Các bảo tàng nên thiết lập sự cân bằng giữa việc gìn giữ di sản văn hóa và trách nhiệm quản lý chúng một cách bền vững và minh bạch, giúp đưa giá trị di sản đến gần hơn với công chúng.

Mùa thu năm 2020, tôi ghé thăm triển lãm "Sự suy đồi - Chủ nghĩa tượng trưng Bỉ" ở Alte Nationalgalerie, nơi cất giữ bộ sưu tập nghệ thuật thế kỷ 19 quan trọng nhất ở Đức.

Đây là bảo tàng cỡ trung thuộc hệ thống bảo tàng quốc gia ở Berlin với khoảng 1.800 tranh và 1.500 tượng điêu khắc. Phòng triển lãm nằm trong một tòa nhà trông như điện thờ Hy Lạp cổ.

Xem xong, tôi nán lại nhà sách của bảo tàng và ngắm nghía quyển catalog của triển lãm được in ấn bài bản. Tôi vừa thích thú vừa phân vân, vì quyển tổng tập ấy có giá tới 38 euro.

Nhân viên Bảo tàng văn hóa thế giới Spurlock, thuộc Đại học Illinois. Ảnh: spurlock.illinois.edu

Năm đó tôi bắt đầu đi nghiên cứu điền dã trong lĩnh vực bảo tồn di sản số, bắt đầu bằng việc quan sát hoạt động hằng ngày tại các bảo tàng và thư viện.

Sau đó tôi phỏng vấn các nhân viên chuyên trách - những người duy trì hệ thống thông tin, quản lý hiện vật, lưu kho và phục chế. Tôi muốn bóc tách các lớp của một "cơ sở hạ tầng" trong bảo tàng. Tôi lắng nghe nhân viên kể về công việc thường ngày của họ, đôi khi được báo trước: "Rất nhàm chán đó nghe".

Quyển catalog ở Alte Nationalgalerie khiến tôi giật mình nhận ra các thách thức mà bảo tàng ngày nay phải đối mặt. Ở mô hình kinh doanh cổ điển, khách muốn xem triển lãm dĩ nhiên phải mua vé.

Đến mặt tiền của bảo tàng, ta sẽ biết giá vé, giờ mở cửa, thời gian của những tour có hướng dẫn viên. Bảo tàng nào tân tiến sẽ cung cấp thiết bị thuyết minh cho khách.

Khi xem xong, nếu muốn tìm hiểu sâu hơn hoặc xem lại các tác phẩm trưng bày, ta không còn cách nào khác hơn là phải mua quyển catalog hoặc đợi một ngày khác (có thể đẹp trời hoặc không) mua lại vé vào cửa.

Ông Thomas Tunsch - giám tuyển Bảo tàng Nghệ thuật Hồi giáo, cơ sở thành viên của Bảo tàng Quốc gia ở Berlin - có lần chia sẻ với tôi một cuộc triển lãm được coi là lớn bán nhiều lắm 6.000 đến 8.000 quyển catalog.

Bảo quản hiện vật ở Bảo tàng các văn hóa châu Âu, Berlin, Đức. Ảnh: Common Wikipedia

Nếu mỗi quyển qua tay năm người, thì chi tiết về cuộc triển lãm ấy thu hút được 40.000 độc giả; con số này đã gối lên số khách mua vé.

Khả năng cao là không ít quyển catalog được in ấn đẹp đẽ sẽ nằm trên giá sách của tiệm cà phê, hoặc dùng làm "đề co" cho các salon nội thất.

Thử hình dung một mô hình kinh doanh khác. Trang web của bảo tàng được thiết kế bắt mắt giúp cải thiện tương tác. Bất kỳ ai lên mạng cũng có thể ngắm nghía hiện vật qua ảnh chụp 2D và 3D, xem triển lãm trực tuyến (tương tự như dự án Google Arts & Culture cho phép người dùng xem phòng tranh ảo từ hơn 1.000 bảo tàng).

Muốn "bảo tàng số" hay triển lãm trực tuyến vận hành trơn tru đòi hỏi một hệ thống thông tin nhất quán, kết nối nhiều kho dữ liệu như thông tin về hiện vật, kho lưu trữ đa phương tiện (ảnh chụp, video và âm thanh), và đồng thời đủ linh động để tương thích với những quy chuẩn về siêu dữ liệu (metadata) và liên tác hình ảnh. Duy trì tất cả yếu tố đó cần sự đầu tư về công nghệ và nhân lực.

Từ nhiều năm qua Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch Việt Nam đã triển khai các cuộc tập huấn để đào tạo sử dụng phần mềm của Cục Di sản văn hóa mang tên "Hệ thống thông tin quản lý hiện vật" và "Hệ thống thông tin quản lý di tích", với tham vọng chung là đồng bộ cơ sở dữ liệu tại tất cả cơ sở văn hóa trên toàn quốc.

