôi nhà Việt San", với trọng tâm là chuẩn hóa quy trình, dữ liệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trong "ngôi nhà" đó, khách hàng không chỉ đặt hàng hay nhận thông tin chăm sóc theo cách truyền thống, mà còn được tư vấn nhanh hơn, cá nhân hóa hơn thông qua các AI agents. 

Theo ông Trình, mỗi tương tác của khách hàng, từ nhu cầu mua hàng, lịch sử chăm sóc, phản hồi thị trường đến mức độ hài lòng, đều trở thành dữ liệu giúp doanh nghiệp thấu hiểu khách hàng sâu hơn và phục vụ đúng nhu cầu, đúng thời điểm.

"Không nên nghĩ rằng làm đến đây là xong. Chuyển đổi số là công việc thường xuyên, liên tục và muốn làm được thì phải tiếp tục đầu tư cả về tài chính, con người lẫn thời gian", ông Trình nhấn mạnh.

Với Thực phẩm Việt San, chuyển đổi số không phải là đích đến mà là quá trình cải tiến liên tục. 

Sau khi hoàn thiện nền tảng quản trị, doanh nghiệp sẽ tiếp tục đầu tư vào AI, dữ liệu và các giải pháp nâng cao trải nghiệm khách hàng, hướng tới xây dựng một hệ sinh thái số bền vững, tạo lợi thế cạnh tranh và dư địa tăng trưởng trong dài hạn.

Cùng Tuổi Trẻ tìm kiếm hộ kinh doanh chuyển đổi số mẫu mực

Giải thưởng "Chuyển động số" chấm điểm hiệu quả của các hộ kinh doanh dựa trên nhiều tiêu chí, từ đó tìm ra mô hình hiệu quả để lan tỏa và nhân rộng.