Áp lực chi phí khiến hộ kinh doanh 'chần chừ' với hóa đơn điện tử

(KTSG Online) – Sau gần 3 tháng áp dụng nghị định 70 về hóa đơn điện tử (HĐĐT), nhiều hộ kinh doanh đã bắt đầu triển khai, song không ít vẫn chần chừ do chi phí tăng và vướng mắc công nghệ. Giới chuyên gia và nhà cung cấp giải pháp cho rằng thị trường cần thêm thời gian để thích ứng và thấy rõ lợi ích dài hạn.

• Hộ kinh doanh vẫn loay hoay với hóa đơn điện tử
• Cần biết gì về hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ?

"Bài toán kép" của hộ kinh doanh áp dụng HĐĐT 

Theo số liệu từ cơ quan thuế, từ ngày 1-6-2025, khoảng 270.000 hộ kinh doanh trên cả nước thuộc diện phải áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Tuy nhiên, trong đó chỉ khoảng 37.000 hộ có doanh thu trên 1 tỉ đồng/năm, nhóm phải triển khai ngay, số còn lại sẽ được áp dụng theo lộ trình. Đến nay, đã có hơn 47.000 hộ đăng ký sử dụng, trong đó 10.000 hộ tự nguyện tham gia dù chưa bắt buộc. Những con số này vừa cho thấy nỗ lực của cơ quan thuế, vừa thể hiện nhận thức ngày càng tích cực của cộng đồng kinh doanh về tính minh bạch và lợi ích lâu dài của chuyển đổi số. Tuy nhiên, thực tế triển khai cũng bộc lộ không ít khó khăn. Trong hành trình chuyển đổi số, các hộ kinh doanh phải giải một bài toán kép vừa phải duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh hằng ngày, vừa phải đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ về hóa đơn, kê khai và kế toán theo các quy định mới. Nhiều hộ còn gặp lúng túng trong việc phát hành hóa đơn điện tử, xác định thuế suất chuẩn xác và lựa chọn mô hình nộp thuế phù hợp. Đây là thách thức không nhỏ, nhất là với các tiểu thương, hộ kinh doanh nhỏ lẻ hoặc ở vùng sâu vùng xa, nơi điều kiện công nghệ và hạ tầng chưa đồng đều, bà Vũ Thị Hiền, Giám đốc Khối Tài chính số, kiêm Giám đốc Dự án phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice, Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo giải thích. Theo ông Đỗ Duy Thanh, Giám đốc Công ty tư vấn FnB Director và Horeca Business School, sau vài tháng triển khai hộ kinh doanh được chia thành ba nhóm: dưới 1 tỉ đồng/năm chưa dùng máy tính tiền (lo ngại chi phí, chờ hướng dẫn); dưới 1 tỉ đồng/năm đã dùng máy tính tiền nhưng phần lớn chưa phát hành hóa đơn điện tử; và trên 1 tỉ đồng/năm là nhóm bắt buộc đã dần đi vào ổn định. Với hộ doanh thu dưới 100 triệu đồng/tháng, chi phí đầu tư cho phần mềm, chữ ký số và kế toán ngoài vào khoảng 5,5-6,5 triệu đồng/năm, tương đương 1-2,5% doanh thu. Việc triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho thấy thách thức lớn nhất không nằm ở thao tác kỹ thuật mà ở chi phí vận hành. Thuế nộp cao hơn so với phương pháp khoán, giá vốn tăng do nhà cung cấp phải xuất hóa đơn, thêm vào đó là chi phí kế toán, phần mềm và chữ ký số. Các khoản phát sinh đồng loạt này buộc nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ phải tính đến việc điều chỉnh giá bán để bù đắp.

Hiện tại, người tiêu dùng cảm nhận rõ nhất là giá tăng. Bình quân giá dịch vụ và hàng hóa tăng 3-5%, có nơi 7-10% vì chi phí hệ thống và giá vốn đầu vào đều tăng. Tuy nhiên, ở chiều ngược lại, khách hàng cũng cảm nhận được sự minh bạch từ việc thay vì “tính tiền miệng” thì nay có hóa đơn điện tử rõ ràng. Điều đó tạo sự yên tâm, đặc biệt với khách hàng trẻ vốn quen với chuẩn mực mua sắm hiện đại, ông Thanh nói thêm. Được biết, trong 6 tháng đầu năm nay, hơn 31.400 cơ sở kinh doanh ở TPHCM đã xuất 616 triệu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho thấy cường độ xuất hóa đơn đã thành “thói quen vận hành” ở nhóm tuân thủ sớm. Ông Nguyễn Thái Bình, Giám đốc Học viện Concepts (VCS), chuyên gia trong lĩnh vực F&B nói trong bối cảnh chi phí nguyên liệu, nhân công và mặt bằng gia tăng, ngành F&B vốn nhạy cảm với mọi gánh nặng mới. Theo Báo cáo thị trường Kinh doanh Ẩm thực Việt Nam 2024, khảo sát cho thấy gần một nửa doanh nghiệp sẽ tăng giá trong năm 2025 để bù chi phí, trong khi người tiêu dùng lại có xu hướng thắt chặt chi tiêu, chỉ ưu tiên “giá trị tối ưu”. Điều này khiến nhiều hộ kinh doanh lựa chọn các gói giải pháp hóa đơn điện tử rẻ và đủ dùng thay vì đầu tư mạnh tay. Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang dần thay đổi hành vi tiêu dùng. Quy trình gọn nhẹ, không bắt buộc cung cấp thông tin cá nhân và có thể gửi qua link, QR hoặc email giúp rút ngắn thời gian chờ, tạo trải nghiệm thuận tiện hơn. Cùng lúc, HĐĐT trở thành cam kết minh bạch, gắn với chất lượng và nguồn gốc nguyên liệu rõ ràng, khiến người mua thêm an tâm khi chi tiêu. Chính sự minh bạch này cũng thúc đẩy xu hướng dịch chuyển từ cửa hàng nhỏ lẻ sang hệ thống, chuỗi F&B với quy trình chuẩn hóa, qua đó củng cố niềm tin của khách hàng vào điểm bán.

