 |
Để làm việc hiệu quả, sau đây là một số lời khuyên để giữ các cuộc họp kéo dài ở mức tối thiểu:
• Yêu cầu được biết chương trình cuộc họp trước và hãy từ chối những lời mời của các cuộc họp không có chương trình. Không có chương trình, không ai có thể nắm rõ là cuộc họp dự định hoàn thành những gì. Nếu họ không xác định mục đích, thì sẽ không có cách nào để định hướng tiến đến mục tiêu.
• Luôn sẵn sàng từ chối lời mời tham dự họp. Học cách nói "không" là một trong những kỹ năng khó nhất để làm việc có hiệu quả. Phải nhận biết được những gì phù hợp với mình, tránh bị cuốn vào những gì nằm ngoài khả năng. Chỉ khi nào bạn học được cách nói không, còn không thì bạn sẽ không thể làm việc có hiệu quả được.
• Tạo nguyên tắc "không họp vào thứ sáu". Dừng các cuộc họp diễn ra vào thứ 6 để có thời gian hoàn thành các công việc quan trọng khác. Mục đích là để có trọn một ngày làm việc hiệu quả. Cho dù là bạn đang tập trung vào các dự án, báo cáo, công việc sáng tạo, thì hãy yên tâm là bạn có cả một ngày dành cho các nhiệm vụ quan trọng khác đáng để bạn bỏ thời gian ra làm.
• Tìm một giải pháp quản lý công việc thật sáng tạo nhằm làm tăng khả năng hiển thị và loại bỏ các buổi họp cần phát sinh thêm. Ví dụ, khi cần tổng hợp lại những chi tiết của một dự án, người ta thường mở một cuộc họp. Nhưng có một giải pháp quản lý công việc rất hay: hãy sắp xếp các tài liệu cụ thể, chi tiết và có thể theo dõi, tìm ra chúng tại một nơi cố định, cung cấp cho tất cả các bên có liên quan.
• Bắt đầu và kết thúc cuộc họp đúng giờ, không có ngoại lệ. Nếu những người tham dự cuộc họp biết rằng cho dù họ có đến đúng giờ vào lúc 4 giờ chiều, thì cuộc họp cũng sẽ chỉ bắt đầu vào lúc 4 giờ 15 phút, thì khi đó, 4 giờ 15 phút họ mới bắt đầu có mặt. Tương tự, sắp xếp thời gian kết thúc buổi họp có thể giúp cho việc giữ cuộc thảo luận theo đúng trọng tâm, không đi lạc hướng.
