Không còn phải chen chúc xếp hàng, dò dẫm từng bước điền giấy tờ như trước, người dân đến Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tân Mỹ, TP.HCM đang được trải nghiệm những lợi ích của công nghệ số trong việc giải quyết thủ tục hành chính.

Từ cuối tháng 7-2025, trung tâm đưa vào vận hành hệ thống hỗ trợ bằng mã QR và Trợ lý ảo “Sổ tay Dân hỏi - Chính quyền trả lời” trên nền tảng công nghệ thông minh.

Không gian hành chính thân thiện, hỗ trợ tận tình

Sáng cuối tuần, chị Thùy Trang (phường Tân Mỹ, TP.HCM) đến Trung tâm Phục vụ hành chính công để làm giấy khai sinh cho con. Vừa bước vào cửa, chị được các bạn đoàn viên thanh niên chủ động hỗ trợ, từ việc hồ sơ chuẩn bị cho đến quét mã QR để xem video hướng dẫn.

“Tôi từng mang tâm lý ngán ngại khi đi làm thủ tục hành chính vì sợ bị chờ đợi. Thế nhưng, bây giờ đã khác. Mọi thứ ở đây đều được bố trí khoa học, thân thiện, tối ưu hoá thời gian cho người đi làm thủ tục. Không gian thoải mái, có trà nước và quan trọng là có người hỗ trợ kịp thời” - chị chia sẻ.

Chị Trương Thị Hạnh đến làm thủ tục đăng ký hộ kinh doanh thì chia sẻ với phóng viên: “Trước đây đi làm giấy tờ luôn sợ thiếu giấy, sai mẫu, phải đi lại nhiều lần. Bây giờ chỉ cần quét mã QR thì biết mọi thông tin: hồ sơ cần chuẩn bị, mẫu đơn cụ thể, cả video clip hướng dẫn. Nhờ vậy, tôi nộp hồ sơ đầy đủ ngay lần đầu, không phải quay lại bổ sung như trước”.

Chị Hạnh chia sẻ thêm rằng, điều chị đánh giá cao là mô hình này giúp người dân chủ động hơn, có thể tra cứu thông tin ở nhà. Chị chỉ cần lên website hoặc mở trợ lý ảo ra hỏi là xong.

Tại trung tâm, người dân được hỗ trợ thực hiện dịch vụ công trực tuyến ngay tại chỗ qua điện thoại cá nhân hoặc máy tính có sẵn. Các bạn đoàn viên không chỉ hướng dẫn thao tác kỹ thuật mà còn giải thích cặn kẽ về quy định pháp lý, giúp người dân hiểu và tự tin hơn khi làm thủ tục.

Không gian tại trung tâm phục vụ được thiết kế chu đáo, trà nước miễn phí, bàn ngồi mát mẻ, ghế chờ rộng rãi. Đặc biệt, có khu vực dành riêng cho người cao tuổi, người khuyết tật và hộ gia đình chính sách.

Kết nối công nghệ, thay đổi cách phục vụ

Ông Nguyễn Đoàn Đăng Quang, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Tân Mỹ, cho biết từ khi chính thức triển khai mô hình chính quyền hai cấp, trung tâm đã tiếp nhận 3.498 hồ sơ và giải quyết 3.311 hồ sơ, không có hồ sơ nào trễ hạn. Đó là nhờ trung tâm đã tận dụng tối đa nền tảng công nghệ để tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và trả kết quả.

Đáng chú ý, mô hình Trợ lý ảo Sổ tay “Dân hỏi - Chính quyền trả lời” và móc khóa Cẩm nang hướng dẫn thực hiện thủ tục hành chính công đã được phường vận hành từ ngày 15-7-2025, mang lại nhiều hiệu quả rõ rệt.

Người dân chỉ cần quét mã QR tại kiosk hoặc bàn chờ là có thể tiếp cận 26 thủ tục hành chính phổ biến với đầy đủ thông tin: thành phần hồ sơ, thời hạn xử lý, phí, mẫu biểu và video hướng dẫn.

Hệ thống cung cấp hướng dẫn chi tiết cho từng loại thủ tục hành chính phổ biến như đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, khai tử, đăng ký hộ kinh doanh…, theo cả hai hình thức trực tiếp và trực tuyến, kèm theo các biểu mẫu, quy trình, mức lệ phí và video minh họa rõ ràng.

“Mọi hướng dẫn đều trực quan, rõ ràng, giúp người dân chuẩn bị tốt ở nhà hoặc thực hiện online tại chỗ mà không cần hỏi nhiều lần" - ông Quang chia sẻ.

“Thay vì phải hướng dẫn từng người, người dân có thể quét mã để tự tìm hiểu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của cán bộ, đồng thời cũng trao cho người dân công cụ để chủ động tra cứu và thực hiện thủ tục của mình.

Đặc biệt, hệ thống này cũng giúp giảm áp lực cho đội ngũ tiếp nhận hồ sơ, khi nhiều người dân đã nắm rõ quy trình và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ từ trước” - ông Quang nói thêm.