Như trường hợp cô N.T.H.N. người Bạc Liêu xin chứng nhận giấy chứng nhận độc thân. Hồ sơ được nộp đến Sở Ngoại vụ TP.HCM ngày 30-10, giấy hẹn ngày 1-11 nhận kết quả, nhưng từ ngày 1-11 đến 8-11 ngày nào người nộp hồ sơ cũng đến hỏi thăm kết quả đều được trả lời cùng một nội dung: đang gửi công văn (bằng bưu điện) xác minh ở địa phương. Hỏi ở địa phương thì chính quyền trả lời vẫn chưa nhận được công văn. Ngày 9-11 cô N. đến Sở Ngoại vụ xin bản copy công văn tự mang về xã ở Bạc Liêu xin được xác nhận.

Sáng 13-11, cô N. mang công văn do xã xác nhận nộp cho Sở Ngoại vụ thì được trả lời nội dung xã trả lời trong công văn không đúng theo yêu cầu, nên lại về xã xin xác nhận lại và ngày 15-11 nộp cho Sở Ngoại vụ thì mới được CNLS. Hoặc như trường hợp của Đ.V.P., xin chứng nhận lãnh sự ngày 1-11 ngày hẹn theo biên nhận là 2-11, nhưng gần hai tuần sau vẫn chưa được giải quyết do Sở Ngoại vụ chưa nhận được công văn trả lời của nơi cần xác minh.

Nguyên do của việc người xin CNLS phải chờ đợi là Sở Ngoại vụ TP.HCM chưa có được bản mẫu đăng ký con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ mà người dân xin chứng nhận. Theo thông tư số 01/2012/TT - BNG của Bộ Ngoại giao thì cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực giấy tờ tài liệu theo quy định của pháp luật có trách nhiệm giới thiệu mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan, tổ chức cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ.

Tuy nhiên, do số lượng con dấu, chữ ký và chức danh người ký trong văn bản của người dân trên cả nước này quá lớn và vẫn còn nhiều cơ quan, nhất là cấp xã, phường, chưa thực hiện việc giới thiệu mẫu nên Sở Ngoại vụ cũng khó cập nhật tất cả. Trong trường hợp con dấu, chữ ký và chức danh người ký chưa được lưu thì Sở Ngoại vụ nhận hồ sơ và gửi công văn đến cơ quan cấp giấy yêu cầu xác nhận và phải chờ có trả lời mới CNLS.

Để thuận lợi cho người dân, thiết nghĩ các cơ quan, tổ chức chưa giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký và chức danh cho Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ như quy định nên gấp rút thực hiện công việc này. Ngày 1-11 vừa qua, Sở Ngoại vụ đã có văn bản hối thúc các nơi chưa gửi bản giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký... vì đã quá thời hạn mà Bộ Ngoại giao đề nghị (trước ngày 20-1-2012). Trong văn bản này cũng đã nói rõ do các nơi này chưa giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký... nên sở không thực hiện được việc CNLS mà người dân yêu cầu, dẫn đến việc người dân bức xúc khi phải đi lại nhiều lần.

Về lâu dài, cần nghiên cứu đơn giản công việc CNLS để thuận tiện cho người dân và cả cơ quan chứng nhận. Để giải quyết vấn đề này có thể tham khảo cách làm của một số nước có nền hành chính tiên tiến như Mỹ, Hàn Quốc, Nhật...

Tại những nơi này, họ có những quy định pháp luật về tuyên thệ nên chỉ cần có chữ ký của công chứng viên (notary public) trên tài liệu hoặc trên tờ tuyên thệ của đương sự là cơ quan ngoại giao CNLS. Tại vùng lãnh thổ Đài Loan, khi người dân có yêu cầu xác nhận lãnh sự giấy chứng nhận độc thân để ra nước ngoài làm thủ tục kết hôn, họ chỉ việc đến cơ quan hộ tịch địa phương trích lục hay sao y hộ khẩu và làm bản tuyên thệ, sau đó đến cơ quan công chứng hay tòa án địa phương chứng thực là có thể mang đến Cục Lãnh sự xin CNLS.