Thêm giải pháp hỗ trợ đồng bộ

Anh Minh Tài, chủ một quán ẩm thực tại TPHCM, cho biết sau vài tháng áp dụng hóa đơn điện tử và máy tính tiền, quy trình không quá phức tạp nhưng chi phí phát sinh trở thành gánh nặng. Các hộ đã đầu tư phần mềm, chữ ký số, thiết bị nhưng chưa dám tăng giá vì lo ngại khách giảm chi tiêu. Theo anh, công cụ mới giúp quản lý doanh thu minh bạch, tránh thất thoát, song nhiều khách hàng vẫn còn bỡ ngỡ khi được yêu cầu xuất hóa đơn, khiến hộ kinh doanh phải giải thích thêm. Trong bối cảnh này, họ mong các nhà cung cấp giải pháp công nghệ có gói dịch vụ linh hoạt, chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật sát sao hơn để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi. Từ đây đến cuối năm, các sản phẩm tại quán anh sẽ điều chỉnh giá bán lên 5%, bán trên các app giao hàng sẽ tăng giá nhỉnh từ 10-12% trên mỗi món. Nhiều đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ hiện đã tập trung vào việc tháo gỡ khó khăn cho hộ kinh doanh nhỏ. Trọng tâm là đơn giản hóa thao tác (bán hàng, thu tiền, xuất hóa đơn chỉ gói gọn trong vài bước), giảm chi phí bằng gói dịch vụ trả theo tháng đi kèm thiết bị, phần mềm, chữ ký số và đồng hành qua huấn luyện nhanh, video hướng dẫn cùng hỗ trợ 24/7. “Khi công nghệ thực sự “dễ – rẻ – gần”, hộ kinh doanh mới coi đó là công cụ hỗ trợ thay vì gánh nặng”, ông Duy Thanh nhấn mạnh. Bà Vũ Thị Hiền nói thêm Sapo hiện triển khai các giải pháp quản lý bán hàng kết hợp phát hành hóa đơn điện tử, kê khai và kế toán, nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh và doanh nghiệp tuân thủ quy định mới về thuế. Nền tảng này cung cấp phần mềm dành cho cả nhóm doanh nghiệp, hộ kinh doanh lớn lẫn ứng dụng di động cho tiểu thương, hộ nhỏ, với chi phí phù hợp và thao tác đơn giản. Trong 5 tháng gần đây, hàng chục nghìn hộ kinh doanh đã áp dụng hóa đơn điện tử thông qua các giải pháp này.

Phía đơn vị cũng đề xuất thêm từ kinh nghiệm triển khai, với cơ quan quản lý, cần tăng cường tập huấn cho hộ kinh doanh nhỏ và siêu nhỏ, trực quan hóa tài liệu hướng dẫn, đặc biệt ở khu vực nông thôn, vùng sâu vùng xa, đồng thời triển khai theo lộ trình mềm dẻo để tránh gây áp lực. Với nhà cung cấp giải pháp công nghệ, cần thiết kế dịch vụ phù hợp từng quy mô hộ, đơn giản hóa giao diện và tăng cường hỗ trợ sau bán hàng, giúp người dùng dễ thích nghi và vận hành ổn định. Ông Nguyễn Thái Bình, chuyên gia trong lĩnh vực F&B gợi ý thêm trong thời gian tới, các nhà cung cấp giải pháp công nghệ có thể đưa ra gói “siêu nhỏ” với chi phí dưới 199.000 đồng/tháng cho hộ doanh thu dưới 100 triệu đồng. Song song, cần tích hợp thanh toán đa kênh, quản trị bán hàng, kho, công nợ và có chính sách ưu đãi ban đầu như miễn phí số lượng hóa đơn trong 6 tháng đầu hoặc hỗ trợ thiết bị, giảm bớt rào cản chi phí, tạo điều kiện cho hộ kinh doanh nhỏ thuận lợi tham gia chuyển đổi số.