Theo đó, Chi cục Văn thư-Lưu trữ thành lập từ tháng 7-2010 với chức năng giúp giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Kết quả kiểm tra phát hiện nhiều sai phạm liên quan đến tài chính. Cụ thể, trong công tác thu chi kinh phí hoạt động, đơn vị chưa mở đầy đủ các loại sổ sách kế toán theo quy định. Một số phiếu chi trên sổ quỹ tiền mặt chưa trùng khớp với sổ chi tiết hoạt động; khoán tiền điện thoại giai đoạn 2013-2016 cho hai phó chi cục trưởng chưa phù hợp theo quy định; cho nhiên liệu vượt định mức...
Đáng chú ý là đoàn kiểm tra phát hiện số tiền tỉ trong công tác quản lý thu chi kinh phí chỉnh lý. Theo đó, công tác thu chi chỉnh lý tài liệu lưu trữ của đơn vị chưa chặt chẽ, dẫn đến một số sai sót như qua kiểm tra việc đơn vị ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với các đơn vị thuê chỉnh lý tài liệu, số tiền chênh lệch tăng giữa hợp đồng thực tế và biên lai thuế năm 2012-2016 là trên 200 triệu đồng. Đối với nợ các phông lưu trữ chưa chỉnh lý, đơn vị không thể hiện trên sổ sách kế toán, không thể hiện mục chi số tiền hơn 154,6 triệu đồng. Do đó, đoàn kiểm tra đề nghị đơn vị phải nộp vào tài khoản tiền gửi của chi cục để thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý các phông còn nợ chưa chỉnh lý cho đối tác.
Chưa hết, qua kiểm tra việc thu từ chỉnh lý các phông tài liệu lưu trữ từ năm 2012 đến sáu tháng đầu năm 2017 của chi cục không thể hiện trên sổ sách kế toán, không thể hiện mục chi mà chi cục chỉ thể hiện số tiền bằng bản xác nhận tiền gửi tại Kho bạc Nhà nước. Số tiền chưa xác định được nội dung chi hơn 2,69 tỉ đồng. Đoàn kiểm tra xác định việc này chưa đúng Luật Ngân sách nhà nước và Luật Kế toán. Đoàn kiểm tra qua xác định thực tế các hợp đồng thuê khoán công việc để chỉnh lý các phông chỉnh tài liệu kết quả cho thấy 4/10 trường hợp khẳng định không có ký kết hợp đồng thuê khoán việc, chữ ký của bên nhận tài liệu thuê khoán không trùng khớp với chữ ký của biên bản xác minh thực tế.
Đoàn kiểm tra đã kiến nghị giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Hậu Giang có văn bản chỉ đạo kiểm điểm đối với tập thể và các cá nhân tại Chi cục Văn thư giai đoạn từ năm 2012 đến sáu tháng đầu năm 2017, khắc phục những sai sót tài chính liên quan phần thu chi kinh phí hoạt động...
Riêng phần kinh phí chỉnh lý tài liệu hồ sơ lưu trữ, trong đó có phần hơn 2,69 tỉ đồng do vượt quá thẩm quyền của Sở Nội vụ nên hiện sở này đã có văn bản báo cáo xin ý kiến chỉ đạo từ UBND tỉnh Hậu Giang.
