Phóng to

TTO - WBS được các nhà quản lý dự án dùng để triển khai dự toán, phân công nhân sự, theo dõi tiến độ và xác định phạm vi công việc của dự án. Bạn có thể sử dụng công cụ này để chia những nhiệm vụ phức tạp thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn, rồi lại tiếp tục chia nhỏ hơn nữa nếu có thể.

Để thiết lập một WBS, bạn hãy đặt câu hỏi sau: Chúng ta phải làm gì để đạt được mục tiêu? Bằng cách lặp đi lặp lại như vậy đối với từng nhiệm vụ, rồi nhiệm vụ nhỏ hơn, cuối cùng bạn sẽ đạt đến điểm mà tại đó nhiệm vụ không thể chia nhỏ hơn được nữa. Hãy xem ví dụ sau:

Hãng xe ABC lập kế hoạch giới thiệu một loại xe khách mới. Đây là một dự án rất lớn. Ở cấp độ cao nhất, các nhân viên công ty phải đối mặt với bốn nhiệm vụ:

1. Xác định các yêu cầu của khách hàng

2. Thiết kế một loại xe đáp ứng được các yêu cầu này

3. Chế tạo xe

4. Thử nghiệm xe

Hình 5-1 cho thấy mỗi nhiệm vụ cấp cao nhất có thể được chia thành một tập hợp các nhiệm vụ nhỏ, những nhiệm vụ nhỏ này lại có thể tiếp tục chia nhỏ hơn nữa. Ví dụ: việc “lập biểu đồ động cơ” ở dưới nhiệm vụ “thiết kế xe” có thể được chia thành hàng chục nhiệm vụ nhỏ như “thiết kế hệ thống truyền động”, “thiết kế hệ thống làm mát”...

Trong ví dụ này, nhóm dự án cuối cùng sẽ đạt đến một điểm mà không còn lý do thiết thực nào nữa để chia nhỏ các nhiệm vụ thêm nữa. Điểm này có thể là khi các nhiệm vụ được phân tích thành những việc có thể xử lý trong tuần hay trong ngày. Tại đây, quá trình chia nhỏ công việc kết thúc. Dự án càng phức tạp, mức độ chia tách công việc càng dày. Bạn không nên tiếp tục chia nhỏ công việc khi đã đạt đến điểm mà lượng thời gian dành cho công việc bằng với đơn vị thời gian nhỏ nhất mà bạn dự tính. Điều đó có nghĩa là nếu bạn muốn lên kế hoạch cho một ngày, hãy chia công việc đến điểm mà mỗi nhiệm vụ sẽ mất đúng một ngày để thực hiện.

Bí quyết thực hiện WBS

Nhiều dự án đi sai hướng vì các thành viên trong nhóm không thể xác định được toàn bộ các nhiệm vụ, cả nhiệm vụ chính yếu cũng như phụ. Sau đây là một số bí quyết để bạn thực hiện WBS đúng cách:

• Bắt đầu từ những nhiệm vụ cao nhất và di chuyển dần xuống.

• Vận động những người phải trực tiếp thực hiện công việc cùng tham gia. Họ là những người hiểu rõ nhất những gì liên quan đến công việc và biết cách chia những công việc này thành những phần dễ quản lý hơn. Nhà quản lý dự án và các thành viên nòng cốt trong nhóm nên đánh giá mọi nhiệm vụ để quyết định liệu có phải tất cả những nhiệm vụ này đều cần thiết, và liệu có thể điều chỉnh lại một số nhiệm vụ để đẩy nhanh tiến độ và giảm bớt chi phí hay không.

• Kiểm tra công việc của bạn bằng cách xem xét tất cả các nhiệm vụ nhỏ, cũng như xem liệu tổng của chúng có phải là nhiệm vụ cao nhất không. Hãy nhớ đừng bỏ sót điều gì cả.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to