Phóng to

TTO - Ngay cả khi đã có một bản tuyên bố nội dung hoạt động, nhà quản lý dự án và những người có vai trò chính vẫn phải tìm hiểu chi tiết về phạm vi dự án. Một phương pháp xác định phạm vi dự án là để cho các thành phần liên quan và những người tham gia vào dự án thực hiện một bài tập tư duy nhằm mô tả những gì nên và không nên đưa vào dự án. Hãy xem xét ví dụ sau:

Công ty sản xuất giá treo Amalgamated đang gặp khó khăn: chi phí tồn kho cao đến mức không thể chấp nhận và chi phí này đang tăng tương ứng với doanh số. Trong một cuộc họp, giám đốc than phiền với các trưởng phòng thu mua, phát triển sản phẩm, sản xuất và quản lý tồn kho: “Hiện tại chúng ta cung cấp 20 mẫu giá treo khác nhau, và hầu hết đều dùng một bộ linh kiện riêng”.

Ralph – trưởng phòng quản lý tồn kho – nói: “Đúng thế. Mỗi lần thiết kế một loại giá treo mới, chúng ta lại sử dụng những loại linh kiện và móc treo khác nhau. Vì thế, trong kho của tôi đang có hơn 300 linh kiện khác nhau, thứ nào cũng cần phải theo dõi và bảo quản cẩn thận. Một số linh kiện đã ở trong kho hàng năm trời. Thật là lãng phí!”.

Trưởng phòng thu mua nêu một khía cạnh khác của vấn đề: “Bảo quản và theo dõi không phải là vấn đề duy nhất. Việc mua số lượng nhỏ các phụ kiện khác nhau tạo ra các chi phí hành chính cho phòng chúng tôi và làm chúng tôi không thể đặt hàng với số lượng nhiều – loại đơn hàng đem lại khoản chiết khấu đáng kể”.

Mọi người đều đồng ý rằng việc kiểm soát chi phí tồn kho là mục tiêu quan trọng của công ty, và hầu hết mọi người trong cuộc họp đều có một ý tưởng nào đó để giải quyết vướng mắc này. Vấn đề là làm thế nào họ có thể xác định phạm vi dự án kiểm soát chi phí này? Giám đốc yêu cầu Ralph – trưởng phòng quản lý tồn kho – tuyển một nhóm dự án.

Trong vòng hai tuần, Ralph đã tuyển sáu nhân viên quan trọng vào nhóm và tổ chức một cuộc họp kéo dài ba tiếng đồng hồ để bàn về vấn đề chi phí tồn kho. Giám đốc và ba nhà cung ứng linh kiện chính cũng được mời tham dự. Mỗi người lại có một quan điểm khác nhau về vấn đề này. Họ cùng nhau quyết định những gì nên đưa vào phạm vi dự án và những gì không nên. Bảng 3-1 trình bày ý kiến của họ trong cuộc thảo luận.

Ví dụ trên đây cho thấy một nhóm có thể xác định phạm vi của một dự án, cũng như loại bỏ các hoạt động gây lãng phí công sức và nguồn lực. Hãy lưu ý rằng nhóm này đã loại hai đề xuất thiết kế sản phẩm ra khỏi phạm vi dự án, mặc dù đây là những ý tưởng khá hay. Tuy mỗi đề xuất đều đem lại một giá trị nhất định cho dự án, nhưng cả hai đều bị đánh giá là nằm ngoài phạm vi của dự án hiện tại. Quyết định này cho thấy các nhà quản lý dự án, thành viên và nhà tài trợ phải biết cách cân bằng các phương án mà họ thu thập được. Các phương án luôn đòi hỏi nhiều hơn về thời gian và nguồn lực sẵn có. Nếu yêu cầu của nhà tài trợ xác định mục đích cần phải đạt được, thì kế hoạch dự án sẽ xác định phương tiện để thực hiện. Kế hoạch dự án này có thể do nhà quản lý dự án lập ra. Sẽ thật hoàn hảo nếu kế hoạch thể hiện được những ý tưởng tốt nhất của nhiều, hoặc tất cả, thành viên nhóm dự án. Với sự chấp thuận của nhà tài trợ, kế hoạch này sẽ trở thành phần hai của bản tuyên bố nội dung hoạt động.

Kế hoạch dự án đặc biệt hữu ích đối với các dự án lớn và phức tạp vì nó cung cấp nhiều chi tiết hơn về các nhiệm vụ, điểm mốc, kết quả cần đạt được, rủi ro và thời hạn của dự án. Nó như một tấm bản đồ chỉ đường giúp nhóm và các bên quan tâm đi đến đích cuối cùng.

Tóm tắt

• Bản tuyên bố hoạt động của dự án là một văn bản hành động, trong đó nêu rõ tính chất và phạm vi công việc cũng như yêu cầu của nhà tài trợ về kết quả của dự án.

• Bản tuyên bố nên rõ ràng, cụ thể, có khả năng đánh giá được, định hướng theo hành động, thiết thực và ràng buộc về mặt thời gian.

• Khi xây dựng một bản tuyên bố nội dung hoạt động, hãy nêu rõ mục đích chính của dự án còn phần phương pháp thực hiện nên để lại cho nhóm tự quyết định.

• Hãy xác định rõ những gì nên và không nên đưa vào phạm vi dự án.

Nguồn: Quản lý dự án lớn và nhỏ - First News và NXB Tổng hợp TPHCM

Phóng to