Cách lọc email từ mạng xã hội hiệu quả hơn

TTO - * Tôi đăng ký sử dụng Facebook với hộp mail Gmail của mình nhưng càng ngày nhận được nhiều email quá, lẫn lộn trong các email công việc của tôi. Mong Nhịp Sống Số hướng dẫn cách nào khắc phục giùm.

(Phan Nhi - niniphan279@)

- Tư vấn của Nhịp cầu Nhịp Sống Số:

Các mạng xã hội như Facebook, MySpace... thường "giội bom" email thông báo cho người dùng từng hoạt động mới diễn ra có liên quan đến tài khoản của họ, từ tin nhắn mới, cập nhật trạng thái, bạn bè gửi lời bình... khiến hộp thư email dễ bị đầy tràn.

Có 2 cách để quản lý lượng thư gửi từ các mạng xã hội vào hộp thư cá nhân mà bạn có thể tham khảo như sau:

1. Khóa chức năng thông báo từ mạng xã hội

Nếu không muốn nhận các thông báo từ Facebook nữa thì bạn có thể khóa chức năng gửi thư thông báo bằng cách đăng nhập vào tài khoản Facebook, chọn Settings - Account Settings, chọn phần "Notifications". Tại đây, bạn bỏ chọn tất cả hoặc lựa chọn những phần ít ỏi muốn nhận thông báo tùy theo nhu cầu sau đó bấm "Save changes" để lưu lại thiết lập là xong.

Quản lý chức năng thông báo trong Facebook

2. Quản lý từ Gmail và Outlook

Gmail cho phép quản lý email theo nhãn (label) và bộ lọc (filter) khá hữu hiệu. Đăng nhập vào tài khoản Gmail, chọn Settings ở góc trên cùng bên phải rồi chọn thẻ "Filters", nhấp vào "Create a new Filter" để tạo bộ lọc mới.

Tại ô Form, bạn điền vào "*@facebookmail.com" (có kèm theo dấu *, không kèm ngoặc kép), các ô còn lại chừa trống và nhấn Next Step. Tại giao diện kế tiếp, bạn có những tùy chọn sau:

- Bỏ qua Inbox (không hiện diện trong Inbox)- Đánh dấu sao (Star it)- Dán nhãn (Label): cần đặt tên nhãn cho các email từ Facebook, ví dụ: Facebookemail- Chuyển tiếp đến...- Xóa (Delete it): chọn phần này nếu bạn muốn xóa ngay các email gửi từ Facebook

Ở đây ta chọn "Dán nhãn" (Apply the label) để tiện quản lý, rồi nhấn "Create Filter" để tạo bộ lọc. Bạn có thể chọn "Also apply..." để thực thi các email hiện đã có trong Inbox.

Thiết lập tự động dán nhãn cho các email được gửi từ facebook

Sau khi đặt nhãn, khi cần truy xuất nhanh đến tất cả những email từ Facebook, bạn chỉ cần chọn nhãn Facebookemail trong phần Label (bên cột trái) đã tạo là tất cả mọi email gửi từ Facebook đến hộp thư của bạn sẽ được chọn, công việc còn lại là tùy ý bạn thực hiện như xóa nhanh tất cả hay chuyển chúng thành "Đã xem"...

Trường hợp sử dụng Gmail trong Microsoft Outlook qua giao thức POP3 hay IMAP thì tương tự như trên bạn có thể dễ dàng quản lý thông qua các bộ lọc. Trước tiên cần tạo 1 thư mục (folder) trong Outlook để đưa các email thông báo từ Facebook tự động chuyển vào đó bằng cách nhấp phải chuột lên "Inbox", chọn "New Folder", đặt tên thư mục là emailFacebook hoặc tùy ý rồi OK để khởi tạo.

Tiếp theo, nếu đang sử dụng Outlook 2007, bạn chọn Tools - Rules and Alerts từ trình đơn rồi nhấn chọn "New Rule..". Một cửa sổ mới dày đặt các lựa chọn mở ra, bạn chọn vào "Move a message from someone to a folder" để tạo bộ lọc cho email Facebook chuyển vào thư mục emailFacebook vừa tạo.

Tạo bộ lọc cho Microsoft Outlook

Nhấn Next để chuyển sang giao diện kế tiếp, bạn nhấn vào "people or distribution list" ở khung nhỏ bên dưới. Điền "*@facebookmail.com" (có kèm theo dấu * ) vào ô "From" rồi nhấn OK. Tiếp tục nhấn Next rồi chọn "specified" ở khung dưới, tìm đến thư mục emailFacebook đã tạo và nhấn OK.

Nhấn Next một lần nữa và không chọn gì khác. Đến giao diện hoàn tất khởi tạo bộ lọc, bạn cần đặt tên cho bộ lọc vì có thể tạo nhiều bộ lọc khác nhau. Đánh dấu chọn vào "Turn on this rule" để bắt đầu thực thi bộ lọc và "Run this rule now on..." để áp dụng bộ lọc lên những email đã có trong hộp thư, khi chọn tùy chọn này, Outlook sẽ dò tìm các email đã có trong hộp thư để chuyển vào thư mục theo yêu cầu.

Từ giờ bạn có thể quản lý email thông báo gọn gàng trong 1 thư mục và nhanh chóng xóa đi dễ dàng.

THANH TRỰC thực hiện