Không có quy định bắt buộc điều này và trên thực tế yêu cầu chứng thực không quá 6 tháng đã gây lãng phí thời gian, công sức, tiền bạc cho các bên.

Bản sao thành giấy lộn

Cách đây không lâu, tôi làm thủ tục đăng ký tạm trú cho người thân. Khi đi, tôi cầm bản sao có chứng thực để em tôi tạm trú trong căn nhà do chính tôi đứng tên và chủ hộ.

Cán bộ giải quyết đăng ký tạm trú ở công an phường không chấp nhận bản sao y giấy chủ quyền nhà do tôi sao y chứng thực cách đó một năm và yêu cầu phải có bản sao có chứng thực trong thời hạn 6 tháng.

Lúc đó, giấy tờ nhà tôi đang thế chấp ngân hàng. Trước khi đi thế chấp, tôi đã lo đi chứng thực một ít bản sao y dự tính để dùng trong thời gian giấy tờ nhà ở ngân hàng, không tiện sử dụng khi cần thiết.

Trước yêu cầu của cán bộ công an phường, những bản sao có chứng thực trong tay tôi đã thành giấy lộn...

Tôi đến ngân hàng xin bản sao y giấy chủ quyền nhà, ngân hàng trả lời mỗi lần xuất giấy chủ quyền nhà để làm bản sao y khách phải chịu phí 500.000 đồng và ba ngày sau mới làm xong.

Tôi hỏi người nhận hồ sơ ở công an phường: Quy định nào nói bản sao y quá 6 tháng không sử dụng được?

Cán bộ này không trả lời trực tiếp câu hỏi của tôi mà hướng dẫn tôi đến UBND phường để xác nhận căn nhà, nơi tôi muốn bảo lãnh người em đăng ký tạm trú, vẫn thuộc quyền sở hữu của tôi. Sau khi được UBND phường xác nhận thì tôi mới được làm thủ tục đăng ký tạm trú cho người thân.

Theo nghị định 23 năm 2015 về cấp bản sao, bản sao y từ bản chính có giá trị như bản chính và không quy định về thời hạn hiệu lực của bản sao y.

Nhưng thực tế, mỗi lần làm thủ tục chứng thực bản sao giấy tờ, người dân phải chờ ít nhất 1-2 tiếng đồng hồ, có khi phải nghỉ một buổi để đi sao y bản chính.

Mỗi lần đi chứng thực mỗi lần mất công nên mọi người thường làm dư ra vài bản để khi có việc khác dùng luôn.

Nhưng khi cần dùng lại bị từ chối vì bản sao y đã thực hiện quá 6 tháng (có nơi chỉ chấp nhận bản sao y không quá 3 tháng). Vì vậy, rất nhiều bản giấy tờ sao y bị bỏ phí vì quy định tự đặt ra của các cơ quan chức năng.

Cũng theo nghị định trên, bản sao là "bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc".

Nghị định này cũng quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không yêu cầu bản sao phải có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.

Quy định là vậy nhưng hầu hết các cơ quan chức năng thực hiện đều yêu cầu người dân phải nộp bản sao có chứng thực. Nhiều cán bộ tiếp nhận hồ sơ cho rằng nếu chấp nhận bản sao y quá cũ thì có nguy cơ rơi vào trường hợp bản chính đã bị thay đổi nội dung, bị hủy bỏ...

Có những giấy tờ chứng thực vô thời hạn

Trong thực tế, giá trị của các bản sao được chứng thực có thể chia thành hai loại: bản sao vô thời hạn là các bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có giá trị vô thời hạn như bằng tốt nghiệp, giấy phép lái xe vô thời hạn.

Chỉ khi các bản chính bị hủy bỏ, hoặc có thay đổi thì các bản sao mới hết giá trị. Bản sao có thời hạn là bản sao của các giấy tờ có thời hạn như phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, căn cước... khi bản chính hết thời hạn thì bản sao có chứng thực cũng hết giá trị.

Yêu cầu công chứng không quá 6 tháng với tất cả các loại giấy tờ có thể an toàn cho các cơ quan, cán bộ thụ lý hồ sơ nhưng lại đẩy cái khó về phía người dân.

Thay vì cán bộ thụ lý phải tra cứu thông tin dữ liệu để đối chiếu độ chính xác của những bản sao y có chứng thực thì họ lại yêu cầu phải bỏ bản cũ, sao y bản mới.

Thực tế, UBND các phường ở đô thị có thể phải chứng thực hàng trăm bản sao mỗi ngày khiến cán bộ tư pháp bị quá tải, chậm trễ xử lý những công việc liên quan khác. Tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực còn gây lãng phí tiền bạc, thời gian, công sức của công dân.

Thực tế, chỉ cần các cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật, nhận bản chụp, bản sao và đối chiếu với bản chính là đã giải quyết được rất nhiều vấn đề.

Vấn đề bản chính còn hiệu lực hay không, chính cơ quan chức năng phải tìm hiểu, đối chiếu chứ không chỉ dựa vào cái dấu "sao y bản chính" chưa quá 6 tháng.

Người đi làm hồ sơ, khi cung cấp bản sao phải có trách nhiệm đối với bản sao y có chứng thực các loại giấy tờ có giá trị vô thời hạn.

Khi có những tranh chấp liên quan đến độ chính xác của các bản sao có chứng thực so với giấy tờ chính vào thời điểm làm thủ tục hành chính thì người dân phải tự chịu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự tùy theo mức độ nghiêm trọng của sự việc.

Rủi ro khi nhận bản sao có công chứng vẫn có trong thực tế (khi người làm hồ sơ cố ý gian dối). Ví dụ như giấy tờ nhà đất công chứng không quá 6 tháng, nhưng trong 6 tháng đó có thể đã có thay đổi. Yêu cầu này gây khó cho nhiều người nhưng vẫn có thể lọt nhiều trường hợp không trung thực.

Chấn chỉnh việc lạm dụng bản sao chứng thực

TTO - Khi cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ hành chính có bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm bản chính thì người nhận hồ sơ không được yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực.