Trợ lý là gì?

Vị trí trợ lý tại nhiều doanh nghiệp hiện nay đang là mơ ước và mục tiêu của nhiều bạn trẻ trong thời buổi tăng trưởng kinh tế hiện nay. Cụ thể hơn, trợ lý sẽ là người hỗ trợ cho ban lãnh đạo như chủ tịch, giám đốc hay trưởng phòng để xử lý một số công việc. 

Nhiều người lầm tưởng rằng công việc của trợ lý là đảm nhận các vấn đề hành chính hoặc liên quan đến giấy tờ. 

Nhưng thực tế trợ lý còn là người hỗ trợ cấp trên giải quyết vô vàn vấn đề khác nhau, đôi khi còn đại diện cho lãnh đạo để gặp gỡ và giao tiếp với đối tác, xử lý các mối quan hệ đối ngoại, giúp truyền đạt thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới, được xem là "gương mặt đại diện" cho giám đốc.

Trợ lý là gì (Nguồn: Internet)

Phân biệt sự khác nhau giữa trợ lý và thư ký

Tuy đã tìm hiểu rõ ràng trợ lý là gì, nhưng không ít người vẫn đang nhầm lẫn giữa hai vị trí - thư ký và trợ lý. Vậy liệu hai công việc này có thật sự giống nhau?

Thực chất, giữa trợ lý và thư ký có một số yếu tố tương đồng như:

● Chịu trách nhiệm và thay mặt ban lãnh đạo xử lý một số công việc khi cấp trên tạm vắng mặt.

● Có trách nhiệm quản lý văn thư, văn phòng phẩm và các tài liệu quan trọng.

● Lưu trữ và tìm kiếm các hồ sơ giấy tờ liên quan khi ban lãnh đạo cần.

● Thay mặt ban lãnh đạo gửi thư tín liên quan đến công việc.

● Sắp xếp, tổ chức các buổi họp lớn/nhỏ trong công ty.

● Lên kế hoạch theo tuần hoặc tháng cho doanh nghiệp. Theo dõi, tiếp nhận và sắp xếp lịch trình cho ban lãnh đạo. Có nhiệm vụ kiểm tra lịch trình di chuyển, hoặc các chuyến công tác của ban lãnh đạo.

Tuy có nhiều điểm tương đồng, công việc của trợ lý thực tế có rất nhiều khác biệt so với thư ký.

● Trợ lý có quyền hạn cũng như vai trò lãnh đạo cao hơn thư ký. Một người trợ lý có thể đảm nhiệm tất thảy những công việc của một thư ký, trách nhiệm theo đó cũng nhiều hơn.

● Trợ lý sẽ được trao quyền phân công, giám sát và nghiệm thu một vài công việc tại các phòng ban khác, sau đó báo cáo lại lên ban lãnh đạo.

● Tại một số doanh nghiệp, trợ lý có thể đảm nhiệm luôn phần quản lý ngân sách, các khoản thu chi và công nợ của công ty, và làm việc với vai trò như một kế toán.

● Trợ lý được ban lãnh đạo trao quyền hạn để làm việc trực tiếp với các nhân viên cấp dưới, gặp gỡ và trao đổi với khách hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Từ những yếu tố kể trên, có thể thấy trợ lý là người liên kết và tương tác với hầu hết phòng ban trong công ty, đảm nhiệm khối lượng công việc lớn hơn và mang quyền hạn, trách nhiệm cao hơn thư ký, cũng là vị trí "dưới một người, trên vạn người".

Công việc chính của trợ lý (Nguồn: Internet)

Công việc của trợ lý trong công ty

Tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp mà công việc của trợ lý cũng sẽ khác nhau. Nhưng nhìn chung, các công việc chủ yếu mà người trợ lý cần đảm nhận có thể kể đến như:

● Lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm và chuẩn bị các loại giấy tờ, tài liệu cần thiết cho các buổi họp hoặc sự kiện theo yêu cầu của cấp trên.

● Lên lịch và sắp xếp các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh cho công ty, chuẩn bị phòng họp trước khi hội nghị bắt đầu.

● Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của hầu hết nhân viên trong doanh nghiệp, từ nhiều phòng ban khác nhau.

● Phối hợp với các nhân viên tại những phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời đảm nhiệm một số công việc hành chính trong trường hợp cần thiết.

● Cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc khi có phát sinh.

● Thay mặt cấp trên giải đáp thắc mắc cho các phòng ban trong doanh nghiệp.

● Quản lý văn phòng phẩm và thiết bị trong công ty, mua mới khi cần thiết.

● Sắp xếp lịch trình di chuyển, công tác cho ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty.

● Phân phát tài liệu, thông báo và chỉ dẫn từ ban lãnh đạo cho nhân viên.

(Còn tiếp)

Trợ lý Tổng giám đốc là gì, công việc ra sao? (phần 1)

Trợ lý Tổng giám đốc là vị trí công việc nhận được rất nhiều sự quan tâm từ trước đến nay. Ngay sau đây, hãy cùng CareerBuilder tìm hiểu rõ hơn về công việc này nhé!