Khi áp dụng vào thực tiễn, bộ phần mềm này vướng phải tình trạng là khó tương thích với các loại hình bảo tàng khác nhau.

Có bảo tàng cần những trường thông tin đặc thù nhưng phần mềm lại không có, còn bản thân nhân viên không tự mình thay đổi được.

Chưa kể, khi quá trình chuyển đổi số đòi hỏi các bảo tàng không ngừng nâng cấp thiết bị kỹ thuật và công cụ số hóa cho phù hợp với chuẩn chung của thế giới như mạng ngữ nghĩa (semantic web) và dữ liệu liên kết (linked data), phần mềm của cục lại ít được cập nhật và sửa sang liên tục.

Cân bằng giữa bảo tồn di sản văn hóa và việc quản lý đúng mực, vừa tầm vừa sức, là một thách thức lớn đối với các bảo tàng.

Theo bà Phạm Ngọc Uyên - phó giám đốc Bảo tàng Mỹ thuật TP.HCM, phụ trách chuyên môn về lưu giữ và an ninh hiện vật, có một khúc mắc không hề đơn giản khi các bảo tàng chuyển sang dùng phần mềm, đó là họ có tiếp tục duy trì hệ thống viết tay hay không.

Từ đó phát sinh một nghịch lý: có phần mềm rồi còn viết tay làm gì? Mỗi phần mềm đều có chức năng phân quyền và kiểm tra thông qua nhật ký (log) của hệ thống.

Sổ sách viết tay lại không thể bổ sung hình ảnh và mẫu viết tay không cho phép các trường thông tin cần thiết của một dạng hiện vật nào đó. Vì thế từ một sổ chính chứa những thông tin cơ bản kéo theo nhiều tập hồ sơ khác.

Chẳng hạn album chứa hình chụp các góc cạnh của hiện vật, hay một tệp hồ sơ đính kèm thông tin về nguồn gốc xuất xứ, năm nhận hiện vật, nhận từ ai, người đó ở đâu, tên gì.

Muốn biết lai lịch người bán hay quá trình sang nhượng hiện vật phải nhờ đến mẫu phiếu riêng nằm ngoài sổ chính.

Rồi còn cả những câu chuyện về hiện vật được cung cấp lại cho bảo tàng, cần thiết cho công tác trưng bày sau này. Những dữ liệu ấy không chỉ là văn bản hoặc ảnh chụp ghi chép mà còn cả tệp ghi âm.

Những vụ tai tiếng trên thế giới gần đây cho thấy chỉ sau khi cổ vật bị mất cắp hay di sản bị hủy hoại, người ta mới để ý đến các kẽ hở trong công tác bảo quản và lưu giữ.

Tháng 8 vừa rồi, danh tiếng của Bảo tàng Anh bị lung lay sau khi khoảng 2.000 cổ vật - trong đó có vàng, đồ trang sức và đá quý niên đại từ thế kỷ 15 trước Công nguyên đến thế kỷ 19 - bị báo cáo mất hoặc hư hỏng (xem bài "Ăn trộm ở bảo tàng, 'nhàn' hơn bạn tưởng", TTCT số 35-2023).

Đáng chú ý là không món nào được trưng bày công khai. Đa số nằm trong kho và được lưu trữ cho mục đích học thuật.

Trong bối cảnh Việt Nam, khi nhiều cơ sở văn hóa còn đang loay hoay, chật vật với chuyển đổi số, để gỡ "nút thắt" cần phải ước định quy mô và mục đích của từng loại hình bảo tàng, cũng như đánh giá về thứ tự ưu tiên trong các đầu việc họ cần phải làm.

Hoạt động bảo tàng rất đa dạng, đi từ phòng triển lãm, việc tương tác người dùng cho đến những công việc thường ngày ở bàn giấy, phòng kỹ thuật và kho bãi. Vụ bê bối ở Bảo tàng Anh cho thấy sự cần thiết phải đặt nguồn lực đúng chỗ.

Một mặt là sự cần thiết quản lý hiện vật bằng công nghệ số và nâng cấp các quy chuẩn an ninh ở phòng tranh.

Mặt khác, mỗi cơ sở cần chú tâm đến chính kho hiện vật của mình để có cách thức quản lý bền vững (nhằm cơi nới theo đà phát triển của công nghệ) và minh bạch, cởi mở (để đưa giá trị văn hóa đến gần công chúng).

Còn với công chúng, cơ hội của thời đại số đặt ra những câu hỏi mở: tại sao chúng ta cần đến bảo tàng, chúng ta muốn họ làm gì, họ nên gìn giữ những gì và cho đi những gì?

