Ngày 11-4, Chủ tịch UBND TP Hà Nội Trần Sỹ Thanh đã ký ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị trên địa bàn thành phố.
Tuyệt đối không để thất thoát tài liệu
Chỉ thị yêu cầu người đứng đầu các cơ quan, đơn vị, chính quyền địa phương của thành phố phải chịu trách nhiệm đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy; thực hiện nghiêm quy định về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước.
“Tuyệt đối không để xảy ra việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được phép mang hoặc gửi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bằng bất cứ hình thức nào ra khỏi nơi bảo quản tài liệu khi chưa được phép của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật”, chỉ thị nêu rõ.
Các đơn vị, cá nhân thống kê, lập danh mục hồ sơ, tài liệu về các công việc đã hoàn thành; hồ sơ, tài liệu về các công việc chưa hoàn thành đóng gói, niêm phong và tập kết về phòng, kho bảo quản tập trung.
Tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được thống kê, tập hợp theo phòng lưu trữ riêng. Hồ sơ chưa hoàn thành cần được tách biệt, có ghi chú rõ.
Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kho, trang thiết bị, nhân lực và điều kiện cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy cho đến khi bàn giao cho đơn vị có thẩm quyền.
Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải được nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố. Các tài liệu khác được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tạm thời quản lý. Đơn vị, cá nhân phải phối hợp với đơn vị vận hành hệ thống dữ liệu để khoanh vùng hoặc trích xuất, bảo quản cơ sở dữ liệu đến khi bàn giao.
Phòng lưu trữ của cơ quan được đóng kể từ khi kết thúc hoạt động hoặc sau khi có quyết định hợp nhất. Chủ tịch UBND cấp quận, huyện chỉ đạo cấp xã thực hiện thống kê, lập danh mục, niêm phong và bảo quản tài liệu đầy đủ, an toàn.
Điều tra, xử lý nghiêm hành vi chiếm đoạt tài liệu
Tại chỉ thị, Chủ tịch UBND TP Hà Nội yêu cầu ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới kịp thời chỉ đạo đăng ký mở mới hoặc mở lại tài khoản của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của TP; Hệ thống dịch vụ công; đăng ký cấp con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ theo quy định.
Đồng thời phối hợp với Lưu trữ lịch sử TP, các đơn vị quản lý vận hành hệ thống và các đơn vị có liên quan tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu theo thẩm quyền quản lý của pháp luật.
Sở Nội vụ được giao chủ trì hướng dẫn, khảo sát và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc bảo quản, bàn giao hồ sơ.
Sở Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí, thẩm định phương án bảo quản và cải tạo kho lưu trữ. Các đơn vị vận hành hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu liên tục, không gián đoạn.
Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố có phương án đảm bảo các thủ tục hành chính dịch vụ công trên Hệ thống hoạt động thông suốt phục vụ nhu cầu của người dân và doanh nghiệp trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
Chủ tịch UBND TP Hà Nội cũng yêu cầu Công an TP thực hiện thu hồi con dấu khi cơ quan, đơn vị kết thúc hoạt động; cấp con dấu, giấy đăng ký mẫu con dấu ngay sau khi cơ quan mới đi vào hoạt động để kịp thời giải quyết công việc và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.
“Điều tra, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy tài liệu trái phép, mua bán, chuyển giao tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy”, chỉ thị nêu rõ.
Chủ tịch Hà Nội yêu cầu nghiên cứu sắp xếp bộ máy khi thực hiện mô hình 2 cấp
(PLO)- Chủ tịch UBND TP Hà Nội có công điện yêu cầu lãnh đạo địa phương trao đổi, phối hợp các địa phương giáp ranh, các sở, ngành liên quan để nghiên cứu, đề xuất bước đầu khi thực hiện mô hình địa phương 2 cấp.
