Phóng to

TTCT - Họp là một hình thức trong quản lý nhà nước. Các cơ quan nhà nước vì thế họp nhiều hơn các cơ sở tư nhân hay liên doanh. Họp là cần thiết vì ở VN đôi khi không họp không điều hành nổi. Nhưng họp nhiều lại là mặt trái của vấn đề.

Tùy hình thức cơ quan, họp cần tần suất khác nhau. Cái khó là chúng ta chưa phân biệt rõ, chỉ ra nơi nào cần họp nhiều, nơi nào thừa hành phải làm là chính, hạn chế họp. Như Chính phủ thì tôi nghĩ dứt khoát không nên một tháng chỉ họp một lần. Vì có biết bao điều cần kíp đòi hỏi Chính phủ - cơ quan hành chính đầu não của quốc gia - phải có biện pháp giải quyết ngay.

Quay lại thời phong kiến, thiết triều là một hình thức họp của cơ quan hành chính tối cao. Thời đó vấn đề chưa nhiều mà người ta đã phải tổ chức hằng ngày để người lãnh đạo nắm được thông tin, điều hành, xử lý công việc. Chính phủ các nước họp nhiều nhưng các cuộc họp rất ngắn, chỉ khoảng hai tiếng. Có thể họ tranh thủ đầu giờ sáng, xong ai nấy về cơ quan mình triển khai. Như vậy có lợi hơn chúng ta dồn rất nhiều vấn đề vào một cuộc họp.

Còn tại đa số các cơ quan cấp dưới không nhất thiết phải họp nhiều vì anh chỉ tham mưu. Lãnh đạo giao việc, cấp dưới thi hành, xong việc trình lên. Họp chỉ diễn ra khi cần trưng cầu ý kiến hay thống nhất để triển khai cho chuẩn. Nhưng vẫn họp triền miên là do ông lãnh đạo không chuẩn bị tốt nội dung. Đến giờ, lãnh đạo cứ lên nói ào ào.

Hiện có vị rất tài ở chỗ nói rất dài nhưng mọi thứ cứ chung chung, chẳng có thông tin gì, không sai không đúng. Câu chuyện vì thế hôm nay giống hôm qua. Rồi tình trạng nể nang trong các cuộc họp khiến vấn đề không được giải quyết, khi vấp lại phải họp. Thật ra đấy không phải là họp vì họp để chỉ đạo, nắm thông tin rất thực chất, ngắn gọn và đó là kênh cấp trên kiểm tra cấp dưới hiệu quả.

Môtip tiến hành họp ở VN cũng chưa tối ưu. Đầu tiên là lãnh đạo lên phát biểu một vài ý, quán triệt tinh thần. Sau đó một nhân vật nào đó lên đọc lại, đôi khi là nguyên văn cái văn bản đã phát cho đại biểu. Rồi cuối cùng lại có lãnh đạo lên đọc văn bản chỉ đạo y nguyên văn bản đã phát. Anh đã đưa tài liệu cho người ta đọc rồi thì cần gì phải đọc lại nữa? Mà thời gian đó thường chiếm đến 30% thời gian cả cuộc họp, đôi khi còn hơn.

Không đọc lại cái đã có trong văn bản sẽ buộc người đi họp phải nghiên cứu trước các tài liệu liên quan, tránh những câu hỏi ngây ngô. Theo tôi, chỉ nên đưa ra những vấn đề chưa thống nhất để bàn chứ cứ đọc tràn lan, rồi lại bàn những cái không cần bàn, thì có vị được mời phát biểu sẽ cứ “thống nhất cao” đồng thời diễn giải cảm tưởng sẽ rất mất thời gian và không tác dụng. Vài vị như thế là hết giờ. Vì vậy, thu gọn được các khâu không cần thiết, đi thẳng vào vấn đề cần bàn, tôi nghĩ có thể giảm được 1/3 thời gian họp, hay nói cách khác, giảm được 1/3 các cuộc họp.

Người Việt có thói quen hay nhìn lên trên, xem cấp trên là tấm gương. Thấy cấp trên năng đi họp thì cấp dưới năng tổ chức thôi. Nay nên thay đổi lại, nếu nhân hội nghị kỷ niệm mà các vị lãnh đạo chỉ gửi đi một thông điệp để chúc mừng thì việc đó rất cần. Còn nếu chỉ xuống bắt chân bắt tay rồi kéo nhau dự tiệc thì không nên.

