Phóng to

TTO - Hãy sẵn sàng bổ sung các thành viên mới, cũng như có thể nói lời cảm ơn và từ biệt với những người khác trong suốt quá trình tồn tại của nhóm. Các thành viên và kỹ năng mới có thể trở nên thiết yếu khi công việc thay đổi và nhóm đang tiến gần đến mục tiêu.

Hãy xem ví dụ sau về một nhóm chịu trách nhiệm thiết kế lại toàn bộ chức năng dịch vụ khách hàng của công ty. Ban đầu, đây chỉ là một nhóm nhỏ gồm năm thành viên. Sau năm đầu tiên, nhóm tuyển thêm năm thành viên nữa - mỗi người đều đại diện cho một dòng sản phẩm của công ty. Khi nhóm đã hoàn tất kế hoạch tái sắp xếp dịch vụ khách hàng, nhóm chuyển sang giai đoạn thực hiện. Lúc này, nhóm tuyển thêm những người đóng vai trò chính yếu để thực hiện kế hoạch.

Một điểm cần thận trọng khi bổ sung hay loại bớt thành viên là các thành viên phải từng bước điều chỉnh bản thân cho phù hợp với phong cách làm việc của nhóm. Họ tìm kiếm những cách thức hiệu quả trong việc ra quyết định cũng như giao tiếp với các thành viên khác. Họ đồng nhất khái niệm nhóm với các thành viên còn lại. Mối liên kết này suy yếu khi có quá nhiều người tham gia rồi lại rời khỏi nhóm. Những người ở lại sẽ phải bỏ nhiều thời gian để định hướng các thành viên mới và học cách hợp tác với họ, chưa kể thành viên cũ còn phải bỏ nhiều thời gian hơn để tìm cách lấp đầy chỗ trống do những thành viên đã rời khỏi nhóm để lại. Vì thế, bạn hãy hạn chế sự thay đổi thành viên ở mức thấp nhất có thể.

Khi một ứng viên cho vị trí thành viên mới trong nhóm đã được xác định, nhóm nên thảo luận với nhà tài trợ về sự đóng góp mà người này có thể mang lại cho nhóm. Ngoài ra, bạn cũng nên tham khảo ý kiến cấp trên trực tiếp của ứng viên này, vì việc tham gia vào nhóm sẽ lấy bớt thời gian mà người đó dành cho những nhiệm vụ thường nhật của mình. Khi có được sự nhất trí của tất cả các bên, bạn có thể mời ứng viên này tham gia vào nhóm.

Số lượng thành viên trong nhóm

Số lượng thành viên trong nhóm phụ thuộc vào mục tiêu và nhiệm vụ của nhóm. Nhìn chung, nhóm nhỏ với từ năm đến mười thành viên sẽ hiệu quả nhất khi nhiệm vụ phức tạp và đòi hỏi các kỹ năng đặc biệt. Những nhóm lớn hơn (lên đến 25 người) có thể hiệu quả nếu nhiệm vụ tương đối đơn giản và các thành viên trong nhóm đồng ý giao nhiệm vụ cho những nhóm nhỏ hơn khi cần thiết. Việc nhóm có thành viên là số lẻ có thể sẽ thuận lợi cho việc ra quyết định vì các cuộc biểu quyết trên nguyên tắc đa số sẽ không bao giờ cho ra tỉ số hòa.

Số lượng thành viên trong nhóm chỉ nên vừa đủ để thực hiện công việc. Nếu quá ít người, tiến trình công việc sẽ bị chậm lại và nhóm có thể sẽ thiếu các kỹ năng cần thiết. Ngược lại, khi có quá nhiều người, tiến trình cũng sẽ chậm lại vì mọi người phải bỏ nhiều thời gian và công sức để giao tiếp và điều hành. Ngoài ra còn có vấn đề liên quan đến thái độ tận tâm: sự tận tâm của cá nhân đối với nhóm và mục tiêu của nhóm thường có xu hướng giảm khi nhóm được bổ sung quá nhiều người.

Hai tác giả Jon Katzenbach và Douglas Smith trình bày một số dấu hiệu sau để nhận biết mức độ vừa phải xét về mặt quy mô của nhóm :

* Nhóm có thể tập hợp dễ dàng và thường xuyên.

* Các thành viên có thể giao tiếp tự nhiên và thân thiện.

* Không cần bổ sung người nào để thực hiện công việc.

Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm

* Hoàn tất mọi nhiệm vụ được giao đúng thời hạn đề ra.

* Truyền đạt những điều chưa hài lòng và những mối quan tâm liên quan đến nhóm với trưởng nhóm và các thành viên khác.

* Hỗ trợ trưởng nhóm và tất cả các thành viên khác.

* Hỗ trợ mọi người khi họ cần giúp đỡ và sẵn sàng yêu cầu giúp đỡ khi cần.

Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to