Bộ Công an vừa hoàn thành và đưa ra lấy ý kiến dự thảo Thông tư quy định về công tác tàng thư hồ sơ cư trú. Trong đó quy định cụ thể về nguyên tắc, phương pháp lập, sắp xếp, cập nhật, điều chỉnh, chuyển giao, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản tàng thư hồ sơ cư trú, ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác tàng thư hồ sơ cư trú.
Dự thảo quy định, tàng thư hồ sơ cư trú là nơi lưu trữ hồ sơ cư trú được quản lý theo quy định của pháp luật về lưu trữ, Thông tư này và các quy định khác của Bộ Công an.
Hồ sơ cư trú là tập hợp những giấy tờ, tài liệu phản ánh thông tin về từng cá nhân, từng hộ gia đình được thu thập, cập nhật thông qua công tác đăng ký, quản lý cư trú (đăng ký thường trú, xoá đăng ký thường trú, tách hộ, điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, hủy bỏ đăng ký thường trú) và các công tác nghiệp vụ của lực lượng Công an nhân dân.
“Hồ sơ cư trú được lưu trữ, bảo quản theo thời hạn quy định tại Thông tư số 60/2020 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chế độ hồ sơ nghiệp vụ trong lực lượng Công an nhân dân” – dự thảo của Bộ Công an nêu rõ.
Tàng thư hồ sơ cư trú do Công an huyện, quận, thị xã, TP thuộc tỉnh, TP thuộc TP trực thuộc trung ương lập, quản lý và bảo quản theo quy định.
Mỗi hộ gia đình, cá nhân đã đăng ký thường trú thì lập một hồ sơ cư trú. Thông tin của từng cá nhân, hộ gia đình phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào hồ sơ cư trú, bảo đảm phản ánh được sự thay đổi, biến động về cư trú của từng cá nhân, hộ gia đình.
Bộ Công an cũng đề xuất hồ sơ cư trú phải được quản lý tập trung, thống nhất trong tàng thư hồ sơ cư trú, bảo đảm an toàn về phòng cháy, chữa cháy.
Về nguyên tắc tàng thư hồ sơ cư trú, việc sắp xếp hồ sơ trong tàng thư hồ sơ cư trú phải gọn gàng, khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác.
Hồ sơ cư trú phải được cập nhật thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và được bảo vệ tuyệt đối an toàn; duy trì khai thác, sử dụng hiệu quả.
Ngoài ra, việc quản lý, sử dụng và khai thác tàng thư hồ sơ cư trú phải đúng mục đích. Thông tin, tài liệu trong hồ sơ cư trú chỉ được khai thác, sử dụng phục vụ cho công tác đăng ký, quản lý cư trú, công tác nghiệp vụ của ngành Công an, yêu cầu hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và của Bộ Công an.
Bộ Công an cũng đề xuất việc sử dụng phần mềm quản lý tàng thư hồ sơ cư trú trong hệ thống phần mềm Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc này sẽ giúp xây dựng cơ sở dữ liệu về hồ sơ cư trú phục vụ yêu cầu lưu trữ, quản lý, tra cứu thông tin, tài liệu trong hồ sơ cư trú được nhanh chóng, chính xác, đầy đủ bằng cơ sở hạ tầng thông tin.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tàng thư hồ sơ cư trú phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ, bảo đảm tính công khai, minh bạch, an ninh, an toàn, tiết kiệm và có hiệu quả; việc cung cấp, trao đổi thông tin phải phù hợp với quy định pháp luật về cư trú, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú và yêu cầu cải cách hành chính.