Theo tôi, lỗi do ta chưa phân biệt được giữa hoạt động chính trị và hoạt động hành chính. Từ hàm Bộ trưởng trở lên là chính khách. Đáng ra ông ấy phải ngồi để nghiên cứu, tìm tòi, để nghĩ ra chiến lược, làm sao thực hiện tốt chiến lược đó. Đấy mới là nhà chính trị. Họ cũng chỉ nên dự các cuộc họp có tầm chiến lược hoặc tạo dựng, triển khai chiến lược đó. Nhưng ở ta vẫn chưa phân định rõ nhiệm vụ hành chính và nhiệm vụ chính trị. Nên mới thấy các quan chức rất bận rộn. Đó là bận ảo, bận cái của người khác. Bộ trưởng ở ta có quá nhiều việc, từ tổ chức bộ máy, phân công nhiệm vụ các cục, vụ chức năng, rồi cả bổ nhiệm anh A, chị B, thậm chí cả kỷ luật, nâng lương ai đó...

Có cuộc họp họ tổ chức để cảm ơn nhau nhưng theo tôi phong bì không phải nguyên nhân, nó đã chuyển thành điều kiện. Muốn giảm điều ấy, có thể nói là làm được, nhưng phải thay đổi nền công vụ, bắt đầu từ việc làm luật. Phải luật hóa, chi tiết hóa trách nhiệm. Nền hành chính phải chuyên nghiệp, áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý, minh bạch hóa hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Khi nền hành chính như thế thì mới giảm được họp cũng như các tệ nhũng nhiễu khác. Người ta sợ bộ trưởng vì bộ trưởng, bằng quyền lực chức vụ, có thể làm thay đổi quyết định chuyên môn của anh chuyên viên. Phải tiến đến người làm chuyên môn có thẩm quyền chuyên môn mà không ai có thể can thiệp được, như nhà báo có quyền nói sự thật, giáo viên coi thi có quyền chấm thi đúng, cảnh sát giao thông có quyền phạt bất cứ ai vi phạm, dù người đó là vị nào.

Ai làm việc nấy tự nhiên họp sẽ giảm, cơ hội cho tham nhũng sẽ ít đi.Cơ hội cho tham nhũng sẽ ít đi. Làm quan khi ấy cũng chỉ là một nghề như bao nghề khác, chứ không phải là nơi đầy quyền lực gắn với quyền lợi, ai cũng muốn lên, có việc gì vẫn tìm mọi cách ngồi nguyên mà không ai muốn bỏ!...

Đi họp vì cái phong bì

Có tổ chức quốc tế khi làm hội nghị đã kiên quyết không chi khoản phong bì. Nhưng chỉ được lần một, lần hai khách vãn hẳn, rồi sau này đi tiếp xúc rất khó nên đành “theo lệ” chi một khoản nho nhỏ để “gửi thư” cho quan khách VN.

Cứ mỗi khi giành được hợp đồng tổ chức sự kiện cho một công ty hay ban ngành nào đó, điều chúng tôi phải hỏi đầu tiên là “phong bì cho mỗi khách là bao nhiêu?”, “khả năng phát sinh bao nhiêu?”, “quà tặng ra sao?”, cuối cùng mới là “đối tượng khách”, vì phải căn cứ vào đó để ký kết tổng chi phí cho chương trình. Đôi khi biết trước đối tượng khách, chúng tôi phải tư vấn nên giảm chi phí nào, tăng phí nào vì có đối tượng miễn phong bì dày là được. Và thông thường, tiền phong bì phải chiếm đến 20% tổng chi phí hội nghị.

Cái phong bì ở miền Bắc người ta cứ đút vào và gọi một cách dễ chịu là tiền ăn trưa. Nhưng tiền ăn trưa cũng chia theo mức độ quan trọng của khách dự. Ăn trưa của lái xe là 50.000 đồng, đôi khi không có. Ăn trưa của cán bộ thường là 100.000-200.000 đồng. Nhưng cỡ “VIP” thì phong bì thường phải 500.000 đồng.

Thậm chí, với những nhân vật phải tìm mọi cách tạo quan hệ thì có khi phong bì phải vài triệu, thậm chí (như báo chí có nêu trong một cuộc họp mà đại biểu Quốc hội Tào Hữu Phùng nêu ở Tổng công ty Viglacera) phong bì 10 triệu, với cánh PR chúng tôi chưa phải là ghê gớm. Nhiều công ty sẵn sàng giao cho chúng tôi mức gấp đôi, thậm chí gấp ba như thế để mời cho được “cụ ấy xuống chỉ trỏ rồi cười”.

