Những người thường xuyên đi họp được Tuổi Trẻ lấy ý kiến đều cho rằng họp nhiều quá và nhiều cuộc họp rất vô bổ, cần phải giảm họp. Vậy làm sao để giảm được các cuộc họp “cho có”, ít chất lượng và làm sao để các cuộc họp hiệu quả, cần thiết?

GS.TS Nguyễn Viết Tiến (thứ trưởng Bộ Y tế):

20% các cuộc họp ít quan trọng

Ông Nguyễn Viết Tiến - Ảnh: LAN ANH

Hầu như ngày nào tôi cũng phải họp. Có những cuộc họp nội dung ban đầu khá quan trọng, nhưng họp xong thấy cũng bình thường, không đến mức phải tổ chức cuộc họp. Tuy nhiên, đôi khi phải họp để thảo luận, mổ xẻ vấn đề mới kết luận được nội dung.

Tôi cho là có khoảng 20% cuộc họp mà tôi tham gia là ít quan trọng. Do đó, để giảm họp hành, ban tổ chức ở các bộ ngành, địa phương cần đầu tư thời gian, công sức từ khâu chuẩn bị tài liệu, hình thức họp, nội dung họp sao cho mang lại hiệu quả cao nhất. Ví dụ nên tổ chức họp một buổi khi mà cùng thành phần tham dự để giảm thời gian đi lại, tổ chức.

Để làm được như vậy đòi hỏi bộ phận giúp việc, tham mưu phải tốt hơn, phối hợp nhuần nhuyễn hơn. Nếu không thì các cấp lãnh đạo, không chỉ lãnh đạo bộ ngành mà cả lãnh đạo Chính phủ sẽ mất nhiều thời gian cho họp hành.

TS Hoàng Ngọc Vinh (vụ trưởng Vụ Giáo dục chuyên nghiệp Bộ GD-ĐT):

“Ngợp” vì họp

Ông Hoàng Ngọc Vinh - Ảnh: NGỌC HÀ

Lâu nay chúng ta vẫn phải “sống chung” với tình trạng họp hành quá nhiều. Đó là chuyện phổ biến ở nhiều nơi. Thực tế ở các nước họ cũng họp rất nhiều.

Suy cho cùng, họp hành trong nhiều trường hợp là cần thiết. Không thể trì hoãn họp hành nếu cấp trên cần chỉ đạo một vấn đề cấp bách, hoặc khi rất cần tham khảo ý kiến chuyên gia để đi đến quyết định quan trọng. Song vấn đề là làm sao họp cho hiệu quả.

Ở nước ta, số lượng cuộc họp không phải lúc nào cũng đi liền với chất lượng. Nhiều cuộc họp “vô thưởng vô phạt”, chất lượng chuẩn bị văn bản yếu, mất thời gian “bàn ra bàn vào” mà không có ý nghĩa nhiều cho công tác chỉ đạo, điều hành sau đó. Có khi họp mãi, trao đổi thảo luận vài lần, nhưng rốt cuộc có khi lại gần như lần đầu.

Bản thân tôi đôi khi cũng “ngợp” vì họp với các đơn vị bên ngoài. Nhiều lần tôi đã từ chối dự họp mà thấy mình không có am hiểu sâu về lĩnh vực được mời. Nhưng cũng có trường hợp đơn vị tổ chức họp muốn hoành tráng cứ phải mời đại biểu “có hàm, có vị” có mặt, phát biểu dăm câu ba điều làm khổ cả chủ và khách.

Muốn họp hiệu quả phải xác định rõ được mục tiêu, nội dung chính, tính chất của cuộc họp, từ đó xác định yêu cầu đúng cho đối tượng dự họp. Đừng câu nệ “hàm, vị” của người dự họp để cố làm cho một cuộc họp trở nên trang trọng mà bất cần chất lượng, hiệu quả cuộc họp đó đến đâu.

Theo tôi, với điều kiện công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, nên đẩy mạnh hình thức họp trực tuyến, đỡ tốn kém chi phí đi lại, đỡ tốn thời gian. Trên hết, công tác tổ chức họp cũng phải chuyên nghiệp hơn để cuộc họp đạt hiệu quả.

Tôi biết có những vị lãnh đạo khi được mời họp là cấp dưới túi bụi chuẩn bị bởi nhiều vấn đề không phải cứ lãnh đạo là nắm được vì nó thuộc chuyên môn sâu của những người trực tiếp làm.

Hiện tại vẫn phổ biến tình trạng phải chờ đến dự họp mới được phát tài liệu, trong khi đáng lẽ tài liệu đó nên được chuyển từ trước để đại biểu có thời gian nghiên cứu, tập hợp, đóng góp ý kiến thật sự chất lượng.

Ông Nguyễn Trọng Thừa (thứ trưởng Bộ Nội vụ):

Nên tăng cường trao đổi qua email

Ông Nguyễn Trọng Thừa - Ảnh: moha.gov.vn

Đúng là tình trạng cán bộ, lãnh đạo đi họp hành nhiều quá. Có những tuần do quá nhiều cuộc họp mà Bộ Nội vụ không cử được lãnh đạo bộ đi họp, vì Bộ Nội vụ chỉ có 5 thứ trưởng. Có những cuộc họp phải thứ trưởng đi, có những cuộc họp phải bộ trưởng đi, nếu thứ trưởng đi thay thì bị khiển trách.

Nói về chất lượng cuộc họp, thực tế có nhiều cuộc họp không đạt chất lượng cao vì ông A được cử đi họp thay cho ông B khi ông B đi công tác. Vì đi thay, không phải lĩnh vực mình phụ trách nên không thể nắm sâu được. Nhưng do bận công việc họp hành xử lý nhiều vụ việc nên khi đi họp về ông A lại không trao đổi nên buổi sau ông B đi họp lại có ý kiến khác. Có tình trạng khi họp thống nhất rồi nhưng khi làm văn bản thì nội dung lại khác, thay đổi so với kết luận cuộc họp. Nên đôi khi lại phải tổ chức thêm những cuộc họp nữa.

Để khắc phục tình trạng trên, chúng ta đã thực hiện Chính phủ điện tử, cần phải giảm tối đa các cuộc họp vì công nghệ đã phát triển, cho phép họp trực tuyến, trao đổi công việc qua email, điện thoại...