Phóng to

TS Nguyễn Tường Bách trình bày tại hội thảo

Thiết bị công nghệ (TBCN) mà cuộc hội thảo nêu trên bàn đến là những thiết bị được sản xuất theo đơn đặt hàng, phục vụ cho việc sản xuất hàng hóa, cung cấp dịch vụ hay giáo dục. Đặc điểm của TBCN là có phần cứng (máy móc, phụ tùng…) và phần mềm (lắp đặt, huấn luyện, sản xuất thử…), chủ yếu nhập từ các nước tiên tiến, thanh toán bằng ngoại tệ và có giá trị cao, dao động trong khoảng từ một triệu USD đến 50 triệu USD. Theo TS Nguyễn Tường Bách, quá trình mua TBCN được chia làm nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn đều tiềm ẩn nhiều rủi ro.

Xác định dự án: bước khởi đầu thận trọng

Xây dựng dự án tiền khả thi là việc đầu tiên mà chủ doanh nghiệp nên nghĩ đến trước khi lập dự án. Tính khả thi của dự án thường được xem xét dựa trên các yếu tố như chi phí đầu vào, khấu hao, nguồn vốn, khả năng tiêu thụ sản phẩm, tiên liệu sự phát triển của thị trường… Doanh nghiệp có thể thuê tư vấn để giải quyết khâu này.

Sau khi xác định tính khả thi của dự án, doanh nghiệp sẽ thành lập một ban quản lý dự án kèm theo định hướng. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, tuổi thọ máy, chất lượng sản phẩm và giá bán mà doanh nghiệp lựa chọn nhà sản xuất. Thí dụ, với máy ép than tổ ong, doanh nghiệp có thể nhập khẩu từ Trung Quốc bởi cho dù viên than ép có chút khiếm khuyết thì người tiêu dùng vẫn chấp nhận. Ngược lại, những sản phẩm đòi hỏi độ chính xác cao, chẳng hạn như gạch men, doanh nghiệp nên nhập dây chuyền của Ý hoặc Tây Ban Nha - hai quốc gia có truyền thống lâu đời về sản xuất loại sản phẩm này.

Một loạt câu hỏi đặt ra đối với doanh nghiệp là nhập một phần hay toàn bộ thiết bị, tự động hay bán tự động, hiện đại hay bền chắc? Kinh nghiệm cho thấy những thiết bị như bồn chứa, băng chuyền, ống dẫn, máy phát điện dự phòng… nên tự sản xuất tại Việt Nam theo bản vẽ mà người bán cung cấp. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, thể hiện thái độ nghiêm túc của người mua, mà còn giảm bớt trách nhiệm cho người bán. Ngoại trừ những thiết bị sử dụng trong phòng thí nghiệm có nhiệt độ ổn định, những thiết bị đặt ở bên ngoài dễ bị tác động của môi trường, nên bán tự động là một giải pháp thích hợp, do đặc thù khí hậu nước ta nóng ẩm.

Cần lưu ý là trình độ của các nhà sản xuất thiết bị theo đơn đặt hàng cách biệt khá rõ. Tiền nào của ấy, ví dụ thiết bị ngành in thì Đức là số một, thiết bị xi măng có các nhà cung cấp từ Đan Mạch, Pháp, Đức, thiết bị đóng gói thì từ Thụy Điển, Đức, cáp treo là Áo… Tuy nhiên, không phải lúc nào người mua cũng có thể dễ dàng tìm được thiết bị mình cần, nồi hơi sử dụng cho những nhà máy điện có công suất từ 500 MW trở lên là một trường hợp điển hình. Theo TS Nguyễn Tường Bách, có thời điểm hãng duy nhất trên thế giới đủ khả năng sản xuất loại thiết bị này đã từ chối nhận thêm hợp đồng trong vòng ba năm liên tiếp.

Dự án chìa khóa trao tay: nên hay không?

Đây là một trong những câu hỏi doanh nghiệp cần giải đáp khi đặt hàng nhà sản xuất. Đối với những dự án có khối lượng công việc do người bán thực hiện đến 95% thì chìa khóa trao tay là phương án tối ưu và chi phí sẽ rất cao. Bằng không, khi đặt hàng, doanh nghiệp đừng quên yêu cầu phụ tùng thay thế. Thực tế đã có nhà máy sản xuất gạch men công suất 3.000m²/ngày phải ngưng sản xuất cả tuần lễ vì bị hư một chi tiết giá vài euro. Tùy theo dự án, có thể yêu cầu bên bán giám sát lắp đặt, vừa ràng buộc họ chịu trách nhiệm bảo hành, vừa tạo điều kiện cho nhân viên học hỏi kỹ năng từ các chuyên gia nước ngoài.