Tôi tự hỏi những định chế để lưu giữ và lan tỏa ký ức văn hóa ấy, ngày nay có cho chúng ta biết điều gì về bản thân và nền văn hóa của chúng ta chăng?

Đến phòng tranh hay bảo tàng, có một điều gần như hiển nhiên nhưng ít được chú ý đến: khách tham quan chỉ có thể ngắm những gì được trưng bày, những gì được chọn lựa, sắp xếp và phô bày cẩn mực tùy theo mục đích của bộ sưu tập hoặc cuộc triển lãm.

Những gì khách không nhìn thấy được đều thuộc về hậu cảnh - những thứ nằm ở trong kho, album, sổ sách, trong hệ thống ẩn mà chỉ có nhân viên thường trực của bảo tàng mới nắm biết.

Việc thiết lập một hệ thống dữ liệu đồng nhất và có thể "cơi nới" được đặc biệt cần thiết ở các bảo tàng thuộc lĩnh vực khảo cổ học, nhân học hoặc dân tộc học.

Lý do là vì các bảo tàng này thường sở hữu một lượng lớn hiện vật, có kích thước nhỏ, hình thù và chất liệu khác nhau.

Chúng thường bị tách rời theo mỗi cuộc khai quật thay vì được tổ chức dưới dạng bộ sưu tập, và hầu hết các hiện vật không hoàn chỉnh, chưa đủ điều kiện để phục chế.

Ngoài việc giúp đẩy nhanh thao tác nhập liệu, tìm kiếm và đối chiếu, kiểm tra chéo, một hệ thống thông tin tích hợp còn giúp nhân viên tránh những sai sót như lỗi kiểm kê, nhận nhầm hiện vật, báo cáo sót.

Bảo tàng mới chỉ đánh số kiểm kê được hơn 6.000 hiện vật. Chính vì giới khảo cổ khi nghiên cứu nền văn hóa hoặc một khu cư trú trong một thời kỳ cụ thể thường phải dựa vào các mảnh (gốm) vỡ để xác định niên đại, nên các mảnh hiện vật đều cần được bảo quản và gìn giữ.

Hiện tại, Bảo tàng Lịch sử - văn hóa có sáu nhân viên làm việc toàn thời gian, trong đó ba người có kiến thức về khảo cổ học.

Bà Cao Thu Nga, giám đốc bảo tàng, cho biết công việc nhập liệu ban đầu và mô tả hiện vật không quá khó khăn, chỉ cần thời gian để làm quen và đam mê công việc.

Tuy nhiên, bà cũng lưu ý rằng nhiều người từ lĩnh vực khác chuyển sang có thể dễ gây sai sót nếu họ không có tinh thần học hỏi và chú tâm vào công việc.

Bà cho biết việc nhập liệu đã bắt đầu từ năm 2010, nhưng sau một năm phải dừng lại do bảo tàng chuyển sang tòa nhà mới.

Đến năm 2022, công việc này giao cho một nhân viên được đào tạo về khảo cổ. Nhân viên ấy phát hiện hàng trăm lỗi sai và mất nhiều tháng ròng chỉ để sửa chữa.

Khách tham quan bảo tàng thường chỉ gói gọn mối quan tâm vào tác giả, tác phẩm, giám tuyển và những nghệ sĩ tạo ra không gian trưng bày. Phần lớn du khách không biết rằng phía sau bức phông của phòng tranh có những cá nhân đang thực hiện công việc hằng ngày để đảm bảo hoạt động suôn sẻ của cơ sở triển lãm.

Đó là những người phụ trách sổ sách, lưu trữ, hệ thống thông tin và nhân viên đảm bảo an ninh cho cả không gian vật lý lẫn hệ thống "ảo" vô hình.

Việc quản lý hiện vật và công việc phục chế, bảo tồn cổ vật thường được thực hiện trong "hậu trường" của cơ sở văn hóa.

Nhiệm vụ bảo quản trở nên phức tạp hơn với các bảo tàng đặc thù như nhân học và khảo cổ. Hiện vật thường không còn nguyên vẹn và điều kiện phục chế thường hạn chế, vì vậy cần sự quan tâm và đóng góp từ các nguồn lực trong xã hội.

Bà Nga cũng chia sẻ nên chăng thành lập một trung tâm nghiên cứu hoặc viện chuyên về việc trị liệu và bảo quản các loại hiện vật khác nhau, ít nhất là ở khu vực miền Đông và Tây Nam Bộ, nơi có nhiều di chỉ liên quan đến nền văn hóa Đồng Nai, Óc Eo và Phù Nam.