Giải pháp là nhân viên được người quản lý “chiếu cố” về hành vi hoặc thái độ tiêu cực sẽ hiểu được hành vi của họ đã tác động ra sao đến đồng nghiệp và dòng công việc của tổ chức, từ đó họ sẽ biết đâu là những thái độ và hành vi được chấp nhận và thay đổi cho phù hợp với kỳ vọng của tổ chức.
 |
Cần suy nghĩ trước
Khi gặp tình huống nhân viên có thái độ/hành vi tiêu cực, người quản lý sẽ phải tự trả lời sáu câu hỏi sau: (1) Hành vi này có nghĩa gì?; (2) Điều gì sẽ khác đi khi hành vi đó thay đổi?; (3) Điều gì sẽ xảy ra nếu hành vi này giữ nguyên?; (4) Lợi ích từ thay đổi hành vi này có đáng để giải quyết không?; (5) Tác động của hành vi này lên các nhân viên khác ra sao?; (6) Có thể mô tả rõ hành vi được chờ đợi không? Đâu là ranh giới chấp nhận được của hành vi này trong tổ chức?
Các bước đi
Khi trả lời các câu trên, người quản lý đã làm được nhiều việc, trong đó có bốn việc chính là: (1) Nhận diện hành vi, (2) Xem hành vi có ý nghĩa gì, (3) Yêu cầu xác nhận và (4) Mô tả các hành vi được mong đợi.
Xét về lâu dài thì người quản lý làm việc này nhằm:
- Tạo dựng một môi trường làm việc cân bằng, hỗ trợ lẫn nhau;
- Tăng cường sức mạnh cho nhân viên, và giá trị của họ với công ty;
- Luôn nhận diện những vấn đề gây sự lo lắng và biết các giới hạn chấp nhận được ở nơi làm việc cũng như tác động cụ thể của những hành vi đó.
Học hỏi từ các thông lệ tốt
Đừng quá chú ý đến biểu hiện, bởi hành vi gắn kết với thái độ thì rất khó xóa đi do chúng thuộc ngôn ngữ cơ thể chứ không phải là câu chữ trao đổi. Cần tạm bỏ qua các thể hiện ấy, vì rất khó sửa ngay.
Hãy tìm hiểu xem họ làm thế là vì xu hướng hành động trong vùng an toàn của mình nên thói quen và hành vi ấy khiến họ an tâm hơn, hay chính các thể hiện ấy làm cho họ không muốn thay đổi.
Chấm dứt hành vi tiêu cực
Để chấm dứt một hành vi tiêu cực có thể phải trải qua các bước: (1) Nhận diện hành vi, (2) Nói lên hành vi đó được mình hiểu ý nghĩa ra sao, (3) Yêu cầu xác nhận.
Thay đổi hành vi
Khi yêu cầu nhân viên thay đổi hành vi, thì người quản lý mới đi được nửa chặng đường. Nửa chặng còn lại là bản thân nhân viên không biết họ sẽ thay chúng bằng hành vi mới nào.
Do vậy phải mô tả hành vi được mong đợi, để nhân viên biết là họ được kỳ vọng thể hiện ra sao. Tốt nhất là giúp nhân viên tìm ra hành vi thay thế.
Khi hành vi cũ đã quá quen thuộc
Nếu hành vi cũ đã ăn sâu vào nhân viên, vẫn dùng quá trình ba bước nêu trên nhưng cần thêm thời gian và sự nhẫn nại. Đó là bước đi đầy thử thách và sốc với nhân viên.
Do vậy phải cho họ hiểu rõ là bạn đánh giá cao khả năng làm việc của họ và giá trị của họ đóng góp cho tổ chức, nhưng đánh giá đó không phải là một viên thuốc bọc đường trong câu chuyện này.
Luôn cẩn thận với chữ “nhưng”…
Khi góp ý với nhân viên để họ thay đổi hành vi thì chữ “nhưng” trong câu chuyện sẽ xóa hết mọi nội dung tốt đẹp đi trước nó. Vậy nên, hãy thay câu “Anh bạn là một trong những nhân viên nhanh nhẹn nhất nhưng có vài điều tôi muốn trao đổi với anh bạn…” bằng câu: “Bạn là một trong những nhân viên nhanh nhẹn nhất. Tôi có vài điều muốn trao đổi với bạn…”.
Điều khác biệt là lời khen đi trước không bị làm giảm đi giá trị do chữ “nhưng”, và làm cho tâm trạng người được góp ý sẵn sàng hơn với lời phê bình sau đó. Tiếp đến, hãy mô tả chính xác hành vi hoặc thái độ chưa tích cực của nhân viên. Đưa ra các ví dụ thực tế thay vì khái quát.
