Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Riêng thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực thì nghị định không quy định nên được hiểu là bản sao chứng thực không có thời hạn sử dụng.
Nhưng thực tế một số cơ quan nhà nước khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính thường từ chối bản sao chứng thực quá thời hạn ba tháng hoặc sáu tháng. Họ đưa ra lý do là lo ngại một số thông tin trên bản sao chứng thực có sự thay đổi do bản chính có điều chỉnh, thay đổi về nội dung. Như vậy, việc từ chối bản sao chứng thực quá hạn trên gây khó khăn cho người dân vì pháp luật không quy định thời hạn sử dụng bản sao chứng thực.
Tuy nhiên, cần nhìn nhận khách quan rằng một số loại bản sao chứng thực cần phải có thời hạn sử dụng. Chẳng hạn, khi người dân thay đổi nơi cư trú hoặc thay đổi thông tin trong sổ hộ khẩu nhưng lại dùng bản sao chứng thực sổ hộ khẩu cũ để nộp. Lúc này việc từ chối tiếp nhận bản sao chứng thực sổ hộ khẩu quá hạn là phù hợp. Nó nhằm đảm bảo việc cập nhật đầy đủ thông tin để cơ quan hành chính giải quyết các thủ tục hành chính một cách chính xác.
Còn đối với một số loại giấy tờ mang tính chất ổn định như bằng tốt nghiệp THPT, tốt nghiệp CĐ-ĐH… thì không nên cứng nhắc đòi hỏi phải có bản sao chứng thực mới. Bởi vì những thông tin trên những loại văn bản, giấy tờ này ít khi thay đổi theo thời gian. Việc đòi người dân phải đi chứng thực mới khiến kéo dài thủ tục hành chính, mất thời gian và tiền bạc của người dân.
Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, cần sửa đổi, bổ sung Nghị định 23/2015 nêu trên theo hướng quy định rõ thời hạn sử dụng bản sao chứng thực trong hai trường hợp. Thứ nhất, không xác định thời hạn sử dụng đối với bản sao chứng thực những loại văn bản, giấy tờ như bằng cấp, biên bản, quyết định… Đây là những loại văn bản, giấy tờ ít có sự biến động và thay đổi thông tin theo thời gian. Thứ hai, xác định thời hạn sử dụng bản sao chứng thực đối với những loại văn bản, giấy tờ có sự biến đổi thông tin theo thời gian như sổ hộ khẩu, CMND hoặc giấy khám sức khỏe…
Khi quy định rõ như vậy các cơ quan nhà nước mới có thể áp dụng thống nhất, tránh việc tùy tiện tự đưa ra các quy định “nội bộ” về thời hạn sử dụng của bản sao chứng thực, gây phiền hà cho người dân.
