Phóng to

Trong bài báo cáo thuyết trình thuộc dạng thống kê, bạn phải thao tác với các đối tượng vẽ dạng biểu đồ, sơ đồ tổ chức. Bài viết kỳ này hướng dẫn bạn những bước cơ bản trong việc tạo và tinh chỉnh các biểu đồ và đối tượng SmartArt cho sơ đồ tổ chức.

Làm việc với các loại biểu đồ

Hiện tại, phiên bản PowerPoint 2007 đã hỗ trợ bạn khoảng 70 loại biểu đồ khác nhau thuộc các dạng: cột, đường, lưới, vùng... (hình 1). Việc sử dụng các biểu đồ dạng này cần có sự kết hợp với Microsoft Excel để tinh chỉnh và vẽ tốt hơn. Bạn vào menu Insert, chọn mục Chart trong nhóm mục Illustrations. Một cửa sổ nhỏ hiện ra cho phép lựa chọn biểu đồ cần thực hiện. Các loại biểu đồ được phân định thành các mục riêng rẽ nằm bên trái của cửa sổ này và tương ứng đó là các nhóm biểu đồ nằm phần bên phải, nhắp chuột chọn biểu đồ.

Phóng to

Mặc định khi vẽ một đối tượng Chart, trình Excel được gọi ra để thay đổi các giá trị hiển thị và các đối tượng vẽ bên trên. Nếu bạn đã đóng trình Excel lại mà muốn gọi ra lần nữa, hãy nhắp phải chuột lên biểu đồ, chọn Edit Data hoặc Change Series Chart Type nếu muốn thay đổi dạng biểu đồ khác. Để thay đổi màu của các đường thống kê (các cột, vùng hoặc một mảnh cắt của đường tròn trong biểu đồ), bạn nhắp chuột chọn các đối tượng cùng màu qua các mốc thời gian hoặc nhắp đôi chuột để chọn riêng rẽ từng đối tượng.

Để tăng thêm các mốc thời gian thống kê, chỉ cần thêm một dòng dữ liệu tương ứng từ Sheet dữ liệu ở Excel. Ngoài ra, bạn nên kết hợp với hiệu ứng tạo đối tượng vẽ 3D đã được giới thiệu ở Thế giới @ 216 để làm cho biểu đồ thêm bắt mắt và sinh động hơn thay vì giao diện phẳng theo mặc định (hình 2). Nếu đang thao tác trên các biểu đồ dạng cột, bạn có thể hoán đổi vị trí biểu diễn trên hai trục tung và trục hoành bởi nút lệnh Switch Row/ Column. Nút này xuất hiện trên thanh Ribbon khi bạn nhắp vào từng biểu đồ cụ thể.

Tạo các sơ đồ quan hệ

Phóng to

Đối với các sơ đồ tổ chức biểu thị mối quan hệ giữa các cá nhân, tổ chức hay các đối tượng với nhau, việc thao tác và hiển thị trên PowerPoint 2007 được thực hiện khá dễ dàng và nhiều tùy chọn về kiểu hiển thị. Cũng thuộc nhóm mục Illustrations, bạn chọn SmartArt, cửa sổ hiện ra với khoảng 80 sơ đồ.

Sau khi chọn lựa sơ đồ thích hợp, bạn nhắp đôi chuột vào chúng để hiển thị trên Slide đang thao tác. Vẫn tương tự như các đối tượng vẽ khác, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các tính năng tạo ảnh nghiêng, giao diện 3D... đối với các đối tượng SmartArt. Mẹo nhỏ: Nếu các đối tượng vẽ dạng này được hiển thị trên Slide, bạn chọn lần lượt từng thành phần trong chúng và quan sát trên thanh Ribbon. Nếu thấy xuất hiện nhóm công cụ Picture Tools, bạn thay đổi đối tượng hiện có bằng một ảnh có sẵn (hình 3).