 Phóng to |
Nhưng liệu các thành viên trong nhóm ảo có thể hợp tác chặt chẽ với nhau không? Nếu có thì cơ sở của sự hợp tác đó là gì, và làm thế nào để bạn khuyến khích sự hợp tác đó? Sau đây là một số lời khuyên cho bạn:
* Tạo cơ hội hợp tác. Bạn có thể khai thác những công cụ giao tiếp đã trình bày ở trên. Việc giao tiếp sẽ tạo điều kiện cho sự hợp tác trong nhóm.
* Công nhận và khen ngợi hành vi hợp tác. Ví dụ, bạn công bố với mọi người việc hai thành viên trong nhóm đang thúc đẩy tiến độ thuyết trình của nhóm trước cấp quản lý, hoặc thông báo qua e-mail về những kết quả nghiên cứu thị trường do Hal ở New Orleans và Jennifer ở Miami cùng phối hợp triển khai.
Các yếu tố văn hóa
Nếu bạn đang quản lý một nhóm ảo với các thành viên sống rải rác khắp toàn cầu, bạn cần phải kiểm tra các yếu tố văn hóa, đặc biệt là với các thành viên mới. Các thành viên trong nhóm cảm nhận thế nào về điều kiện lao động, giờ giấc, quyền hạn và trách nhiệm, cách thức giao tiếp (cụ thể là những hành vi nào được xem là lịch sự, hành vi nào không) và các hoạt động chịu ảnh hưởng của nền văn hóa khác? Ví dụ, ở một số nước, nhà quản lý có thể đánh mất sự kính trọng, nếu họ không giữ được mối quan hệ nghiêm túc đối với cấp dưới, trong khi ở các nước khác, thái độ nghiêm trang lại không được đánh giá cao. Trưởng nhóm phải nhận ra những phong tục, thói quen khác biệt này và phải hành xử thận trọng. Ngay cả việc khen ngợi một thành viên nào đó vì đã thực hiện tốt phần việc của mình cũng có thể sẽ phản tác dụng do trưởng nhóm không ý thức được những khác biệt về văn hóa. Khái niệm chọn ra những cá nhân để khen ngợi trước mặt người khác là điều bình thường ở Bắc Mỹ, nhưng lại gây bối rối và không thoải mái, nếu thành viên được khen đến từ một nền văn hóa nhấn mạnh vào tính tập thể.
Giờ giấc làm việc cũng là một vấn đề quan trọng khác. Như đã đề cập ở trên, quả thật là các cuộc hội thảo của bạn có thể buộc các thành viên trong nhóm ở những múi giờ khác phải làm việc đến khuya, hoặc khi bình minh chưa ló dạng. Những đòi hỏi như vậy liệu có thể chấp nhận được trong những nền văn hóa đó không? Các thành viên có chấp nhận giờ giấc như vậy, nếu họ bị trói buộc vào lịch trình của bạn suốt một thời gian dài không? Mọi người nghĩ gì khi phải làm việc vào cuối tuần, ngày lễ hay làm việc thêm giờ? Bạn cần xem xét cẩn thận những câu hỏi này và thảo luận với tất cả các thành viên trong nhóm.
Nhóm xuyên văn hóa cũng phải nhất trí về các vấn đề ngôn ngữ và biện pháp làm việc. Việc thảo luận và báo cáo sẽ được thực hiện bằng ngôn ngữ (hay những ngôn ngữ) nào? Ngân sách sẽ được thể hiện bằng đô la Mỹ, đồng euro hay một loại tiền tệ nào khác? Nhóm sẽ mô tả tất cả các chi tiết kỹ thuật theo hệ thống đo lường Anh-Mỹ như inch, pound, ounce hay bằng số đo theo hệ mét đã được chấp nhận rộng rãi tại châu Âu, châu Á?
Giao tiếp
Giao tiếp thường là trở ngại lớn nhất trong những nhóm có các thành viên đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau. Không phải mọi thành viên trong nhóm đều thông thạo thứ tiếng mà nhóm đã thống nhất dùng làm ngôn ngữ giao tiếp. Và điều này có thể làm cho các thành viên không hiểu nhau.
Trong một bài viết trên Harvard Management Communications Letter (Thư tín giao tiếp quản lý Harvard), Kim Ribbink đã mô tả cách một nhà quản lý doanh nghiệp Mỹ tăng khả năng giao tiếp với các kỹ thuật viên từ một quốc gia mà tiếng Anh chỉ là ngoại ngữ. Nhà quản lý này thực hiện một chính sách, theo đó bất kỳ đặc tính kỹ thuật của dự án nào mà ông phân công cũng phải được người nhận nhiệm vụ "xác định phản hồi". Nói cách khác, người nhận nhiệm vụ phải viết lại những yêu cầu của nhiệm vụ theo cách hiểu của họ. Sau đó, hai bên sẽ cùng thảo luận để loại trừ bất kỳ mâu thuẫn hay sự hiểu lầm nào. Bằng cách này, mọi người đều rõ ràng về nhiệm vụ và kết quả cần đạt được.
Nguồn: Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả - First News và NXB Tổng hợp TPHCM
 Phóng to |
Tối đa: 1500 ký tự
Hiện chưa có bình luận nào, hãy là người đầu tiên bình luận