Thứ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Thanh Tịnh đã ký ban hành quyết định số 3458 về việc công bố dữ liệu hộ tịch và hướng dẫn kết nối, khai thác sử dụng dữ liệu hộ tịch thay thế giấy tờ trong giải quyết thủ tục hành chính.

Loạt giấy tờ hộ tịch được dùng dữ liệu điện tử thay bản giấy

Theo đó, các dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đủ điều kiện khai thác, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ thủ tục hành chính gồm: giấy khai sinh/bản sao giấy khai sinh, trích lục khai sinh; giấy chứng nhận kết hôn/bản sao trích lục kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; trích lục khai tử/giấy chứng tử/bản sao trích lục khai tử.

Các giấy tờ hộ tịch khác gồm: trích lục đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc; trích lục đăng ký nhận cha, mẹ, con; giấy chứng nhận đăng ký nhận nuôi con nuôi; trích lục đăng ký giám hộ, trích lục đăng ký chấm dứt giám hộ, trích lục đăng ký giám sát giám hộ, trích ghi vào sổ hộ tịch việc khai sinh, trích lục ghi chú kết hôn, trích lục ghi chú ly hôn, trích lục ghi vào sổ việc hộ tịch khác.

Mục tiêu là thay thế hoặc cắt giảm thành phần hồ sơ trong các thủ tục hành chính bằng việc khai thác hoặc sử dụng dữ liệu tương ứng có trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

Yêu cầu đặt ra là tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin, các quy định về quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến dữ liệu, bí mật đời tư.

Ví dụ, khi người dân làm các thủ tục như đăng ký học, khám chữa bệnh, bảo hiểm, nhà đất, hôn nhân... cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ tra cứu thông tin hộ tịch thay vì yêu cầu bản giấy.

Đồng thời tuân thủ các quy định, hướng dẫn kỹ thuật về trao đổi dữ liệu và các nguyên tắc, quy định về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị...

Quyết định 3458 nêu rõ các trường thông tin được chia sẻ bao gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quê quán, số định danh cá nhân... của người đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.

Dữ liệu trên được chia sẻ để khai thác, sử dụng theo mức độ hoàn thiện của cơ sở dữ liệu theo quy định của Chính phủ về cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu.

Chuẩn bị kết nối dữ liệu hộ tịch điện tử trên toàn quốc

Để triển khai, Bộ Tư pháp yêu cầu bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm rà soát, tái cấu trúc quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý nhà nước của ngành, lĩnh vực.

Các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp tỉnh, UBND cấp xã trên cơ sở khai thác dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sử dụng thay thế giấy tờ trong thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 7 Nghị quyết 66.7/2025/NQ-CP.

Trên cơ sở tài liệu kết nối của Bộ Tư pháp điều chỉnh hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh, bảo đảm kết nối phù hợp để thực hiện khai thác dữ liệu hộ tịch theo yêu cầu quản lý nhà nước và theo quy định pháp luật.

Hiện Bộ Tư pháp đã ban hành tài liệu kết nối, khai thác chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, tỉnh và phụ lục một số vấn đề cần lưu ý trong quá trình triển khai.

Khi triển khai thực tế có thể xảy ra trường hợp Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không có thông tin mà công dân vẫn còn bản chính giấy tờ hộ tịch hoặc thông tin trong Cơ sở dữ liệu không thống nhất với giấy tờ người dân cung cấp.

Lúc này cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn công dân liên hệ với UBND cấp xã nơi đăng ký hộ tịch trước đây hoặc UBND cấp xã nơi cư trú để cập nhật, điều chỉnh thông tin.

Những giấy tờ tích hợp trên VNeID có thể thay thế bản cứng khi làm thủ tục

Một số giấy tờ đã được tích hợp trên VNeID, cho phép sử dụng thay thế bản cứng, giúp người dân thuận tiện hơn khi làm thủ tục hành chính, giảm thủ tục rườm rà.