Đến nay thì khâu “phát tài liệu” có kèm một “bức thư nho nhỏ” đã thành thông lệ không thể thiếu ở hầu hết các cuộc họp, hội nghị, hội thảo. Tiết mục này sinh ra nhiều tình huống bi hài mà dân PR chúng tôi có thể viết thành cả cuốn sách. Có vị mở luôn phong bì ra đếm có bao nhiêu. Có những vị nổi tiếng cả ngoài đời và cũng nổi tiếng luôn trong giới PR vì “phong cách” rất đặc biệt khi nhận phong bì.

Có ông A vào nhận phong bì rồi nhưng ông lại quay ra cầm cái giấy mời nữa, đòi nhận tiếp. Thì ra giấy mời ấy là của nhân viên, nhưng ông giữ để lĩnh hai lần. Rồi những khách “không mời mà đến”.

Có nhiều vị hay vác cặp đến dự họp, nhưng chỉ khoảng 30 phút là lẩn về, nhân viên PR nào ngăn mời ở lại thì “bận lắm, cơ quan đang có việc gấp”. Nhưng thật ra “cụ” chạy sang cuộc họp khác. Để đối phó, nhiều công ty nước ngoài đổi lịch, phát quà vào cuối buổi. Lẽ dĩ nhiên nhiều vị định ra nhưng rồi lại đi vào.

Tâm lý nhận phong bì đã quen thuộc đến mặc nhiên như thế nên hôm nào hội nghị không có phong bì thì hôm đấy đón tiếp đến khổ. Người thì hỏi tại sao, người thì hỏi cuối buổi có phát không, rồi không có phong bì thì quà tặng là cái gì... Nhân viên PR trả lời không có thì ngay lập tức nhận được thái độ khác ngay.

Đôi khi phát phong bì mà chúng tôi thấy ngượng với người nước ngoài. Cái phong bì làm hèn con người đi nhiều quá!

Nhiều quan chức đang hạ thấp mình

Nhiều doanh nghiệp đến dịp kỷ niệm, cánh nhân viên bàn với nhau rất rôm rả và... cợt nhả, mời “cụ” nào đến để cho nó “sang”. Tức người ta đã quen với việc biến anh quan chức thành một vật trang trí cho lễ kỷ niệm của họ. Lẽ dĩ nhiên, làm gì cũng phải nghĩ đến chi phí nên người ta còn tính toán hẳn hoi, mời ông này thì bao nhiêu, mời ông kia thì bao nhiêu.

Rồi... họp tranh luận, kinh phí có bấy nhiêu, mời ông này thôi. Cá nhân tôi chứng kiến không ít cuộc tổng kết của cơ quan cũ, khi tiệc tàn, hơi rượu tan, quan khách về hết, từ giám đốc tới nhân viên... ngồi thở. Rồi bình phẩm, lẽ ra không nên mời ông này, ông kia, “chẳng được cái việc gì mà tốn kém”. Vị đó mà nghe được chắc hẳn sẽ “chờn” với vụ đi họp. Nhưng dường như từ trước đến nay không ai nghe thấy thì phải?!

Rõ ràng, khi người ta dễ dàng mời được một vị lãnh đạo, với tầm cỡ ấy mà đến chỉ để “ngắm cảnh” hoặc “cho phần trang trọng” thì quá phí. Phí cho công sức của vị quan đó, phí cả cho cả sự tin cậy của người dân.

Thời gian đó anh dành ra giải quyết một việc gì đó thật tâm huyết có khi còn được tiếng thơm. Còn chẳng có gì quan trọng mà anh cứ đến, nghĩa là anh đã tự hạ thấp bản thân mình, người ta coi thường là phải. Theo tôi, nên đặt ra qui định quan chức không được đi dự các lễ kỷ niệm theo kiểu “lễ lạt”, không thật sự cần có ý kiến chỉ đạo của các vị ấy.

Các vị lãnh đạo chỉ nên đến những hội nghị để nghe người dân, doanh nghiệp thật sự cần gì, bức xúc gì rồi đề ra thời hạn trả lời, giải quyết, chứ không nên đến nói chung chung những cái chẳng nói người ta cũng biết. Từ trên làm gương trước, chất lượng các cuộc họp dần sẽ được nâng cao. Cải cách hành chính là cải cách những cái như thế chứ không chỉ là vạch ra các dự án bao nhiêu tỉ, bao nhiêu triệu đôla để “nâng cao năng lực bộ máy nhà nước”.