Phóng to

TTO - Sau khi nhà quản lý dự án đã hài lòng với việc phân chia công việc, hãy trả lời một số câu hỏi sau: • Sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ? • Phải tốn kém những gì để hoàn thành từng nhiệm vụ? • Những kỹ năng nào cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ?

Về thời gian

Trước hết, chúng ta hãy phân tích vấn đề thời gian. Nếu đây là nhiệm vụ quen thuộc - nhiệm vụ mà nhân viên đã thực hiện nhiều lần trước đó - thì việc ước tính thời gian không có gì khó khăn. Nhưng nếu đó là công việc mới lạ đòi hỏi mọi người phải suy nghĩ và thảo luận nhiều hơn thì quả thật là không đơn giản. Những ước tính thời gian này cuối cùng sẽ được đưa vào lịch làm việc cho dự án tổng thể, vì thế bạn nên tính toán thật sát với thực tế. Sau đây là một số bí quyết giúp bạn ước tính thời gian:

• Kinh nghiệm cho thấy nên lấy thời gian trung bình dự kiến để thực hiện một nhiệm vụ. Bạn hoặc các thành viên khác càng quen thuộc với nhiệm vụ thì việc ước tính thời gian của bạn sẽ càng chính xác.

• Luôn nhớ rằng ước tính chỉ là ước tính, không phải là sự chắc chắn, vì vậy đừng biến chúng thành những cam kết vững chắc trong giai đoạn đó.

• Khi trình bày những ước tính đó với các thành phần liên quan, bạn hãy đưa vào đó tất cả các giả định và biến số. Hãy xem xét các yếu tố thời gian trong phạm vi dao động thay vì những con số chắc chắn. Ví dụ, bạn nên nói: “Nhiệm vụ A sẽ mất 8 đến 12 giờ để hoàn tất”. Cách ước tính như vậy cho phép có sai số trong một chừng mực nhất định.

• Ước tính thời gian xê dịch là một cách chấp nhận được để giảm nguy cơ một nhiệm vụ (hay toàn bộ dự án) sẽ mất nhiều thời gian hơn lịch trình cho phép. Nhưng việc này nên được thực hiện công khai và bạn phải nhận thức được đầy đủ về những gì đang làm.

Về chi phí và kỹ năng

Khi đã giải quyết xong vấn đề về thời gian, nhà quản lý dự án nên xem lại từng nhiệm vụ nhằm xác định mỗi nhiệm vụ sẽ cần chi phí, nguồn lực và kỹ năng cụ thể nào để hoàn tất. Kết quả của việc phân tích này sẽ thể hiện những đòi hỏi về tài chính và nguồn lực mà tổ chức phải đáp ứng cho dự án, đồng thời giúp nhà quản lý hình dung rõ hơn về những con người cần thiết cho nhóm dự án. Nếu nhân viên trong tổ chức của bạn không có sẵn các kỹ năng này, bạn có thể đào tạo, tuyển những người có các kỹ năng đó từ bên ngoài, hoặc ký hợp đồng với một chuyên gia độc lập… Tất cả điều đó đều phải được thể hiện trong chi phí dự án.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to