Mới đây, Chủ tịch UBND TP.HCM Nguyễn Thành Phong yêu cầu Sở Nội vụ nghiên cứu, tham mưu giải pháp giảm số lượng cuộc họp ở các cơ quan hành chính, dành thời gian nhiều hơn để cán bộ công chức đi cơ sở và khi cần thiết phải họp thì có cách tổ chức ngắn gọn để đạt hiệu quả.

TS Terry F. Buss (người Mỹ) - viện sĩ Học viện Hành chính quốc gia Hoa Kỳ, hiện đang sống ở Hà Nội - có bài viết gửi đến Tuổi Trẻ về vấn đề này:

Các công chức địa phương ở VN đang nhận ra họ tiêu tốn quá nhiều thời gian trong văn phòng, các cuộc họp và không đủ thời gian đi cơ sở để lắng nghe người dân. Không chỉ VN, nhiều nước trên thế giới cũng có mối bận tâm tương tự. 

Trong vài thập kỷ qua, chính quyền nhiều nước đã nghiên cứu nhiều cách tiếp cận khác nhau nhằm kết nối và hiểu nhu cầu của người dân tốt hơn.

TS TERRY F. BUSS

Công nghệ có những tiện lợi lớn trong việc thúc đẩy sự kết nối với người dân và cho phép sự tương tác hiệu quả giữa người dân và chính quyền. Điều này giúp chính quyền ra quyết định tốt hơn

Là đối tác của dân

Các công chức thường cho rằng tương tác với người dân đơn giản chỉ là cung cấp một số thông báo cho người dân và sau đó nhận phản hồi. Từ đó, họ tiến hành nhiều cuộc họp nội bộ để đưa ra quyết sách và thông báo quyết sách này cho người dân qua những cách truyền thống.

Nhưng nếu có những biện pháp kết nối phù hợp với người dân, nó sẽ giúp chính quyền xây dựng mối quan hệ đối tác với người dân, qua đó có được sự ủng hộ và hợp tác của người dân về các chương trình, chính sách và dự án có thể gây tranh cãi. Người dân lúc đó có thể là đồng minh và đối tác với chính quyền, chứ không phải là người phản kháng.

Việc kết nối hiệu quả với người dân có thể cung cấp "phép thử" để trải nghiệm các ý tưởng và chính sách mới, trước khi đưa chúng trở thành các bộ luật và quy định chính thức. Ngoài ra, nó có thể tạo động lực để người dân đóng góp nhiều hơn cho chính quyền địa phương, mặt khác có thể giúp người dân yêu cầu các công chức có trách nhiệm giải trình nhiều hơn.

Hài hòa lợi ích hai bên

Ví dụ, Hoa Kỳ có những căn cứ không quân, hải quân trải khắp các bờ biển đất nước. Những căn cứ này ban đầu tọa lạc ở những nơi không có cư dân. Tuy nhiên, do vị trí gần biển nên thu hút nhiều cư dân đến đây sinh sống. Từ đó nảy sinh mâu thuẫn giữa các căn cứ quân sự và cư dân trong khu vực khi họ không cùng tiếng nói trong nhiều vấn đề.

Để giải quyết vấn đề này, Học viện Hành chính quốc gia Hoa Kỳ thành lập một trang web gọi là "wiki", hoạt động như website Wikipedia, nơi lưu trữ các bản dự thảo luật, quy định và chính sách để giải quyết "mâu thuẫn" trên. 

Người dân được phép truy cập website này và chỉnh sửa các tài liệu trên sao cho có lợi cho mình. Sau đó, đại diện các căn cứ quân sự và người dân ngồi lại cùng nhau thảo luận sao cho bảo đảm hài hòa lợi ích của các bên.

Thêm một ví dụ về mối quan hệ đối tác giữa người dân và chính quyền trong việc thiết kế ga tàu lửa ở Hoa Kỳ. Theo cách thông thường, chính quyền sẽ tổ chức các cuộc họp nội bộ với sự tham gia của các chuyên gia tư vấn để thiết lập các bản vẽ thiết kế, sau đó xây dựng ga tàu lửa mà không tham khảo ý kiến người dân.

Một cách tiếp cận khác là cho phép sự tham gia của người dân trong việc thiết kế ga tàu. Theo đó, người dân sẽ được mời đến một khu vực trung tâm cùng với các chuyên gia công nghệ, kiến trúc sư, nhà thiết kế.

Sau đó, những người này được chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm có nhiệm vụ tạo ra một bản thiết kế ga tàu. Trong đó người dân sẽ thiết kế bản vẽ trên máy tính với sự trợ giúp của kỹ thuật viên. Cuối cùng, các nhóm trên với các bản vẽ khác nhau cùng ngồi lại và bầu chọn bản thiết kế phù hợp nhất gửi cho chính quyền.

Dùng công nghệ để kết nối với người dân

Hiện nay, những công nghệ như truyền thông xã hội và các nền tảng di động hỗ trợ chính quyền kết nối hiệu quả với người dân hơn. Hầu hết chính phủ trên thế giới đều sử dụng các mạng xã hội phổ biến như Facebook, Twitter, YouTube để truyền thông điệp đến người dân và nhận phản hồi từ họ. Như ở Cộng hòa Congo, chính phủ lấy ý kiến của người dân về các dự án nước bằng cách sử dụng các ứng dụng tin nhắn tương tác với người dân.

Công nghệ có những tiện lợi lớn trong việc thúc đẩy sự kết nối với người dân và cho phép sự tương tác hiệu quả giữa người dân với chính quyền. Điều này giúp chính quyền ra quyết định tốt hơn. Công nghệ không những mang lại cho người dân cảm giác họ được trao quyền, mà còn khiến người dân cam kết giúp chính phủ làm việc hiệu quả hơn. 

Ngoài chuyện giúp giảm chi phí kết nối với người dân, công nghệ còn giúp quá trình kết nối giữa người dân và chính quyền trở nên vui vẻ, thoải mái hơn.

Làm sao giảm những cuộc họp “vô thưởng vô phạt”?

TTO - Những ngày qua, dư luận quan tâm đến ý kiến của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch - đầu tư Nguyễn Chí Dũng: “Khó nhất của bộ trưởng không phải là công việc chuyên môn mà là phân công thứ trưởng đi họp. Bộ nhận được thư mời tham gia họp bình quân mỗi tuần là 30 cuộc”.