Phóng to

TTO - Số lượng thành viên trong nhóm phụ thuộc vào mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm. Bạn chỉ nên quy tụ vừa đủ thành viên để thực hiện công việc và không vượt quá con số đó. Nếu có quá ít người, nhóm sẽ bị chậm tiến trình và có thể sẽ không hội đủ các kỹ năng cần thiết.

Ngược lại, khi có quá nhiều người, tiến trình cũng sẽ chậm lại vì các thành viên phải bỏ ra nhiều thời gian và công sức vào việc giao tiếp và điều phối. Ngoài ra, sự tận tâm cũng là một vấn đề. Sự tận tâm của cá nhân đối với nhóm và mục tiêu của nhóm thường có xu hướng giảm khi nhóm bổ sung quá nhiều người mới.

Hai tác giả Jon Katzenbach và Douglas Smith trình bày một số dấu hiệu sau để nhận biết mức độ vừa phải xét về mặt quy mô của nhóm:

• Nhóm có thể tập .;lhợp dễ dàng

• Các thành viên có thể giao tiếp thoải mái và thường xuyên

• Không cần bổ sung thêm người để thực hiện công việc.

Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm

• Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn đã định

• Chia sẻ những mối quan tâm và cả những điều không hài lòng với trưởng nhóm và các thành viên khác

• Giúp đỡ trưởng nhóm và các thành viên khác

• Hỗ trợ người khác và yêu cầu sự giúp đỡ khi cần thiết.

Ban chỉ đạo dự án

Các cấp bậc giám sát và thẩm quyền khác nhau của một dự án được gọi là ban chỉ đạo dự án. Trong hình 2-1, ban chỉ đạo này nằm ở ô mà lẽ ra là vị trí của nhà tài trợ. Trên thực tế, trong những dự án có ban chỉ đạo, nhà tài trợ cũng là một thành viên của ban chỉ đạo cùng với các thành phần liên quan chủ yếu khác. Ban chỉ đạo dự án có những vai trò sau:

• Phê chuẩn bản tuyên bố của dự án

• Đảm bảo các nguồn lực cung cấp cho dự án

• Xem xét và giải quyết mọi yêu cầu thay đổi liên quan đến các yếu tố chính của dự án, như các kết quả cần đạt được, lịch trình và ngân sách.

Ban chỉ đạo dự án có thẩm quyền cao nhất trong những vấn đề này. Việc thành lập ban chỉ đạo là một ý tưởng hay trong trường hợp nhiều công ty đối tác, phòng ban hoặc cá nhân khác nhau có quyền lợi thiết thực trong dự án. Ban chỉ đạo là đại diện chung cho những quyền lợi khác nhau này. Theo cách hiểu thông thường, ban chỉ đạo có ưu thế hơn khi giải quyết vấn đề của những dự án phức tạp, dự án liên phòng ban hoặc công ty. Tương tự, ban chỉ đạo rất cần thiết khi dự án có thể phát sinh nhiều yêu cầu thay đổi liên quan đến kết quả cần đạt được, lịch trình và ngân sách.

Tuy nhiên, ban chỉ đạo dự án lại liên quan đến cấp giám sát khác và các cuộc họp của ban chỉ đạo sẽ làm mất thời gian của một số lãnh đạo hay cá nhân chủ chốt trong công ty. Vì thế, không nên lập ban chỉ đạo, nếu không thật sự cần thiết.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to