Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong phát biểu chỉ đạo tại buổi làm việc - Ảnh: TỰ TRUNG

Giới thiệu với lãnh đạo TP, đại diện Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) cho biết hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin phòng họp không giấy được xây dựng nhằm mục tiêu giảm văn bản hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác.

Ứng dụng này bao gồm: hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện nhiệm vụ và hệ thống phiên họp không giấy tờ.

Hệ thống được vận hành như sau: trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp…

Trong phiên họp, lãnh đạo và các thành viên trao đổi, tương tác nội dung, thực hiện biểu quyết (nếu cuộc họp có yêu cầu biểu quyết), kết thúc cuộc họp bộ phận tổng hợp phụ trách sẽ cập nhật kết luận cuộc họp. 

Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa.

Còn ứng dụng "giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo quy trình làm việc bài bản và chính xác. 

Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng này còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động.

Đặc biệt, theo VNPT, ứng dụng giao việc tức thời còn được cung cấp môi trường bảo mật. Các dữ liệu đều được lưu và bảo mật tại Trung tâm dữ liệu của VNPT. 

Sử dụng ứng dụng này, cấp lãnh đạo có thể phân loại, giao việc, quản lý hồ sơ công việc và tiến độ thực hiện. 

Các nhân viên sẽ được hệ thống trả thông tin về và sắp xếp lịch công việc, nhắc những việc sắp đến hạn hoàn thành...

Chủ tịch UBND TP Nguyễn Thành Phong cho biết chủ trương của TP là đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công việc, phục vụ tốt nhất cho người dân, doanh nghiệp. 

Ông Phong đề nghị các sở, ngành chức năng nghiên cứu, cho ý kiến góp ý đối với mô hình của VNPT giới thiệu, trong đó nghiên cứu tính khả thi để tham mưu lãnh đạo TP xem xét quyết định triển khai trong thời gian sớm nhất.