UBND TP.HCM vừa có văn bản chỉ đạo các sở, ngành, địa phương quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong trường hợp chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, tổ chức lại cơ quan, tổ chức.
Theo đó, Chủ tịch UBND TP.HCM yêu cầu các đơn vị khi bàn giao hồ sơ, tài liệu phải bàn giao đầy đủ, nguyên trạng toàn bộ hồ sơ về đơn vị mới, đảm bảo hoạt động tiếp nối liên tục, không gián đoạn. Đồng thời, làm rõ trách nhiệm của cá nhân được giao quản lý hồ sơ, tài liệu người đứng đầu đơn vị được bàn giao và tiếp nhận.
Các cơ quan, tổ chức mới phải tổ chức hội nghị bàn giao, tiếp nhận tài liệu, hồ sơ trước sự chứng kiến của cấp trên trực tiếp. Việc bàn giao phải kịp thời, có sự tham gia đầy đủ của cá nhân trực tiếp quản lý tài liệu, người đứng đầu tổ chức bàn giao và tiếp nhận.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũ phải có trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu; chỉ đạo việc lập, kiểm kê, thống kê hồ sơ và bàn giao cho đơn vị mới trong trường hợp chia tách, sáp nhập.
Người đứng đầu cơ quan mới có trách nhiệm bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận hồ sơ.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ, bảo đảm yêu cầu, chất lượng.
Cá nhân trong mỗi cơ quan, đơn vị trước khi chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị cũ.
Đối với hồ sơ, tài liệu giấy, cá nhân được giao quản lý phải có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm, bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
Đồng thời chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, kiểm kê, phân loại, thống kê thành mục lục, niêm phong tài liệu, nộp tài liệu cho người có trách nhiệm tại đơn vị cũ để bàn giao cho đơn vị mới.
Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử, cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống các thông tin còn thiếu.
Trường hợp doanh nghiệp giải thể, phá sản, phải chuyển giao hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho chủ sở hữu hoặc cơ quan đại diện chủ sở hữu của doanh nghiệp quản lý.
Trong quá trình chỉnh lý, sắp xếp tài liệu, các cơ quan, đơn vị cần chú ý đến các hồ sơ, tài liệu quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng, tài chính kế toán, thiết kế, kỹ thuật công trình, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và chế độ chính sách.