Đối với bên mua, ngoài sự chuẩn bị về con người, cơ sở hạ tầng (nhà xưởng), các thiết bị sản xuất trong nước (nếu có), móng (nếu lắp đặt thiết bị siêu trường siêu trọng) cần phải tuân thủ chặt chẽ bản vẽ mà bên bán cung cấp. Cũng nên đưa ra các đề mục tùy chọn (option) để tiết giảm chi phí, ví dụ yêu cầu bên bán cung cấp thiết bị trong trường hợp thiết bị sản xuất trong nước không đạt yêu cầu hoặc không rẻ hơn thiết bị nhập khẩu.

Trong thập niên 1990, có một số doanh nghiệp đòi hỏi nhà sản xuất bao tiêu sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định, nhưng đây là con dao hai lưỡi vì nhà cung cấp có thể sẽ đẩy giá thiết bị lên rất cao.

Người bán chỉ đưa ra giá cạnh tranh trong những trường hợp hai bên có mối quan hệ quen biết từ trước, nhìn thấy viễn cảnh xán lạn, hoặc thiết bị người mua đặt hàng họ đã từng bán thành công.

Trong quá trình đấu thầu, doanh nghiệp nên kèm theo điều khoản không bắt buộc phải chọn đơn vị bỏ thầu thấp nhất. Việc này nhằm tránh những rắc rối pháp lý vì những đối tượng dự thầu có ý định lừa đảo sẽ hạ giá vô tội vạ để giành cho được hợp đồng. Một trong những dấu hiệu để đánh giá nhân thân của nhà sản xuất là mức độ đầu tư vào bộ phận nghiên cứu.

Trên bàn thương thảo

Duy trì tính chủ động là rất cần thiết trong quá trình thương thảo. Tuyệt đối tránh sử dụng hợp đồng mẫu - xương sống pháp lý khi xảy ra tranh chấp - do bên bán cung cấp. Theo ông Trần Sĩ Chương, Phó Chủ tịch Công ty Le & Associates, không nên đọc hợp đồng mẫu để tránh bị chi phối. Cách tốt nhất là thuê một chuyên gia luật thương mại quốc tế am hiểu lĩnh vực sản xuất của doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng. Trước khi đặt bút ký vào hợp đồng, doanh nghiệp phải tham quan một nhà máy tương tự của nhà sản xuất đang vận hành. Để chủ động trong quá trình tham quan, nên hạn chế tiếp xúc với đại diện của nhà sản xuất, chỉ trao đổi với họ khi thực sự cần thiết.

Khi vào bàn đàm phán, cần lên một danh sách những vấn đề ưu tiên như chất lượng, phí tổn, công suất, thời gian, quy trình chuyển giao công nghệ… Mặc dù đại diện bên bán luôn luôn có phương án tùy thuộc sự trả giá của bên mua nhưng vẫn cần chủ động chuẩn bị sẵn những gói có thể đổi chác được theo hướng có lợi (ví dụ, tăng tiền đặt cọc để được giảm giá). Cố gắng xác định chính xác người có tiếng nói quyết định của bên bán.

Khi đã thuyết phục được người này, bên mua nên đưa thêm thông tin, giúp đối tác ấy thuyết phục cấp trên trực tiếp (chẳng hạn nếu giảm giá thêm 5%, bên bán sẽ có cơ hội tiếp tục cung cấp thiết bị khi bên mua mở rộng nhà máy). Đại diện bên bán thường chịu áp lực lớn trong quá trình đàm phán, nên khi cảm nhận được bên mua tích cực giúp đỡ họ tháo gỡ khó khăn thì hiệu quả đàm phán sẽ cao hơn.

Để tiến tới thanh lý hợp đồng

Hai vấn đề không nên coi nhẹ là đóng gói thiết bị và cách thức vận chuyển để thiết bị còn nguyên đai nguyên kiện khi về đến cảng Việt Nam. Bên mua cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng lẫn con người (đủ kỹ năng và sức khỏe để theo kịp cường độ làm việc của các chuyên gia nước ngoài), đảm bảo thiết bị sẽ được đưa về lắp đặt tại nhà máy ngay sau khi cập cảng, tránh tình trạng “có bò mới lo làm chuồng”.

Trong quá trình lắp đặt, nên ghi chép tỉ mỉ mọi diễn tiến của dự án, kể cả các cuộc trao đổi bằng miệng. Chú ý ghi chép sai sót của đối tác (dựa trên hợp đồng) và của chính mình (giải thích tình huống). Sau khi hoàn tất việc lắp đặt là giai đoạn sản xuất thử, trường hợp công suất thấp hơn thiết kế 2%, thời hạn giao thiết bị trễ hơn hai tuần, nhiên liệu bị tiêu hao hơn 5% so với quy định thì bên mua có quyền phạt bên bán. Những điều kiện này được thể hiện rõ trong hợp đồng sẽ trở thành sức ép vô hình, buộc bên bán phải đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ thực hiện dự án.