Du khách Việt trải nghiệm trang phục truyền thống tại Nhật Bản - hành trình đáng nhớ bắt đầu từ một bộ hồ sơ visa được chuẩn bị kỹ lưỡng - Ảnh: DNCC

Đủ giấy tờ vẫn có thể trượt

Chị Minh Anh (TP.HCM) cho biết từng chuẩn bị khá kỹ hồ sơ khi xin visa du lịch tự túc đến Nhật Bản, từ giấy tờ cá nhân, xác nhận công việc đến sổ tiết kiệm và lịch trình chuyến đi.

Tuy nhiên, sau khi nộp hồ sơ thông qua một công ty du lịch được ủy thác, chị nhận phản hồi hồ sơ chưa đạt yêu cầu. ‘Tôi nghĩ chỉ cần chuẩn bị đủ theo checklist (danh sách kiểm tra) xin visa là được, nhưng thực tế không đơn giản như vậy’, chị chia sẻ.

Qua rà soát, vấn đề nằm ở cách xây dựng thông tin trong hồ sơ visa du lịch. Lịch trình di chuyển giữa nhiều thành phố nhưng chưa thể hiện rõ phương tiện và thời gian lưu trú, khiến kế hoạch chuyến đi thiếu tính thuyết phục.

Theo ghi nhận, đây là tình trạng không hiếm gặp. Nhiều người xin visa chỉ tập trung chuẩn bị đủ giấy tờ theo checklist xin visa mà chưa chú ý đến sự liên kết giữa các thông tin trong hồ sơ.

Nhóm du khách check-in tại Tokyo Skytree (Nhật Bản) - điểm đến quen thuộc nhưng không phải ai cũng dễ dàng đặt chân tới nếu hồ sơ visa thiếu nhất quán - Ảnh: DNCC

Sai sót nhỏ trong thủ tục xin visa du lịch

Bên cạnh vấn đề về lịch trình, một số chi tiết nhỏ trong thủ tục xin visa du lịch cũng có thể ảnh hưởng đến kết quả xét duyệt.

Trường hợp của chị Minh Anh cho thấy trong thời gian chờ xét duyệt, việc thay đổi booking khách sạn nhưng không cập nhật lại hồ sơ đã khiến thông tin không còn nhất quán. Những sai lệch này có thể bị phát hiện khi cơ quan xét duyệt kiểm tra lại.

Ngoài ra, các lỗi như điền thiếu thông tin, sử dụng giấy tờ chưa đúng yêu cầu hoặc không kiểm tra lại hồ sơ trước khi nộp cũng là nguyên nhân khiến nhiều hồ sơ bị từ chối.

Theo các đơn vị tư vấn, trong đó có TransViet Travel - một trong những đơn vị được ủy thác tiếp nhận hồ sơ visa Nhật, phần lớn hồ sơ bị đánh giá thấp không phải vì thiếu điều kiện, mà do sai sót trong quá trình chuẩn bị hoặc thiếu sự nhất quán giữa các thông tin.

Tài chính, lịch trình và bài học rút ra

Yếu tố tài chính cũng là nội dung cần lưu ý trong hồ sơ visa du lịch. Trường hợp của chị Minh Anh cho thấy dù có sổ tiết kiệm, nhưng việc chưa giải trình rõ nguồn thu nhập khiến hồ sơ chưa đủ thuyết phục.

Du khách Việt tham quan làng cổ Shirakawa-go - lịch trình rõ ràng, hợp lý là yếu tố quan trọng giúp tăng tính thuyết phục khi xin visa Nhật - Ảnh: DNCC

Theo các đơn vị tư vấn, người xin visa thường có xu hướng tập trung vào số dư tài khoản, trong khi cơ quan xét duyệt lại đánh giá cao sự phù hợp giữa tài chính, công việc và kế hoạch chuyến đi.

Đối với visa Nhật Bản, lịch trình cần thể hiện rõ điểm đến, thời gian lưu trú và phương tiện di chuyển. Việc chuẩn bị lịch trình cụ thể không chỉ giúp hồ sơ rõ ràng hơn mà còn thể hiện mức độ nghiêm túc của người xin visa.

Hiện nay, người Việt Nam khi xin visa Nhật phải nộp hồ sơ thông qua các công ty du lịch được ủy thác. Một số người lựa chọn sử dụng dịch vụ từ TrustVisa hoặc TransViet để được hỗ trợ rà soát hồ sơ. Tuy nhiên, theo các đơn vị này, kết quả xét duyệt vẫn phụ thuộc vào tính chính xác và minh bạch của thông tin.

Sau khi điều chỉnh lại hồ sơ, bổ sung lịch trình chi tiết và đảm bảo các thông tin thống nhất, hồ sơ xin visa Nhật Bản của chị Minh Anh đã được chấp thuận ở lần nộp tiếp theo.

Từ những trường hợp tương tự, có thể rút ra một số kinh nghiệm xin visa:

- Hồ sơ cần đảm bảo tính logic, không chỉ đầy đủ giấy tờ,

- Lịch trình phải rõ ràng, có tính khả thi,

- Tài chính cần hợp lý và có thể giải trình,

- Thông tin cần thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.

Những kinh nghiệm này không chỉ áp dụng với visa Nhật mà còn có thể tham khảo khi xin visa Hàn Quốc hoặc các thị trường có yêu cầu tương tự.