Sính bản sao chứng thực: Bảy năm chưa trị dứt bệnh!

1. Nộp bản sao được chứng thực từ bản chính (nói gọn là bản sao chứng thực) hay bản sao được cấp từ sổ gốc và không phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

2. Nộp bản phôtô, đồng thời xuất trình bản chính để cơ quan tiếp nhận đối chiếu.

Tuy nhiên, trên thực tế, để dễ mình mà bất kể là đang gây khó cho dân, nhiều cơ quan đã buộc người dân phải nộp bản sao chứng thực. Tình trạng này kéo dài trong rất nhiều năm. Bộ Tư pháp và Chính phủ đã nhiều lần ra văn bản chỉ đạo khắc phục nhưng “bệnh sính bản sao chứng thực” vẫn tồn tại dai dẳng đến nay. Nói bảy năm là tạm tính theo thời điểm có Nghị định 79/2007 chứ đúng ra còn lâu hơn nữa! Từ lý do này mà mới đây Thủ tướng đã ký ban hành Chỉ thị 17/2014 để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính.

Một phó giám đốc vừa được bổ nhiệm của sở nọ cho biết hồ sơ thăng chức của ông phải được lập nhiều bộ để gửi đến nhiều cơ quan khác nhau. Ở mỗi bộ hồ sơ, ngoài bản lý lịch phải viết tay (tất nhiên, ông chỉ có thể nắn nót viết một bản, còn lại là phôtô), ông phải nộp kèm tất cả văn bằng, chứng chỉ mà hết thảy đều là bản sao chứng thực. Đã là quy định thì phải chấp hành nhưng thật tình ông mệt nhoài với việc phải phôtô nhiều loại giấy tờ, phải ra phường sao y bản tiếng Việt và phải đến quận để sao y văn bằng ngoại ngữ có tiếng nước ngoài. Ông lắc đầu: “Tính chung cho hồ sơ công chức chứ không phải chỉ trường hợp đặc biệt này, tôi không đếm xuể trước giờ mình đã nộp bao nhiêu bản sao chứng thực theo yêu cầu của các cơ quan”.

Đừng nghĩ than vãn của phó giám đốc trên là cá biệt. Do bản sao chứng thực có giá trị pháp lý như bản chính, phần nào tạo sự yên tâm cho cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính nên đâm ra bị lạm dụng. Một số công chức, viên chức có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ vì ngại đối chiếu, sợ trách nhiệm nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản phôtô để tự đối chiếu với bản chính.

Khi tuyển nhân sự, nhiều đơn vị, doanh nghiệp, trong đó có các đài truyền hình… toàn đòi nộp bản sao chứng thực các văn bằng với lưu ý “không trả lại” (chắc là để khỏi mất công gửi trả cho các cá nhân không trúng tuyển chứ họ giữ cũng chẳng để làm gì!). Khi công chứng hợp đồng, giao dịch; khi thu thuế, cấp giấy chứng nhận nhà, đất…, có một giai đoạn nhiều cơ quan cũng toàn đòi bản sao chứng thực. Giờ được nộp bản phôtô đối với một số loại giấy tờ nhưng do không biết nên nhiều người vẫn cứ đi chứng thực toàn bộ cho chắc cú. Để rồi tính gộp cái bị bắt buộc trái pháp luật và cả cái không bị bắt buộc thì như cung cấp của một phó chủ tịch phường mỗi ngày phường chứng khoảng 1.500 bản sao, có ngày 2.000 bản hoặc hơn. Và như báo cáo tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay của Bộ Tư pháp thì mỗi năm UBND cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc đã thực hiện chứng thực hàng trăm triệu bản sao. Tương ứng với con số khổng lồ này là bao nhiêu thời gian, chi phí vật chất của người dân lẫn các UBND chứng bản sao? Không dễ tính ra ngay nhưng chắc chắn đó là một con số không hề nhỏ cho sự phiền hà, tốn kém và quá lãng phí!

Với Chỉ thị 17/2014, có nhiều giải pháp về chính sách lẫn thực thi, trong đó đáng lưu ý là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về thủ tục hành chính phải được các cơ quan có thẩm quyền rà soát, sửa đổi theo hướng cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan, tổ chức có quyền lựa chọn cách nộp bản sao. Ngoài cách tháo gỡ căn cơ này thì nên chăng có bổ sung thêm đối với các trường hợp đã có hồ sơ gốc được các cơ quan quản lý lưu trữ kỹ càng. Đơn cử như hồ sơ công chức, viên chức do cơ quan có thẩm quyền rất dễ dàng kiểm tra, đối chiếu nên nếu không thực sự cần thiết thì công chức, viên chức chỉ cần nộp bản phôtô là đủ.

THU TÂM