Phóng to

Như Dan Lovallo và Daniel Kahneman đã nói với độc giả của tờ Harvard Business Review: Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thường cường điệu một cách vô thức các khả năng cá nhân và kỹ năng quản lý của mình. Sự tự tin quá mức làm họ tin rằng mình có thể kiểm soát kết quả của những tình huống khó khăn.

Do đó, họ có thể đưa ra quyết định "dựa trên sự lạc quan ảo tưởng hơn là cân nhắc theo lý trí cái được, cái mất và các khả năng có thể xảy ra. Họ đánh giá quá cao lợi ích và cân nhắc chưa đúng mức chi phí... Kết quả là các nhà quản lý theo đuổi những sáng kiến không thể hoàn tất theo ngân sách hoặc đúng hạn hay mang lại kết quả như mong đợi".

Bản thân Vincent Barabba đã vấp phải tình trạng này khi ông làm việc tại General Motors vào năm 1988. Khi ông và các đồng nghiệp tìm cách cải thiện quy trình ra quyết định của công ty, vì không được hỗ trợ bằng những thông tin và phân tích chặt chẽ nên ông chỉ nhìn thấy khía cạnh lạc quan trong dự báo doanh thu và chi phí.

Khuynh hướng lạc quan và tự tin quá mức của các nhà điều hành có thể giải thích tại sao hàng ngàn công ty vẫn lao vào việc sáp nhập và mua lại hàng năm, bất chấp thực tế là những vụ sáp nhập và mua lại không đem lại kết quả mong muốn gần như 75% thời gian. Nó cũng giải thích tại sao các nhà quản lý vẫn tỏ ra tự tin vào các sản phẩm mới mà họ sẽ sản xuất hàng năm, bất chấp thành quả đáng buồn của những lần giới thiệu sản phẩm mới.

Tự tin quá mức khiến chúng ta có xu hướng tin chắc rằng diễn biến sự việc sẽ như những gì mong muốn, từ đó xem nhẹ các dấu hiệu cảnh báo về rắc rối sắp xảy ra.

Mặc dù chúng ta thường ca ngợi sự tự tin và lạc quan là những phẩm chất trong kinh doanh và là những đức tính mà nếu không có thì chúng ta không thể lãnh đạo hay quản lý, vẫn có bằng chứng khá rõ ràng cho thấy tự tin và lạc quan thường không được sự thật bảo vệ. Trong cuốn sách The Psychology of Judgment and Decision Making, Scott Plous mô tả một bài trắc nghiệm dành cho 3.500 người được yêu cầu trả lời một số câu hỏi và chỉ ra mức độ tự tin trong từng câu trả lời. Theo Plous: "Mức độ tự tin của con người hầu như không liên quan gì đến sự chính xác của họ (mức tương quan trung bình giữa sự tự tin và độ chính xác cho từng người trả lời chỉ là 0,08, rất gần 0). Xét tổng thể, những người có chín hoặc mười câu trả lời đúng không hẳn là người tự tin hơn so với những người trả lời sai, và những người tự tin trả lời cũng có số điểm thấp ngang bằng những người trả lời ít tự tin". Đây đơn thuần chỉ là một bài trắc nghiệm. Plous kết luận rằng trong hầu hết các nghiên cứu, "các mức tự tin trung bình không vượt quá độ chính xác hơn 10 đến 20%". Vì thế, một mức tự tin bình thường không thể làm cho người ra quyết định đổi hướng quá xa so với phương hướng hành động. Nhưng cần gióng hồi chuông cảnh tỉnh khi sự tự tin của bạn quá lớn và dựa quá nhiều vào thành công trong quá khứ.

Kìm hãm sự tự tin thái quá

Sự tự tin quá mức chắc chắn có ảnh hưởng nhiều đến việc lập kế hoạch và ra quyết định của bạn. Sau đây là một số đề xuất để kìm hãm sự tự tin quá mức:

* Tìm kiếm những trường hợp tự tin thái quá vì đó là nơi sự nguy hiểm lên cao nhất. Sau đó hãy tham khảo những người có óc phân tích và nhờ họ tham gia kiểm tra tình huống.

* Nói chuyện với những người ra quyết định quá tự tin. Hãy yêu cầu người đó giải thích điều gì khiến cho anh ta tự tin như vậy, sau đó kiểm tra từng giả thiết, niềm tin hoặc bằng chứng.

* Yêu cầu người ra quyết định quá tự tin đặt mình vào vai trò người ủng hộ một quan điểm đối lập.

Áp dụng phương pháp dự báo loại tham khảo

Thể hiện rõ nét nhất của sự tự tin và lạc quan quá mức là ở các dự báo tương lai. Những nhà quản lý lạc quan thường say mê các dự án, và khi họ thực hiện dự án, họ có xu hướng tin rằng những dự án đó sẽ gặt hái nhiều thành công hơn các dự án tương tự trước đây. Hãy xem trường hợp sau:

Một nhà xuất bản sách có một nhóm biên tập viên thiếu kinh nghiệm. Trước khi ký kết hợp đồng hợp tác với một tác giả tiềm năng, biên tập viên có nhiệm vụ phải xem xét ước tính khả năng sinh lợi của cuốn sách. Điểm khởi đầu này nhằm mục đích dự báo doanh số theo đơn vị sản phẩm của đầu sách trong năm đầu tiên và các kênh bán sỉ. Trên tất cả, doanh số theo đơn vị sản phẩm là yếu tố không chắc chắn nhất tuy nhiên lại vô cùng quan trọng đối với khả năng sinh lợi nên rất cần được dự báo chính xác.

