Phóng to

Mục đích của một kế hoạch hành động chính thức là để hai bên sẽ biết chính xác những phần việc được mong đợi, những nghĩa vụ cần thực hiện, và sự thành công được đánh giá như thế nào. Kế hoạch này loại trừ khả năng một trong hai bên sẽ nói: “Ồ, đó không phải là những gì tôi dự tính” khi chương trình huấn luyện đã kết thúc.

Không phải mọi tình huống huấn luyện đều cần một kế hoạch hành động. Trong thực tế thì nhiều trường hợp có thể giải quyết một cách tự phát ngay tại chỗ, như trong ví dụ sau:

Harris trình cho Laura - cấp quản lý trực tiếp của mình - bảng tính kết quả bán hàng quý 2 năm 2004 của từng bộ phận bán hàng trong công ty, sắp xếp theo cột. Anh nói: “Đây là bản nháp của báo cáo doanh số. Tôi có thể giao cho cô một bản hoàn chỉnh chiều nay”.

Laura nhìn lướt qua bản báo cáo. Cô nói: “Bản báo cáo tương đối ổn, nhưng tôi có một đề nghị: Bản báo cáo này sẽ giá trị hơn nếu đối với từng khu vực, anh thêm một cột thể hiện doanh số quý của năm trước, và một cột khác thể hiện tỷ lệ thay đổi giữa năm nay và năm ngoái. Để tôi giải thích cho anh rõ.”

Sau đó Laura lấy bút chì vẽ một cột với tiêu đề Doanh số quý 3-2004 và một cột khác có tên là Tỷ lệ thay đổi. Cô hỏi: “Anh có thấy thông tin bổ sung này hữu ích cho bất kỳ ai phân tích doanh số của chúng ta không?”. Harris gật đầu đồng ý. “Vậy bây giờ anh có biết tìm doanh số của năm ngoái theo khu vực ở chỗ nào không?”

Laura tiếp tục thảo luận về những báo cáo số liệu như thế này, về cách những người ra quyết định của công ty sử dụng chúng, và về việc những dữ liệu có thể so sánh này sẽ giúp các nhà quản lý như thế nào trong việc tính toán kết quả kinh doanh tương lai.

Trong ví dụ này, nhà quản lý không triển khai một kế hoạch hành động, vì cô đã nhìn thấy cơ hội huấn luyện nên thực hiện ngay tại chỗ. Hãy lưu ý cách cô khen ngợi bản nháp của nhân viên này trước khi đề nghị cách thức cải thiện. Sau đó cô minh họa sự cải thiện mà cô muốn và giải thích về việc sự cải thiện này sẽ làm cho bản báo cáo của nhân viên có giá trị hơn như thế nào. Đây chính là phương pháp huấn luyện tại chỗ, và thường là phương pháp huấn luyện hiệu quả nhất.

Với những tình huống huấn luyện có các mục tiêu lớn, kết quả đạt được sẽ cao hơn nhờ bản kế hoạch hành động. Một ví dụ rõ ràng là khi cấp dưới phải nâng năng lực thực hiện lên mức tiêu chuẩn cao hơn trong một thời hạn xác định hoặc để giảm thiểu rủi ro. Ví dụ khác là khi bạn đang cố phát triển các kỹ năng của một nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc hay để thăng tiến. Hãy xem trường hợp của Harris. Anh cần phải thành thạo hơn trong việc sử dụng phần mềm trình bày và lập bảng tính của công ty để có thể thăng tiến. Trong trường hợp này, kế hoạch hành động nhiều khả năng sẽ bao gồm:

* Xác định tình hình hiện tại. Harris hiện chỉ có kiến thức sơ đẳng về DigitCalc – một chương trình lập bảng tính chính thức của công ty, và chưa bao giờ sử dụng phần mềm trình diễn bằng đồ họa CompuPoint. Khả năng sử dụng những chương trình này để phân tích thị trường và để trình bày trước cấp quản lý là điều kiện bắt buộc cần thiết để tiến lên vị trí trợ lý phân tích thị trường.

* Các mục tiêu cụ thể. Ở mức độ tối thiểu, sự thành thạo trong việc sử dụng các chương trình này sẽ được chứng minh qua khả năng tập hợp dữ liệu phân khúc thị trường vào một bảng tính, chuyển số liệu đó thành đồ thị thanh và đồ thị tròn, và truyền đạt chính xác tất cả các dữ liệu đó bằng các bản thuyết trình với CompuPoint.

* Lịch trình. Trong kế hoạch hành động, người huấn luyện và cấp dưới nhất trí về một số mốc tiến bộ. Ví dụ:

* Đến ngày 15 tháng 3, Harris sẽ chứng minh sự sử dụng thành thạo DigitCalc. Đến ngày 15 tháng 4, anh sẽ chứng minh sự sử dụng thành thạo CompuPoint.

* Đến ngày 15 tháng 5, anh sẽ thực hiện một bài thuyết trình mẫu có sử dụng hai chương trình này và dữ liệu nghiên cứu thị trường thực tế.

* Các bước hành động. Harris sẽ dùng các tài liệu hướng dẫn mà Mark Lange đề xuất, và sẽ chuẩn bị một loạt bài thuyết trình có sử dụng các chương trình và dữ liệu thị trường hiện tại.

* Kết quả mong đợi. Những bước hành động và các mốc thời gian này sẽ dẫn đến việc sử dụng thành thạo và sẵn sàng bước lên vị trí cấp bậc cao hơn.

* Vai trò của người huấn luyện. Mark sẽ họp với Harris theo định kỳ để huấn luyện và nhận xét về tiến bộ của Harris trong việc hướng đến mục tiêu. Anh cũng sẽ giúp Harris có được sự hỗ trợ kỹ thuật từ phòng công nghệ thông tin nếu cần thiết.

Người huấn luyện không nên luôn là người soạn thảo kế hoạch hành động. Nhân viên nên được tạo cơ hội để soạn thảo một kế hoạch nhằm khắc phục những nhược điểm trong năng lực thực hiện. Hãy hỏi những câu tương tự như: “Trong trường hợp này, anh sẽ đề xuất những giải pháp gì?”. Việc đưa bóng sang phần sân của nhân viên sẽ khiến họ có trách nhiệm và tận tâm hơn với những giải pháp của mình. Khi nhân viên mô tả kế hoạch giải quyết của mình, hãy thách thức các giả định và đưa ra ý tưởng để kế hoạch hiệu quả hơn. Nếu nhân viên không thể đưa ra một kế hoạch đáng tin cậy, bạn phải có phương pháp chủ động hơn. Trong bất kỳ trường hợp nào, luôn phải tìm kiếm sự nhất trí và cam kết từ nhân viên đối với mỗi phần trong kế hoạch.

Nguồn: Huấn luyện và truyền kinh nghiệm - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to