Phóng to

Khách hàng lấy số thứ tự giao dịch với bộ phận tiếp nhận hồ sơ theo cơ chế “một cửa” của BHXH TP.HCM - Ảnh: Trung Cường

Một ngày giữa tháng 6, khu vực tiếp nhận hồ sơ theo quy trình “một cửa” của BHXH TP đông nghẹt người. Thế nhưng không có cảnh huyên náo, người nào cũng yên vị, mắt ngước nhìn màn hình đang chiếu phim hoạt hình và chờ thứ tự đến lượt mình, khác xa cảnh nhốn nháo chen nhau nộp hồ sơ cách đây mấy năm.

“Một cửa” nhanh hơn

Bà Lê Thị Nga, ngụ H.Củ Chi, năm thứ hai làm thủ tục hưởng chế độ hưu trí, nói so với trước đây thì thủ tục tiếp nhận hồ sơ nhanh gọn hơn. “Trụ sở BHXH có không gian thông thoáng, mát mẻ. Lấy số thứ tự xong là thư thả ngồi chờ đến lượt” - bà Nga nói. Bà cũng cho biết khi đến làm thủ tục được nhân viên đưa mẫu khai và hướng dẫn làm các giấy tờ cần thiết cùng các quy trình hoàn tất giám định tính tỉ lệ hưởng chế độ hưu trí.

Bà Thanh Tuyền, phòng nhân sự một công ty kiểm toán, cho biết khá thuận lợi với giao dịch “một cửa”. “Khi nộp hồ sơ, nếu thiếu thì nhân viên vẫn tiếp nhận, mình bổ sung sau. Hồ sơ nào còn thiếu, nộp chậm thì nhân viên gọi điện đến công ty nhắc nhở” - bà Tuyền nói.

Còn bà Phượng, phòng nhân sự Công ty NH, nói thông qua cổng giao dịch điện tử IMS của BHXH TP có thể biết thông tin về đóng và nợ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp... của công ty, qua đó đối chiếu thông tin, tránh sai sót. “Việc giao dịch qua cổng điện tử đỡ mất thời gian cho doanh nghiệp đi tới đi lui điều chỉnh” - bà Phượng nói.

Nhiều người dân làm thủ tục hưởng trợ cấp một lần tại BHXH Q.Tân Bình tỏ ra hài lòng vì không phải đến BHXH TP mà thủ tục lại lẹ làng. Trước đây trợ cấp BHXH một lần thực hiện ngay sau khi người lao động nghỉ việc, đóng BHXH ở đâu thì nơi đó giải quyết. Khi Luật BHXH yêu cầu sau 12 tháng mới được nhận trợ cấp một lần, BHXH TP thấy không cần phải giải quyết tại nơi đã đóng nữa mà phân cấp về BHXH quận huyện nơi người lao động đang cư trú chi trả. Phân cấp như vậy vừa giảm quá tải ở cấp TP vừa tiện cho người lao động.

Theo ông Cao Văn Sang - giám đốc BHXH TP, trước khi thực hiện “một cửa” mỗi phòng tự giao tiếp với khách hàng, thậm chí mỗi nhân viên tự tiếp nhận, tự giải quyết cho khách. Điều này dễ dẫn đến tiêu cực, khó kiểm soát, khách phải giao dịch với nhiều phòng, còn nhân viên tiếp nhận hồ sơ luôn bận rộn, ngắt quãng công việc vì phải giao tiếp khi có khách. Mỗi ngày BHXH TP tiếp bình quân 800 lượt khách, cao điểm 1.700 lượt khách, nếu không thực hiện “một cửa” thì không chỉ gây phiền toái cho khách hàng mà còn khó cho cơ quan BHXH.

Nên nhân rộng ra các quận huyện

Theo ông Sang, để phục vụ quy trình “một cửa”, BHXH TP quan tâm đầu tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Trước hết, việc giao dịch thông qua cổng giao tiếp điện tử IMS. Đây là nơi trao đổi thông tin về dữ liệu giữa đơn vị và cơ quan BHXH. Doanh nghiệp trao đổi dữ liệu trước với cơ quan BHXH, sau khi thống nhất mới lập hồ sơ nên hạn chế được sai sót, phải trả lại. Hiện đa số doanh nghiệp đều tham gia IMS.

BHXH TP cũng ứng dụng phần mềm theo dõi tình trạng hồ sơ từ khi tiếp nhận đến khi trả hồ sơ. Mỗi khi luân chuyển hồ sơ đến người nào, phòng nào đều thể hiện rõ để phục vụ việc bàn giao hồ sơ cụ thể và xác định trách nhiệm của người xử lý (nhận bao nhiêu hồ sơ, nhận đúng hay sai, giải quyết chưa...). Nhân viên cũng dùng chung dữ liệu trên mạng thay vì luân chuyển hồ sơ thủ công như trước đây. Ngoài ra, khách hàng có thể gọi điện thoại để được thông báo tự động tình trạng giải quyết hồ sơ của mình.