Giám đốc tài chính vừa mới vào làm nên không có cách nào biết được liệu dự báo của các biên tập viên có hợp lý hay không. Thế là ông tiến hành kiểm tra. Ông nhìn lại doanh số đơn vị sản phẩm năm đầu tiên của những sách đã xuất bản trước đây trong mảng đề tài tài chính; sau đó so sánh kết quả thực tế với con số dự báo cho những cuốn sách đó. Sự kiểm tra này đem lại một phát hiện đáng chú ý: khoảng 84% các ấn bản trước đây của công ty không bao giờ đạt gần con số dự báo doanh số năm đầu tiên của chúng. Chẳng hạn, trong số những cuốn sách về tài chính, ông nhận thấy rằng các biên tập viên đã dự báo như thường lệ về doanh số trung bình trong năm đầu của bảy ngàn cuốn sách. Trong thực tế, con số trung bình cho các cuốn sách trong loại đề tài đó chỉ khoảng bốn ngàn rưỡi cuốn.

Các biên tập viên lạc quan quá mức trong ví dụ này đã xử lý từng dự án của họ theo mức trung bình như trên. Tình trạng này cũng rất thường gặp ở các công ty. Hai tác giả Dan Lovallo và Daniel Kahneman đã đề xuất một phương pháp vô hiệu hóa vấn đề này: dự báo loại tham khảo. Phương pháp này đòi hỏi những người dự báo phải thực hiện những điều sau:

1. Xác định loại tham khảo của các dự án tương tự trước đây có kết quả rõ ràng.

2. Xác định việc phân phối các kết quả cho những dự án này dọc theo một thể liên tục từ cao đến thấp.

3. Đặt dự án đang được xem xét vào điểm phù hợp dọc theo sự phân phối đó.

Trong ví dụ trên, một biên tập viên muốn dùng phương pháp dự báo loại tham khảo để ước tính doanh số theo đơn vị sản phẩm hợp lý trong năm đầu cho một cuốn sách mới, chẳng hạn như về đề tài quản lý nguồn nhân lực, sẽ làm như sau: Trước hết, cô sẽ xác định loại tham khảo của các dự án tương tự trước đây, trong trường hợp này là các sách đã xuất bản về quản lý nguồn nhân lực. Sau đó cô sẽ xác định sự phân phối các kết quả cho những cuốn sách này bằng cách tham khảo các số liệu doanh số.

Việc chọn loại tham khảo đóng vai trò quan trọng và nên được thực hiện thận trọng. Giả sử rằng nhà xuất bản này đã in sáu cuốn sách về quản lý nguồn nhân lực trong vài năm gần đây. Doanh số tính theo đơn vị sản phẩm năm đầu của chúng, xếp theo thứ tự số lượng như sau:

A. 3.800

B. 4.650

C. 6.100

D. 6.950

E. 8.200

F. 8.800

Phạm vi ở đây dao động từ mức thấp nhất là 3.800 đến mức cao nhất là 8.800. Doanh số đơn vị sản phẩm trung bình trong năm đầu cho loại tham khảo này là 6.417, và sự phân phối quanh mức trung bình này là khá bình thường, tức là chúng ta không có doanh số quá thấp và doanh số quá cao.

Cuối cùng, người biên tập sẽ cố đặt cuốn sách nguồn nhân lực mà cô hy vọng sẽ xuất bản vào một điểm phù hợp trong sự phân phối đó. Một cách để làm điều đó là hãy đơn giản sử dụng luôn con số trung bình cho loại tham khảo - 6.417 - như ước tính. Một phương pháp thận trọng hơn là điều chỉnh dựa trên các phẩm chất riêng của cuốn sách mới. Ví dụ, nhà biên tập có thể nói: "À, cuốn sách mới này gần giống với cuốn sách D; nó cũng nhắm đến cùng một đối tượng độc giả và cùng đề tài". Sau đó cô sẽ xem xét các yếu tố khác khi điều chỉnh dự báo của cô cao hơn hay thấp hơn so với cuốn sách D. "Tôi nghĩ là chúng ta có thể mong đợi doanh số cao hơn từ cuốn sách mới này vì tác giả của nó nổi tiếng hơn là tác giả của cuốn sách D, và hãng tư vấn của ông ta đang lập kế hoạch thuê một chuyên gia quảng cáo cũng như thực hiện các hình thức marketing khác. Vì thế tôi ước tính in 8.000 bản cho năm đầu tiên".

Rõ ràng là vẫn có chỗ để xu hướng lạc quan chen vào, vì thế những người khác có thể chất vấn người biên tập về các lý do khiến cô đưa ra dự báo doanh số trên mức trung bình cho cuốn sách mới. Bạn có thể chú ý rằng có sự kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật trong phương pháp dự báo loại tham khảo này. Phương pháp này không hẳn là hoàn hảo nhưng vẫn là một cách hiệu quả để giải quyết sự không chắc chắn và giảm nguy cơ phụ thuộc vào sự lạc quan quá mức của một vài cá nhân.

Nguồn: Kỹ năng ra quyết định - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to