Nhân sự bối rối với các quy trình và công cụ phần mềm mà công ty đã đầu tư

"Doanh nghiệp số" trước COVID đã hoạt động ra sao?

Khi nói đến công nghệ và số hóa, người ta nghĩ ngay đến công cụ, và chính vì thế mà hàng loạt các phần mềm, hệ thống quản lý quản lý quan hệ khách hàng CRM, phần mềm kế toán, phần mềm chấm công, phần mềm quản lý sản phẩm... ra đời và trở nên phổ biến. 

Hầu hết các nhà quản lý đều muốn chuyển đổi doanh nghiệp của mình để bắt kịp nhịp độ phát triển của thị trường trước cả khi dịch COVID diễn ra. Tuy nhiên, quy trình chuyển sang "doanh nghiệp số" lại đang được doanh nghiệp bắt đầu với việc mua công cụ.

Nhưng chuyển đổi số không bắt đầu từ công cụ, nó bắt đầu từ con người. Các nhà quản lý có tư duy, nhiệt huyết chuyển đổi là bước đầu tiên. 

Biến nó thành tư duy, hành động chung của cả tập thể nhân viên mới là bước tiếp theo. Việc áp dụng các công cụ kỹ thuật vào quy trình làm việc mà chưa có được sự nhất quán từ nhân sự sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng chuyển đổi số "nửa vời" và tốn đến hàng tỷ đồng mà không đem lại hiệu quả.

Rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải vấn đề như vậy, các hệ thống quản lý CRM được các nhà quản lý dồn tâm huyết, xây dựng và tạo ra quy trình chuẩn. Nhưng chương trình không chạy được trơn tru vì những lý do đến từ phía nhân sự như: quên không báo cáo, không biết sử dụng, báo cáo mất thời gian, nhập dữ liệu quá lằng nhằng,...

Tất cả những lý do trên đều có thể nhìn thấy được như sự thiếu thống nhất giữa mong muốn của nhà quản lý và quá trình thực hiện của nhân sự.

COVID, giãn cách đã giúp các doanh nghiệp nhìn rõ sự bất cập trong quy trình hơn bao giờ hết. Con người chưa sẵn sàng, vậy công cụ sẽ áp dụng ra sao? Làm việc tại nhà - WFH đã khiến cho các doanh nghiệp trở nên lúng túng và nhận ra, đã đến lúc phải "biến đổi" góc nhìn và thích nghi.

Doanh nghiệp số bắt đầu từ con người số

Cho dù công nghệ phát triển đến đâu, cốt lõi của một tổ chức vẫn là con người. Giống như việc xây nhà mà không xây móng, nhà quản lý cần hiểu rằng đích đến là thứ rất to lớn, nhưng nhân sự lại quan tâm những điều cơ bản:

1. Tôi cần người hướng dẫn cho tôi từng bước từ số 0

2. Tôi cần phần mềm này giúp tôi tránh sai sót, công việc trở nên dễ dàng hơn

3. Tôi cần công cụ này thực sự giúp tôi rút ngắn thời gian làm việc

Giống như việc chuyển từ đi xe đạp sang đi xe máy, biết rằng đó là phương tiện tới đích nhanh hơn, nhưng xe máy phải có người hướng dẫn thời gian đầu, phải dễ sử dụng thì nhân sự mới sẵn sàng chuyển đổi. 

Vậy móng nhà chính là tư duy nhân sự, và cần tháo gỡ những khó khăn của nhân sự khi họ đồng lòng chuyển từ doanh nghiệp thường sang doanh nghiệp số. Khi ban lãnh đạo làm rõ được việc dùng công cụ sẽ giúp cho công việc chuyên môn được trơn tru, hiệu suất làm việc được nâng cao hơn, bí quyết để xây dựng doanh nghiệp số là bắt đầu từ xây dựng con người số.

Một phần mềm đào tạo trực tuyến sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong 2 vấn đề: Một là dùng công cụ để đào tạo nhân sự về cách dùng công cụ sẽ đem lại cho nhân sự cái nhìn rõ ràng về hiệu quả của việc chuyển đổi bắt đầu ngay từ việc học tập của riêng họ. Hai là đào tạo trực tuyến sẽ giúp doanh nghiệp duy trì được việc đào tạo nhân viên ngay cả trong hoàn cảnh như giãn cách vừa qua. 

Càng vào lúc thị trường biến động thì các nhà quản lý càng nên chú trọng vào việc phát triển con người, để họ có thể thích nghi với hoàn cảnh và khi mọi thứ quay trở lại, nhân sự đã bắt kịp với nhịp độ mà không bị chững lại.

Giao diện học tập của nhân sự trên phần mềm đào tạo nội bộ trực tuyến CLS E-learning

Một phần mềm đào tạo trực tuyến sẽ hoạt động như thế nào? Với nhân sự mới vào: Họ cần học về ngành nghề, về sản phẩm, về các quy trình, quy định chung của công ty, CLS E-learning đóng gói tất cả những kiến thức đó thành bài giảng online, thay vì mất gấp đôi thời gian tổ chức và trực tiếp giảng dạy, quản lý có thời gian cho công việc, nhân sự tự chủ động học và ôn tập bằng hệ thống E-learning.

Nhân sự dễ dàng sử dụng các phần mềm phụ trợ: thay vì ít nhất 1 người 1 hướng dẫn nhân sự mới cách nhập các trường dữ liệu lên hệ thống quản lý khách hàng, cách phân loại và thay đổi tồn kho sản phẩm trên phần mềm quản lý sản phẩm, cách sử dụng phần mềm chấm công online… 

Tất cả những kiến thức đó, nhà đào tạo hãy chỉ hướng dẫn 1 lần và ghi hình lại, đưa lên hệ thống đào tạo nội bộ trực tuyến CLS E-learning, nhân sự mới vào học theo các hướng dẫn thao tác đó là có thể sử dụng được ngay, việc thao tác với phần mềm thật sự trở nên dễ dàng, nếu quên ở đâu, tua và học lại ở đó.

Hiện nay, doanh nghiệp nào ứng dụng công nghệ sớm, doanh nghiệp đó đi nhanh, doanh nghiệp nào rút ngắn thời gian nhân sự biết việc và hiểu việc, doanh nghiệp đó luôn ở thế chủ động và tốc biến. Hãy thực sự suy nghĩ về việc đầu tư vào con người, để đạt được hiệu quả.